Làm quen với QLGX › mở lại các bước làm quen trên trang Tổng quan

Hộp thư (quản trị)#

Màn hình này dùng để làm gì#

Nơi Ban hỗ trợ QLGX đọc và trả lời thư Gởi phản hồi của người dùng mọi giáo xứ: câu hỏi cách dùng, báo lỗi, góp ý. Mỗi cuộc trò chuyện có thông tin người gửi (giáo xứ, vai trò, ngày tạo tài khoản, lần đăng nhập gần nhất), thông tin kỹ thuật người dùng đính kèm (màn hình đang mở, phiên bản, trình duyệt, báo lỗi gần nhất) cùng ảnh chụp màn hình lúc họ bấm Gởi phản hồi, lịch sử trò chuyện và đánh giá 👍/👎 của người dùng cho từng câu trả lời.

Trợ lý soạn sẵn nháp trả lời cho nhiều thư (xem Quy tắc); Ban hỗ trợ đọc, sửa nếu cần, rồi bấm Gửi: người dùng không bao giờ thấy nháp. Thư cùng một lỗi hay đề xuất được gom vào Vấn đề.

Ban hỗ trợ cũng viết thư mới được cho một tài khoản hay cho các Quản trị của một giáo xứ (nút Thư mới).

Đơn đăng ký giáo xứ mới cũng vào hộp này (loại Đăng ký mới), kèm nút mở màn Đăng ký mới để duyệt. Thư báo đơn mới gửi tới hòm thư quản trị vẫn gửi như trước.

Ai được mở#

Chỉ tài khoản Quản trị hệ thống. Người khác không thấy mục này trên menu và máy chủ từ chối nếu họ mở bằng cách khác.

Vào màn hình này bằng cách nào#

• Menu Hệ thống trên thanh trên cùng › Hộp thư. Có thư mới chưa ai xử lý thì mục ghi kèm số, ví dụ Hộp thư (3).
• Bấm dòng "… thư mới chờ trả lời" trong chuông thông báo.
• Đường dẫn: /hop-thu-quan-tri.

Các phần trên màn hình#

1. Một dòng giải thích.
2. Hàng lọc: Chưa trả lời (số), Đã trả lời, Đã đóng, Tất cả; ô chọn Loại, Mức, Giáo xứ; ô Tìm trong thư và nút Tìm; cuối hàng là nút Thư mới, Liên hệ tự động và Khoá agent.
3. Bên trái: các cuộc trò chuyện khớp bộ lọc, tin mới nhất ở trên. Mỗi dòng có tiêu đề, giáo xứ và người gửi, loại, trạng thái, thời gian, và số 👍/👎 nếu đã có đánh giá. Mức Nghiêm trọng hoặc Cao có nhãn màu cạnh tiêu đề; cuộc đang có nháp chờ duyệt có nhãn Có nháp.
4. Bên phải, cuộc đang chọn, phần đầu gọn để các thư có nhiều chỗ: tiêu đề; một dòng người gửi (giáo xứ · họ tên · vai trò, bấm để xem đủ); ba ô Trạng thái, Loại, Mức (và nút Mở Đăng ký mới với đơn đăng ký); dòng Vấn đề: (các vấn đề đã gắn và nút Gắn vào vấn đề); dòng Ghi chú nội bộ thu gọn (bấm để mở). Dưới đó là các thư (thư người dùng có ảnh chụp màn hình nhỏ nếu có gửi kèm, và mục Thông tin kỹ thuật bấm để mở), rồi ô trả lời ở đáy. Có nháp thì ô trả lời đặt sẵn nháp, phía trên ghi Nháp của trợ lý · nguồn: … · độ tin …% cùng nút Sửa, Bỏ nháp và các liên kết hướng dẫn kèm theo.

Trên điện thoại: chỉ thấy danh sách; bấm một cuộc để mở, bấm ‹ Danh sách để quay lại.

Bảng trường và nút#

Bộ lọc#

Cuộc đang chọn#

Khoá agent#

Nút Khoá agent ở cuối hàng lọc mở hộp quản lý khoá cho các kỹ năng Claude Code /hop-thu (soạn nháp sâu hơn, gom vấn đề) và /bao-cao-tuan (báo cáo tuần, đề xuất cải tiến) mà Ban hỗ trợ chạy trên máy của mình.

Liên hệ tự động#

Nút Liên hệ tự động ở cuối hàng lọc mở hộp cùng tên: các thư nhắc, tin hỏi han, lời chào mà phần mềm tự gửi thay Ban hỗ trợ để kéo người dùng quay lại (mỗi loại có trần riêng, xem Quy tắc). Người dùng tự tắt được ở Hồ sơ của tôi.

Thư mới#

Nút Thư mới ở hàng lọc mở hộp cùng tên: Ban hỗ trợ chủ động viết thư (báo bản mới, hỏi thêm về một việc...). Chưa gửi được cho nhiều giáo xứ một lúc.

Các việc thường làm#

Viết thư mới cho các Quản trị của một giáo xứ#

1. Bấm Thư mới ở hàng lọc.
2. Chọn Quản trị một giáo xứ, gõ vài chữ tên giáo xứ vào ô Tìm, bấm Chọn ở dòng giáo xứ đó.
3. Viết Tiêu đề và Nội dung, bấm Gửi.

Tạm ngưng email nhắc cho cả hệ thống#

1. Bấm Liên hệ tự động ở cuối hàng lọc.
2. Bỏ tích Email nhắc người chưa đăng nhập (ngày 2, 5, 12). Từ lượt chạy kế tiếp không còn email nhắc nào được xếp.
3. Tích lại khi muốn gửi tiếp. Thư đã gửi không gửi lại; tài khoản đã quá mốc nhắc thì không nhận bù.

Duyệt và gửi một nháp#

1. Mở Hệ thống › Hộp thư, bấm một cuộc có nhãn Có nháp.
2. Đọc thư của người dùng, rồi đọc nháp trong ô trả lời và dòng Nháp của trợ lý · nguồn: … · độ tin …%.
3. Sửa thẳng trong ô nếu cần (bấm Sửa để đưa con trỏ vào ô).
4. Bấm Gửi. Nháp không dùng được thì bấm Bỏ nháp và tự viết trả lời.

Trả lời một thư#

1. Mở Hệ thống › Hộp thư (bộ lọc Chưa trả lời chọn sẵn).
2. Bấm một cuộc bên trái. Đọc thư, mở Thông tin kỹ thuật nếu là báo lỗi.
3. Nếu cần, đổi Loại, Mức, hoặc chọn Đang xử lý khi chưa trả lời ngay được.
4. Gõ trả lời vào ô ở đáy, bấm Gửi trả lời.

Tạo khoá cho kỹ năng /hop-thu#

1. Bấm Khoá agent ở cuối hàng lọc.
2. Đặt Tên khoá, giữ hoặc bỏ bớt Phạm vi, chọn Hạn dùng, bấm Tạo khoá.
3. Bấm Chép và đặt khoá vào biến môi trường QLGX_AGENT_KEY trên máy chạy Claude Code. Đóng hộp là không xem lại được khoá.
4. Không dùng nữa (hoặc lỡ để lộ khoá): mở lại hộp, bấm Thu hồi ở dòng khoá đó.

Duyệt đơn đăng ký từ Hộp thư#

1. Chọn Loại là Đăng ký mới, bấm cuộc "Đăng ký mới: giáo xứ …".
2. Đọc thông tin đơn, bấm Mở Đăng ký mới và duyệt như thường. Duyệt xong, cuộc tự chuyển Đã đóng kèm dòng "Đã duyệt đơn: …".

Quy tắc ẩn và giới hạn#

• Gửi trả lời: thư hiện trong Hộp thư của người gửi, phong bì của họ hiện số đỏ; tài khoản có email thì xếp thêm một email loại Trả lời phản hồi vào Hộp thư đi, tiêu đề "Ban hỗ trợ QLGX đã trả lời: (tiêu đề cuộc)", có lời trả lời và đường mở Hộp thư (/hop-thu trên địa chỉ trang web ở Cấu hình thư). Email không kèm dữ liệu sổ sách.
• Thư mới: mỗi người nhận có một cuộc riêng loại Thư của Ban hỗ trợ, trạng thái Đã trả lời (không nằm trong Chưa trả lời; người nhận viết lại thì về Mới). Người nhận thấy số đỏ trên phong bì và dòng trong chuông; tài khoản có email và chưa bỏ tích Nhận email báo khi Ban hỗ trợ trả lời thì xếp thêm một email loại Thư của Ban hỗ trợ vào Hộp thư đi, tiêu đề "Ban hỗ trợ QLGX: (tiêu đề thư)".
• Ảnh chụp màn hình gửi kèm thư: máy chủ chỉ nhận ảnh JPEG, PNG hay WebP (kiểm theo nội dung tệp), tối đa 800 KB; ảnh hỏng thì thư không gửi được và người gửi thấy lỗi. Ảnh tự xoá sau 90 ngày (mỗi ngày dọn một lần), thư vẫn giữ.
• Đơn đăng ký không trả lời được trong phần mềm (chưa có tài khoản nhận): màn ghi "Đơn đăng ký chưa có tài khoản trong phần mềm: liên hệ người đăng ký qua email hoặc điện thoại trong đơn." Đơn được duyệt, từ chối hay đánh dấu trùng ở màn Đăng ký mới thì cuộc tự đóng; đánh dấu spam thì cuộc bị xoá cùng thông tin liên hệ của đơn.
• Thư chào: khi duyệt đơn, tài khoản Quản trị vừa tạo có sẵn một cuộc "Thư chào từ Ban hỗ trợ QLGX" ở trạng thái Đã trả lời. Người đó viết lại thì cuộc về Mới.
• Số trên mục menu Hộp thư và dòng trong chuông đếm các cuộc trạng thái Mới, không tính đơn đăng ký (đơn đã có dòng báo riêng trong chuông).
• Danh sách hiện tối đa 300 cuộc mới nhất khớp bộ lọc; nhiều hơn thì cuối danh sách ghi "Hiện 300 cuộc mới nhất trên (tổng)." Dùng bộ lọc để thu hẹp.
• Nội dung thư lưu trên máy chủ theo giáo xứ của người gửi; chỉ Quản trị hệ thống đọc được thư của mọi giáo xứ.
• Nháp không bao giờ tự gửi và người dùng không thấy nháp (không hiện trong Hộp thư của họ, không tính chưa đọc, không gửi email). Chỉ khi Ban hỗ trợ bấm Gửi ở màn này (hoặc Gửi cho (số) người ở màn Vấn đề) thì thư mới đi.
• Trợ lý trên máy chủ tự soạn nháp cho thư mới loại Hỏi cách dùng hoặc Khác, ngay sau khi thư tới (vài giây), chỉ khi Trợ lý hỏi đáp đang bật và có khoá API. Nháp dựa trên hướng dẫn sử dụng, kèm 1 đến 3 liên kết quanlygiaoxu.net/huong-dan. Trước khi đưa thư cho mô hình AI, số điện thoại, email, số giấy tờ được che. Phí AI của nháp tính vào giáo xứ của người gửi (dịch vụ "nhap_hop_thu" trong sổ chi phí AI).
• Độ tin của nháp máy chủ = mức mô hình tự đánh giá nhân với mức khớp của đoạn hướng dẫn tìm được; mô hình báo hướng dẫn chưa nói tới việc đó thì độ tin còn 15%.
• Mỗi cuộc giữ tối đa một nháp cho mỗi nguồn; nguồn soạn lại thì nháp cũ của nguồn đó được thay.
• Kỹ năng /hop-thu (Claude Code, dùng khoá agent): chỉ đọc thư cần trả lời đã che số điện thoại / email / số giấy tờ, không thấy họ tên người gửi; ghi nháp nguồn Claude Code (/hop-thu), đổi loại / mức, gom thư vào vấn đề. Khi đánh giá có lỗi nghiêm trọng, nó gửi MỘT email báo tới hòm thư nhận thông báo trong Cấu hình thư (tối đa 5 lần mỗi khoá mỗi 24 giờ); đây là thư duy nhất agent làm phát ra. Khoá agent không mở được màn nào khác và không gửi được trả lời.
• Gửi một nháp: thư đã gửi ghi lại nguồn nháp và có sửa hay không (để đo chất lượng nháp về sau).
• Trợ lý chuyển: người dùng bấm Gửi câu hỏi này cho tác giả dưới câu trả lời của trợ lý (khi trợ lý không chắc, khi họ bấm 👎, hay chọn Gặp lỗi ở lời chào), hộp Gởi phản hồi mở ra điền sẵn câu hỏi; người dùng vẫn phải bấm Gửi. Nếu họ để tích Gửi kèm đoạn trò chuyện với trợ lý, cuối thư có đoạn "Đoạn trò chuyện với trợ lý (người gửi đồng ý đính kèm):" gồm tối đa 3 lượt hỏi đáp cuối (tối đa 3.000 chữ). Thư loại này cũng được trợ lý trên máy chủ soạn nháp như thư hỏi cách dùng.
• Email báo trả lời: người nhận đã bỏ tích Nhận email báo khi Ban hỗ trợ trả lời ở Hồ sơ của tôi thì trả lời chỉ vào Hộp thư; câu báo sau khi gửi ghi như tài khoản không có email.
• Liên hệ tự động chạy mỗi giờ trên máy chủ nhưng chỉ gửi trong khung 7 tới 9 giờ sáng giờ Việt Nam, không gửi Chúa nhật, ký "Ban hỗ trợ QLGX", không bao giờ gửi cho Quản trị hệ thống, tài khoản tạm ngưng hay đã xoá, hay người đã tắt ở Hồ sơ của tôi. Mỗi lần gửi đều ghi lại (xem hộp Liên hệ tự động):
  • Email nhắc người chưa đăng nhập: tài khoản có email mà chưa đăng nhập lần nào, ngày thứ 2, 5 và 12 kể từ khi tạo (mỗi mốc gửi bù được trong 4 ngày, ví dụ rơi vào Chúa nhật). Tối đa 3 thư rồi thôi; thư thứ 3 ghi là thư nhắc cuối cùng. Tài khoản tạo đã quá 16 ngày thì không bao giờ nhận. Thư hỏi có vướng gì không, có liên kết mở phần mềm, liên kết Gởi phản hồi (mở thẳng hộp Gởi phản hồi sau khi đăng nhập) và liên kết "không nhận thư nhắc nữa" (không cần đăng nhập; mở ra trang hỏi lại với nút Tắt thư nhắc, nên bộ quét thư tự mở liên kết không tắt nhầm; thư còn mang tiêu đề "huỷ đăng ký một cú bấm" để Gmail / Outlook hiện nút Huỷ đăng ký). Thư đi qua Hộp thư đi, loại Nhắc người chưa đăng nhập.
  • Hỏi han người chưa làm việc đầu tiên: đã đăng nhập nhưng chưa lưu gì và chưa xong bước Làm quen nào, ngày thứ 3 tới thứ 9: MỘT tin trong Hộp thư, chỉ đường mục Bắt đầu sử dụng và nút Gởi phản hồi. Không email.
  • Lời chào khi quay lại: không mở màn hình nào, không lưu gì từ 21 ngày trở lên rồi mở lại phần mềm: khung trợ lý mở nhẹ ở góc với lời chào và ba nút, MỘT lần cho mỗi đợt quay lại. Chỉ khi trợ lý AI đang chạy ở giáo xứ đó, và không chen khi đang có gợi ý tự động hay hộp thoại khác.
  • Hỏi ý kiến người dùng đều: cả 3 tuần gần nhất đều có mở phần mềm, và tài khoản đã thêm từ 100 mục vào sổ sách hoặc giáo xứ đã điểm danh từ 10 buổi: MỘT câu hỏi "phần mềm có giúp ích … không? Điều gì nên làm tốt hơn?" trong Hộp thư, tối đa một lần mỗi quý (90 ngày).
  • Hỏi han người dùng thưa dần: 5 tuần trước đó dùng đều (ít nhất 4 tuần, 8 ngày) mà 3 tuần gần đây chỉ còn 1 tới 2 ngày: MỘT tin hỏi han trong Hộp thư, tối đa một lần mỗi quý, không email. Ai đã nghỉ hẳn thì để lời chào quay lại lo.

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Màn hình liên quan#

• Hộp thư: phía người dùng.
• Vấn đề: gom thư cùng lỗi / đề xuất, báo lại khi đã sửa.
• Đăng ký mới: duyệt đơn đăng ký.
• Hộp thư đi: xem email báo trả lời đã đi chưa.
• Trợ lý hỏi đáp (quản trị): các câu người dùng hỏi trợ lý.