Quản lý nhà chờ Phục Sinh trên QLGX

Nhiều giáo xứ đã xây nhà chờ Phục Sinh để gia đình gửi tro cốt người thân. Vài năm đầu, một cuốn sổ tay và tấm sơ đồ dán trên tường là đủ. Tới khi nhà chờ có vài trăm ô, mỗi lần gia đình tới hỏi "ông nhà tôi nằm ô nào" là một lần lật sổ. Đổi người trông nhà chờ là đổi luôn cách ghi sổ, còn giấy cấp cho gia đình thì viết tay, mất là không ai tra lại được.

QLGX bản web có thêm mục Nhà chờ Phục Sinh để giữ cuốn sổ đó gọn một chỗ. Mục này nằm ngay trong phần mềm giáo xứ đang dùng, nên người quá cố, người đứng đơn và gia đình đều nối với hồ sơ giáo dân sẵn có.

Nhìn nhà chờ như ngoài thực địa

Mỗi dãy được khai đúng số hàng, số cột và cách đánh số đang in trên ô. Phần mềm vẽ sơ đồ theo đó: ô trống, ô đang gửi, ô đã giữ chỗ và ô tạm khoá mang màu khác nhau. Có hai cách xem: dạng lưới từng dãy để làm việc nhanh, và sơ đồ 3D cả nhà chờ để kéo xoay, phóng to, bấm thẳng vào một ô. Nhà chờ có nhiều tầng, nhiều nhà, phòng hình chữ L hay dãy ôm góc tường cũng vẽ được.

Gia đình tới hỏi, trả lời ngay

Ô tìm nhận tên người quá cố, tên người gửi, mã ô, số điện thoại, số đơn hay mã sổ cũ. Gõ không dấu cũng được. Bấm vào kết quả là ô đó nhấp nháy trên sơ đồ. Người trông nhà chờ dùng điện thoại vẫn làm được việc này, ngay tại dãy ô.

Đơn xin gửi và giấy chứng nhận

• Làm đơn: chọn người quá cố trong sổ giáo xứ (hoặc gõ tên nếu không thuộc xứ), chọn ô trống gần nhất hay chọn thẳng trên sơ đồ, ghi người đứng đơn và đánh dấu giấy tờ đã nộp.
• Cha chấp thuận, rồi cấp giấy chứng nhận. Giấy mở ngay trong phần mềm để in, có mã QR và mã tra cứu.
• Gia đình mang giấy tới, chỉ cần đưa mã QR vào camera điện thoại là mở đúng đơn, đúng ô.
• Chuyển ô, đưa tro cốt về quê (có biên bản in sẵn hai bản), đổi người đứng đơn: mọi lần đều ghi lại để sau này tra được.

Giáo xứ đã có giấy in sẵn theo mẫu riêng thì đặt lại vị trí chữ cho khớp giấy đó, không phải đổi mẫu. Tên gọi "Nhà chờ Phục Sinh", tên giấy, câu chữ trên giấy, giấy tờ cần nộp đều sửa được cho đúng cách giáo xứ đang làm.

Đã có sổ tay thì không phải gõ lại từ đầu

Sổ đang ghi trên Excel thì tải mẫu, dán mỗi người một dòng với đúng mã ô, xem trước rồi nhập một lần. Phần mềm khớp người quá cố và người đứng đơn với hồ sơ giáo dân đã có, gộp các cách viết khác nhau của cùng một giáo họ. Ít người thì đi từng ô trên sơ đồ và ghi người đang gửi sẵn.

Ai được xem gì

Giáo xứ có thể giao cho người trông nhà chờ một tài khoản riêng với vai trò có sẵn "Người coi nhà chờ Vượt Qua". Tài khoản này chỉ mở được mục nhà chờ: tìm, xem sơ đồ, quét giấy, in. Số CCCD và khoản đóng góp của gia đình không hiện với vai trò này. Người làm đơn, người chấp thuận, người cấp giấy thì giáo xứ tự phân quyền như các sổ khác.

Bắt đầu thế nào

• Đăng nhập app.qlgx.net, mở thanh bên trái › Bí tích › Nhà chờ Phục Sinh.
• Ở thẻ Dãy & ô, thêm từng dãy đúng như ngoài thực địa và kiểm vài mã ô trên sơ đồ.
• Đưa sổ cũ vào (Excel hoặc ghi từng ô), rồi từ đó làm đơn mới ngay trên phần mềm.

Hướng dẫn đủ từng bước nằm ở mục Hướng dẫn trên website và trong phần mềm (phím F1), trang "Nhà chờ Phục Sinh". Giáo xứ nào đang có nhà chờ mà cách làm khác với những gì viết ở đây, xin góp ý qua nút Gởi phản hồi trong phần mềm để chúng tôi bổ sung.