Giáo lý và Thiếu Nhi Thánh Thể trên QLGX

Sáng Chúa nhật ở nhiều giáo xứ, giáo lý viên đứng ở cửa lớp với cuốn sổ điểm danh và cây bút. Cuối tháng, sổ được gom lại để cộng tay xem em nào vắng nhiều. Cuối năm, điểm được chép sang một tờ Excel khác để xếp loại, còn danh sách lên lớp lại chép thêm một lần nữa. Mỗi lần chép là một lần có thể sai tên, sai lớp.

Trong QLGX, lớp giáo lý và xứ đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể dùng chung sổ giáo dân sẵn có của giáo xứ. Em nào đã có hồ sơ thì chỉ cần chọn vào lớp, không gõ lại tên, ngày sinh, cha mẹ. Một em vừa học lớp Chiên Con 1 vừa sinh hoạt ở một đội Thiếu Nhi cũng chỉ có một hồ sơ.

Điểm danh ngay trên điện thoại

Giáo lý viên mở app Điểm danh trên điện thoại và thấy ngay các buổi của mình trong ngày: Thánh lễ thiếu nhi, giờ giáo lý, buổi sinh hoạt. Có nhiều cách ghi, chọn theo lớp và theo buổi:

• Quét ở cửa lớp: vuốt tên sang phải là có mặt, sang trái là vắng, hoặc đưa mã QR in trên sổ, thẻ đeo của em vào camera.
• Lớp ngồi sẵn: chỉ đánh dấu các em vắng, rồi một nút ghi các em còn lại là có mặt.
• Gọi tên lần lượt, hợp với lớp nhỏ.
• Khuôn mặt hoặc chụp nhóm: tuỳ chọn, mặc định tắt, giáo xứ tự quyết có dùng hay không.

Mất mạng ở nhà thờ vẫn điểm danh được, có mạng lại thì tự gửi lên. Ghi nhầm một ô thì sửa đúng ô đó trong sổ điểm danh cả học kỳ. Em nào vắng nhiều buổi liền được nhắc ở màn Tổng quan để giáo lý viên hỏi thăm gia đình.

Giao lớp cho giáo lý viên

Đầu năm học, người điều phối dán danh sách giáo lý viên và lớp từ Excel vào một màn, in tờ mời có mã QR. Người được mời quét mã, gõ mã xác nhận 6 số và đặt mật khẩu. Mỗi người chỉ thấy đúng lớp, đúng đội được giao, có thời hạn và thu hồi được. Giáo xứ chọn từng việc cho từng người: điểm danh, ghi điểm, chấm thi đua hay in mã QR. Năm sau thì sao chép phân công của năm trước rồi sửa vài chỗ.

Sổ điểm và kết quả cuối năm

Bài kiểm tra và hệ số khai theo đúng cách giáo xứ đang chấm. Điểm gõ như trên Excel, hoặc nhập từng bài trên điện thoại. Phần mềm tự tính trung bình, chuyên cần, gợi ý hạnh kiểm, xếp loại và hạng trong lớp. Có điểm thi của giáo phận thì dán bảng điểm vào, phần mềm khớp theo số báo danh.

Cuối năm, giáo lý viên đề xuất cho cả lớp: lên lớp, thi lại hay ở lại. Người điều phối duyệt nhiều lớp một lượt; duyệt xong thì sổ điểm khoá lại, muốn sửa phải mở lại và ghi lý do. Phiếu điểm, giấy khen, giấy chứng nhận hoàn thành in ngay trong phần mềm. Lớp chuẩn bị Rước lễ lần đầu hay Thêm sức thì tạo luôn đợt bí tích với các em đã hoàn thành, không phải chọn lại từng em.

Xứ đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể và thi đua

Xứ đoàn, ngành, chi đoàn và đội được lập theo đúng tổ chức của giáo xứ, có trưởng phụ trách từng đội. Phần mềm có sẵn một bộ tiêu chí thi đua gợi ý để sửa lại cho hợp xứ đoàn, chẳng hạn đội giữ trật tự trong Thánh lễ, đội trực vệ sinh, em thuộc kinh. Huynh trưởng chấm điểm đội ngay trên điện thoại; dự lễ và về sớm tự tính từ điểm danh, không phải chấm tay. Bảng thi đua xem theo tuần, theo tháng hoặc theo một chiến dịch như Tháng Mân Côi.

Dữ liệu của các em

• Tài khoản phụ trách lớp chỉ mở được app Điểm danh và chỉ thấy lớp, đội của mình. Dữ liệu trên điện thoại được mã hoá, mở bằng mã PIN.
• Mất điện thoại thì từ máy tính đăng xuất mọi thiết bị của tài khoản đó bằng một nút.
• Người dưới 18 tuổi phụ trách đội cần phiếu đồng ý của gia đình, và phần mềm tự giới hạn việc được làm: không ghi điểm, không nhận xét.
• Có tờ thông báo cho phụ huynh về việc lưu thông tin của em. Phụ huynh yêu cầu thì xoá dữ liệu giáo lý của em; hồ sơ giáo dân và sổ bí tích vẫn giữ nguyên.

Bắt đầu từ đâu

Trang Thiếu Nhi Thánh Thể trên website có video 90 giây giới thiệu cả phần này, cùng danh sách các trang hướng dẫn theo thứ tự nên đọc. Bài nên đọc đầu tiên là "Bắt đầu quản lý giáo lý, điểm danh và Thiếu Nhi Thánh Thể" trong mục Hướng dẫn. Giáo xứ nào muốn xem trước có thể bấm "Dùng thử với dữ liệu mẫu" ở trang đăng nhập app.qlgx.net: bản thử có sẵn lớp giáo lý và xứ đoàn để bấm thử.

Mỗi xứ đoàn có một cách sinh hoạt riêng. Chỗ nào phần mềm chưa làm đúng cách của giáo xứ, xin góp ý qua nút Gởi phản hồi trong phần mềm để chúng tôi sửa.