Chuyển sổ bộ giấy sang phần mềm: bắt đầu từ đâu

Một câu hỏi thường gặp trên diễn đàn không phải là cách dùng một chức năng cụ thể, mà là: nên bắt đầu từ đâu. Kinh nghiệm từ các giáo xứ đã làm xong cho thấy thứ tự công việc quan trọng hơn tốc độ nhập liệu.

Bước 1 — Khai báo khung trước, nhập người sau

Khai báo thông tin giáo xứ, danh sách giáo họ và danh sách các cha coi sóc trước tiên. Những thông tin này sẽ tự động in ra trên mọi giấy chứng nhận sau này. Nếu để sau, sẽ phải sửa lại hàng loạt hồ sơ đã nhập.

Bước 2 — Nhập theo giáo họ, không nhập theo sổ

Nhiều giáo xứ bắt đầu bằng cách nhập lần lượt từ Sổ Rửa tội. Cách này khiến dữ liệu bị rời rạc: một người có tên trong sổ nhưng chưa có gia đình, chưa có giáo họ. Nên nhập trọn từng giáo họ một — hết gia đình này sang gia đình khác — rồi mới bổ sung số bí tích.

• Nhập người chồng và người vợ trước, sau đó thêm các con vào gia đình.
• Nhập ngày và số bí tích ngay khi nhập người, đừng để dồn lại làm sau.
• Người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ vẫn nhập, rồi đánh dấu tình trạng — đừng bỏ qua.

Bước 3 — Kiểm tra dữ liệu định kỳ

Chương trình có sẵn hai chức năng Kiểm tra dữ liệu giáo dân và Kiểm tra dữ liệu gia đình. Chạy chúng sau mỗi giáo họ, đừng đợi tới cuối. Sửa mười lỗi ngay lúc còn nhớ dễ hơn nhiều so với sửa năm trăm lỗi sau sáu tháng.