Hướng dẫn sử dụng QLGX
Hướng dẫn từng màn hình của phần mềm quản lý giáo xứ QLGX. Gõ vào ô tìm kiếm phía trên, hoặc chọn một mục bên dưới. Trong phần mềm, bấm F1 để mở đúng trang của màn hình đang xem.
Đọc trước
Bắt đầu nhanh7 bước cho người mới, có video 3 phútCài QLGX lên máyMở QLGX bằng biểu tượng như phần mềm WindowsBắt đầu nhập dữ liệuNhập sổ sách giáo xứ theo đúng thứ tự, có videoThao tác chungÔ ngày, lưới, chọn người, in, phím tắtCác khái niệmGiáo dân, gia đình, sổ bí tích... là gìVai trò và quyền hạnAi được xem, được nhập, được xoá gì
Bắt đầu và dùng hằng ngày
Đăng nhậpMở địa chỉ của phần mềm khi chưa đăng nhậpĐăng ký dùng Quản Lý Giáo Xứ (bản web)Màn hình Đăng nhập › Đăng ký giáo xứ mớiĐặt mật khẩu mớiBấm liên kết trong thư "Đặt lại mật khẩu Quản Lý Giáo Xứ", hoặc thư/tin nhắn "đã sẵn sàng" của tài khoản mớiTổng quanThẻ "Tổng quan" (luôn mở sẵn, không đóng được)Ô tìm giáo dân, gia đình trên thanh trên và Tìm kiếm nâng caoThanh trên (mọi màn hình, sau khi đăng nhập)Thanh trạng thái: mạng, đồng bộ, bản nháp, cảnh báo sao lưuThanh trên (chấm trạng thái) và các dải cảnh báo phía trên thanh trênCó gì mới (nhật ký thay đổi)Biểu tượng tờ giấy cạnh số phiên bản ở cuối cột trái, hoặc chuông thông báo trên thanh trênKhung xem PDF và inMở tự động mỗi khi bấm một nút "In..." ở bất kỳ màn hình nàoSửa bản inKhung xem bản in › nút Sửa trước khi inĐổi mật khẩuHình tròn ở góc phải thanh trên › menu tài khoản › Đổi mật khẩu
Giáo dân và gia đình
Danh sách giáo dânGiáo dân & gia đình › Danh sách giáo dânHồ sơ giáo dânGiáo dân & gia đình › Danh sách giáo dân › (nhấp đúp một dòng hoặc bấm Thêm giáo dân)Hộp thoại "Thêm giáo dân" nhanhNút "+" cạnh một ô chọn người (Người nam/Người nữ của gia đình, Tên Cha/Tên Mẹ, ô chọn người nhận bí tích, đôi rao hôn phối, thành viên hội đoàn, người quản lý khối giáo lý, học viên lớp giáo lý...)Danh sách gia đìnhGiáo dân & gia đình › Danh sách gia đìnhHồ sơ gia đìnhGiáo dân & gia đình › Danh sách gia đình › (nhấp đúp một gia đình, hoặc bấm Thêm gia đình)Danh sách hội đoànGiáo dân & gia đình › Danh sách hội đoànHội đoànGiáo dân & gia đình › Danh sách hội đoàn › (nhấp đúp một hội đoàn, hoặc Thêm hội đoàn)
Bí tích và hôn phối
Danh sách sổ bí tíchBí tích › Danh sách sổ bí tíchMột đợt bí tíchBí tích › Danh sách sổ bí tích › (nhấp đúp một đợt, hoặc Thêm đợt)Danh sách rao hôn phốiBí tích › Danh sách rao hôn phốiMột đôi rao hôn phốiBí tích › Danh sách rao hôn phối › (nhấp đúp một đôi, hoặc Thêm đôi rao)Thêm hôn phốiBí tích › Danh sách sổ bí tích › (chọn loại Hôn phối) › Thêm hôn phốiTạo danh sách bí tích tự độngCông cụ › Tạo danh sách bí tích tự động
Giáo xứ và giáo lý
Giáo xứThông tin giáo xứ › Giáo xứGiáo họThông tin giáo xứ › Giáo họQuản lý giáo lýThông tin giáo xứ › Quản lý giáo lýKhối giáo lýThông tin giáo xứ › Quản lý giáo lý › (nhấp đúp một khối, hoặc Thêm khối)Lớp giáo lýThông tin giáo xứ › Quản lý giáo lý › (mở một khối) › (nhấp đúp một lớp, hoặc Thêm lớp)
Thống kê và in ấn
Thống kê chungThống kê › Thống kê chungBiểu đồThống kê › Biểu đồLễ bổn mạngThống kê › Lễ bổn mạngNgày lễ các thánhThống kê › Ngày lễ các thánhQuản lý mẫu inCông cụ › Quản lý mẫu inMẫu in danh sáchCông cụ › Quản lý mẫu in › thẻ Mẫu in danh sách
Công cụ dữ liệu
Kiểm tra dữ liệu giáo dânCông cụ › Kiểm tra dữ liệu giáo dânKiểm tra dữ liệu gia đìnhCông cụ › Kiểm tra dữ liệu gia đìnhTìm hồ sơ trùngCông cụ › Tìm hồ sơ trùngChuyển họ hàng loạtCông cụ › Chuyển họ hàng loạtChuẩn hoá dữ liệuCông cụ › Chuẩn hoá dữ liệuTìm và thay thếCông cụ › Tìm và thay thếTùy chọnCông cụ › Tùy chọn
Hồ sơ lưu trữ
Hồ sơ lưu trữ giáo dânHồ sơ lưu trữ › Hồ sơ lưu trữ giáo dânHồ sơ lưu trữ gia đìnhHồ sơ lưu trữ › Hồ sơ lưu trữ gia đình
Làm việc offline và bàn giao
Quản trị
Quản lý tài khoảnHệ thống › Quản lý tài khoảnVai trò & phân quyềnHệ thống › Vai trò & phân quyềnBảng điều khiểnHệ thống › Bảng điều khiểnQuản lý giáo xứHệ thống › Quản lý giáo xứĐăng ký mớiHệ thống › Đăng ký mớiCấu hình thưHệ thống › Cấu hình thưĐăng nhập GoogleHệ thống › Đăng nhập GoogleHộp thư điHệ thống › Hộp thư điNhập dữ liệu AccessHệ thống › Nhập dữ liệu AccessNhập dữ liệu Access (giáo xứ tự nhập)Hệ thống › Nhập dữ liệu AccessSao lưu & Phục hồiHệ thống › Sao lưu & Phục hồiNhật ký lỗiHệ thống › Nhật ký lỗi
Làm việc theo mục tiêu (how-to)
Bắt đầu nhập dữ liệu cho cả giáo xứGiáo xứ mới dùng phần mềm, sổ sách còn trên giấy, biết nhập theo thứ tự nào, chia việc cho nhiều người ra sao, và kiểm lại sau khi nhập để có một sổ giáo dân, gia đình đầy đủ, không trùng người.Cài QLGX lên máy để dùng như phần mềm trên máy tínhCó biểu tượng QLGX trên màn hình máy tính (hoặc điện thoại), bấm vào là mở phần mềm trong cửa sổ riêng như phần mềm cài trên Windows, không phải mở trình duyệt và gõ địa chỉ mỗi lần.Cấp tài khoản cho một giáo xứ mà không qua đơn đăng kýQuản trị hệ thống tự tạo giáo xứ và cấp tài khoản đăng nhập đầu tiên bằng tay, không cần giáo xứ phải gửi đơn công khai trước.Cho một lớp giáo lý lên lớp năm sauCả một lớp giáo lý chuyển sang lớp của năm học kế tiếp (cùng khối hoặc khối khác), lớp cũ được giữ nguyên làm sổ của năm học cũ, và các em không còn bị lặp ở cả hai lớp nếu không muốn.Chuẩn bị danh sách rao Chúa nhật nàyCó sẵn bản PDF danh sách những đôi cần rao hôn phối trong tuần này (kèm lần rao thứ mấy), in hoặc mở đọc ngay trước Thánh lễ Chúa nhật.Chuẩn bị số liệu báo cáo giáo phận cuối nămCó được các con số đúng (số sinh, số rửa tội, số hôn phối, tổng số giáo dân...) và bản in hoặc tệp Excel kèm theo, sau khi đã dọn các hồ sơ nhập sai hoặc nhập thiếu có thể làm sai lệch số liệu.Chuyển cả một gia đình sang giáo xứ khácCả gia đình (người nam, người nữ và các thành viên chưa thuộc gia đình nào khác) được đánh dấu đã chuyển đi xứ khác, gia đình rời khỏi sổ đang sinh hoạt và nằm ở hồ sơ lưu trữ, và có giấy giới thiệu chuyển xứ in sẵn để gửi giáo xứ nhận.Đưa một giáo xứ đang dùng bản desktop sang hẳn bản webMột giáo xứ đang dùng phần mềm desktop (tệp giaoxu.mdb) có tài khoản trên bản web, toàn bộ sổ sách đã được chuyển sang, dữ liệu đã dọn sạch và đối chiếu khớp với sổ giấy cũ, sẵn sàng để giáo xứ làm việc hẳn trên web.Chuyển máy tính văn phòng giáo xứ sang máy mớiĐổi máy tính (hoặc cài lại Windows, đổi trình duyệt) dùng để làm việc với QLGX mà không mất bất cứ việc gì đã nhập nhưng chưa kịp gửi lên máy chủ.Đăng ký xong, đăng nhập lần đầu thế nàoGiáo xứ vừa gửi đơn xin dùng bản web biết chính xác phải chờ gì và làm gì để vào được phần mềm lần đầu, sau khi đơn được duyệt.Dọn dữ liệu sau khi nhập từ AccessSổ sách của giáo xứ vừa chuyển từ bản desktop (tệp giaoxu.mdb) lên bản web không còn hồ sơ lỗi rõ, cách viết hoa/thường đã thống nhất, và các biến thể viết khác nhau của cùng một giá trị (tên thánh, địa danh...) đã được gộp lại.Đưa em bé mới rửa tội vào gia đìnhSau khi lập sổ rửa tội cho một em bé, em có hồ sơ giáo dân liên kết đúng vào gia đình mình (làm con), thay vì chỉ đứng riêng lẻ trong sổ rửa tội.Đưa một giáo xứ mới lên bản web, từ đơn xin tới sẵn sàng dùngĐi trọn hành trình một giáo xứ mới, từ lúc gửi đơn xin dùng bản web (hoặc được tạo tay) tới lúc quý cha/quý sơ tự đăng nhập được và sổ sách cũ (nếu có) đã lên đủ trên web.Ghi nhận một em đã Xưng tội Rước lễ hoặc Thêm sứcMột em đã học xong lớp giáo lý và nhận bí tích (Xưng tội Rước lễ hoặc Thêm sức) có đủ hồ sơ: đánh dấu hoàn thành khoá học, có tên trong sổ bí tích của đúng đợt lễ, và ngày bí tích hiện trong hồ sơ giáo dân của em.Ghi nhận một giáo dân qua đờiMột giáo dân được đánh dấu đã qua đời (kèm ngày, nơi qua đời, nơi an táng nếu biết), hồ sơ chuyển sang lưu trữ, và vai trò của người đó trong gia đình được cập nhật lại cho đúng.Giải thể hoặc gộp hai giáo họMột giáo họ không còn cần tồn tại riêng (giải thể) hoặc được gộp vào một giáo họ khác, mọi gia đình và giáo dân của giáo họ đó đã chuyển sang giáo họ mới, dữ liệu đã được kiểm lại, và giáo họ cũ (nếu không còn dùng) đã được xoá khỏi danh mục.Gộp hai hồ sơ giáo dân bị trùngMột người bị nhập hai hồ sơ (thường khi lấy vợ/chồng sang gia đình khác) trở lại thành một hồ sơ duy nhất, mang đủ thông tin đúng và đủ mọi gia đình, hôn phối, bí tích, lớp giáo lý, hội đoàn của cả hai hồ sơ cũ.In một danh sách để nộp giáo phậnIn được một danh sách giáo dân hoặc gia đình đúng phạm vi cần (theo giáo họ, theo diện...), có sẵn để in ngay hoặc lưu tệp gửi đi, không phải tải file về máy rồi tự mở.In giấy chứng nhận một bí tíchCó bản PDF giấy chứng nhận rửa tội, thêm sức hoặc rước lễ lần đầu cho người xin, mở sẵn trong khung xem để in hoặc tải ngay, không cần tải tệp về máy trước.Tìm và xử lý giáo dân bị nhập trùng hoặc ngày tháng lệchCác hồ sơ giáo dân nhập trùng, thuộc nhiều gia đình cùng lúc, không thuộc gia đình nào, hoặc có ngày tháng sai quan hệ được tìm ra và sửa lại đúng, để số liệu thống kê và sổ sách sau này không bị lệch.Lập một hội đoàn mớiGiáo xứ có một hội đoàn mới trong danh mục, với danh sách hội viên đầu tiên đã ghi ngày vào và chức vụ (nếu có), sẵn sàng in danh sách hội viên khi cần.Lập sổ rửa tội cho một lễ rửa tội tập thểMột đợt rửa tội (một buổi lễ có nhiều em cùng nhận bí tích) được lập trong sổ, với đầy đủ danh sách người nhận, số sổ và người đỡ đầu của từng em — kể cả những em chưa từng có hồ sơ giáo dân trước đó.Lấy lại một người hoặc gia đình lỡ xóa hoặc lỡ đánh dấu saiMột người hoặc gia đình bị lỡ xóa, lỡ đánh dấu qua đời hoặc lỡ đánh dấu chuyển xứ được đưa trở lại đúng trạng thái ban đầu, tùy đúng loại lỗi đã gặp.Mất mạng vẫn làm việc được, và đồng bộ lại khi có mạngNgười dùng hiểu và thực hành được rằng mất mạng không cần dừng nhập liệu — phần mềm vẫn lưu được vào máy, tự gửi lên máy chủ khi có mạng lại, và biết cách xử lý nếu có xung đột sau đó.Máy chủ vừa được khôi phục dữ liệu, cần xem lạiNgười dùng bình tĩnh hiểu vì sao mục "Cần xem lại" bỗng xuất hiện sau khi máy chủ được khôi phục từ bản sao lưu, và biết xử lý từng loại mục thay vì hoang mang là mất dữ liệu.Mở lớp giáo lý đầu năm họcCó một lớp giáo lý mới của năm học hiện tại, đã ghi danh học viên đúng tuổi, đã gán giáo lý viên phụ trách, và có bản in danh sách lớp để phát cho phụ huynh hoặc dán bảng thông báo.Dùng một Gmail cho nhiều giáo xứNgười làm việc ở nhiều giáo xứ (cha quản nhiều xứ, sơ dạy giáo lý vài nơi) đăng nhập bằng một Gmail, chuyển qua lại giữa các giáo xứ trên thanh trên mà không phải đăng xuất, và mỗi giáo xứ tự cho thôi khi người đó xong việc ở đó.Nhập một gia đình mới chuyển tớiMột gia đình mới chuyển đến giáo xứ có hồ sơ gia đình đầy đủ, gồm cả những người trong nhà chưa từng có hồ sơ giáo dân, và gia đình đó hiện trong Danh sách gia đình.Quản trị xem đúng màn hình mà một người dùng báo lỗiQuản trị hệ thống nhìn thấy đúng những gì một quý cha/quý sơ cụ thể đang thấy trên màn hình của họ, để hiểu đúng vấn đề thay vì đoán qua lời kể.Sửa bản in trước khi in (thêm dòng trống, xoá mục thừa, sửa chữ)Tờ giấy in ra có đúng chỗ sửa nhỏ mà bạn muốn cho lần in này, trong khi hồ sơ và mẫu in vẫn giữ nguyên.Sửa một mẫu in để cả giáo xứ dùngMột mẫu in (lý lịch, chứng nhận, phiếu gia đình...) có nội dung mới, và mọi tài khoản của giáo xứ đều in ra đúng bản mới đó kể từ lần in kế tiếp.Tài khoản bị khóa, ai giúp đượcNgười dùng bị khóa đăng nhập (do gõ sai mật khẩu nhiều lần) biết đúng nguyên nhân, biết chờ bao lâu, và biết ai trong giáo xứ giúp mở khóa được ngay nếu không muốn chờ.Đưa các em lọc từ danh sách giáo dân vào lớp giáo lý bằng ExcelCác em đã lọc trong Excel từ danh sách giáo dân (ví dụ các em 6 tuổi chưa Rước lễ lần đầu) đều có trong lớp giáo lý, không phải chọn từng em, và không em nào bị thêm nhầm hay lặng lẽ bỏ sót.Từ rao hôn phối tới ghi nhận hôn phối chính thức sau lễ cướiMột đôi được rao hôn phối đủ ba lần, có giấy điều tra và kết quả rao đã in, và sau khi làm lễ cưới, cuộc hôn phối được ghi chính thức vào sổ hôn phối của giáo xứ.Từ thống kê tạo lớp giáo lý rồi tạo đợt bí tích cho cả lớpCác em đến tuổi mà chưa nhận bí tích (ví dụ 6 tuổi chưa Rước lễ lần đầu) được lọc ra ở Thống kê, xếp vào một lớp giáo lý, và khi học xong thì cả lớp có chung một đợt bí tích trong sổ, ngày, nơi, người ban đã ghi vào hồ sơ từng em.Xem giáo xứ tăng trưởng thế nào qua các nămCó hình vẽ và con số cụ thể cho thấy giáo xứ thay đổi ra sao qua nhiều năm (tổng số giáo dân, số bí tích mỗi năm, độ tuổi, so sánh giáo họ, số hôn phối), sẵn sàng trình bày cho cha xứ mới hoặc dùng cho báo cáo mục vụ.Thấy cảnh báo sao lưu, phải làm gì trướcQuản trị hệ thống thấy dải cảnh báo sao lưu (vàng hoặc đỏ) biết ngay mức độ nghiêm trọng và làm đúng việc đầu tiên cần làm, thay vì chỉ tạm ẩn rồi quên.