Giải thể hoặc gộp hai giáo họ#
Việc này đạt được gì#
Sau khi làm xong, mọi gia đình và giáo dân từng thuộc một giáo họ đã chuyển hết sang giáo họ mới (giáo họ nhận), dữ liệu đã được kiểm lại để chắc không sót ai, và giáo họ cũ — nếu giáo xứ không còn dùng — đã được xoá khỏi danh mục giáo họ.
Cách này dùng khi gộp một giáo họ vào giáo họ khác, hoặc giải thể hẳn một giáo họ không còn hoạt động. Nếu việc muốn làm là chuyển một vài gia đình hoặc giáo dân lẻ sang giáo họ khác (không phải cả một giáo họ), làm trực tiếp ở Chuyển họ hàng loạt mà không cần theo đủ các bước dưới đây.
Trước khi bắt đầu#
- Biết chắc giáo họ nguồn (sẽ giải thể hoặc gộp đi) và giáo họ đích (sẽ nhận) đã có sẵn trong danh mục ở Giáo họ.
- Vai trò Quản lý sổ sách hoặc Quản trị giáo xứ trở lên: bước xác nhận chuyển ở Chuyển họ hàng loạt bị máy chủ từ chối với tài khoản Nhập dữ liệu hoặc Chỉ xem.
- Có mạng: cả ba màn hình đều đọc, ghi thẳng lên máy chủ.
Các bước#
- Ở Chuyển họ hàng loạt, bấm thẻ Gia đình. Chọn Giáo họ nguồn là giáo họ cần giải thể/gộp, Giáo họ đích là giáo họ nhận. Bấm Chọn tất cả để tick mọi gia đình đang hiện (việc này chuyển theo tất cả thành viên của các gia đình đó, mọi vai trò, kể cả người đã qua đời hay đã chuyển xứ).
Chuyển họ hàng loạt. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Bấm Xem trước & chuyển họ, đọc kỹ câu xác nhận "Sẽ chuyển N gia đình (M thành viên) sang giáo họ "…". Xác nhận thực hiện?", rồi bấm Xác nhận chuyển.
- Sang thẻ Giáo dân, chọn lại Giáo họ nguồn là giáo họ cũ. Những người còn lại ở đây là người không thuộc gia đình nào (nên chưa được chuyển ở bước 1) — bấm Chọn tất cả, chọn đúng Giáo họ đích, Xem trước & chuyển họ rồi Xác nhận chuyển.
- Ở Kiểm tra dữ liệu gia đình và Kiểm tra dữ liệu giáo dân, chọn Giáo họ cần kiểm tra là giáo họ đích, bấm Bắt đầu kiểm tra để rà lại dữ liệu sau khi gộp (đặc biệt loại lỗi "Thuộc nhiều gia đình" hoặc các lỗi ngày tháng có thể lộ ra sau khi dữ liệu hai giáo họ nhập chung).
Kết quả kiểm tra dữ liệu gia đình. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Xác nhận không còn ai thuộc giáo họ cũ: mở Danh sách gia đình và Danh sách giáo dân, lọc theo giáo họ cũ, kiểm tra không còn dòng nào (nhớ bật ô hiện cả người/gia đình đã qua đời, đã chuyển xứ nếu cần chắc chắn tuyệt đối).
Danh sách gia đình. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Nếu giáo họ cũ không còn dùng nữa: ở Giáo họ, chọn dòng giáo họ đó, bấm Xóa giáo họ, đọc câu hỏi rồi bấm Xóa giáo họ (đỏ) để đồng ý. Máy chủ chỉ xoá được giáo họ trống (không còn giáo dân, gia đình nào, kể cả trong hồ sơ lưu trữ, và không còn giáo họ con).
Làm xong sẽ thấy gì#
Giáo họ đích có thêm đúng số gia đình và giáo dân vừa chuyển. Lọc Danh sách gia đình và Danh sách giáo dân theo giáo họ cũ không còn dòng nào. Hai màn hình Kiểm tra dữ liệu không phát sinh thêm lỗi mới sau khi gộp. Nếu đã xoá, giáo họ cũ không còn trong ô chọn giáo họ ở bất kỳ màn hình nào.
Không được thì sao#
| Người dùng gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Bấm Xác nhận chuyển báo "Tài khoản không có quyền thực hiện thao tác này." | Tài khoản là Nhập dữ liệu hoặc Chỉ xem | Nhờ Quản lý sổ sách hoặc Quản trị giáo xứ thực hiện |
| Chuyển gia đình rồi mà một số giáo dân vẫn còn giáo họ cũ | Người đó không thuộc gia đình nào (bị bỏ sót ở bước chuyển theo Gia đình), hoặc thuộc một gia đình khác chưa được chọn | Làm bước 3 (thẻ Giáo dân) để bắt các trường hợp lẻ; kiểm tra lại ở Danh sách giáo dân |
| Đổi Giáo họ ở hồ sơ một gia đình mà thành viên không đổi theo | Sửa Giáo họ trực tiếp ở hồ sơ gia đình chỉ đổi giáo họ của gia đình, không đổi của từng thành viên | Dùng thẻ Gia đình ở Chuyển họ hàng loạt để chuyển cả thành viên cùng lúc |
| Xoá giáo họ báo "Không xoá được: giáo họ này còn N giáo dân, M gia đình, K giáo họ con (tính cả hồ sơ lưu trữ)..." | Giáo họ chưa thật sự trống, kể cả hồ sơ đã đưa vào lưu trữ vẫn được tính | Đọc số trong lời báo, chuyển tiếp người, gia đình đang sinh hoạt bằng Chuyển họ hàng loạt; hồ sơ lưu trữ (đã qua đời, đã chuyển xứ, đã đưa vào lưu trữ) thì mở ở Hồ sơ lưu trữ và đổi Giáo họ trong từng hồ sơ; xoá/chuyển giáo họ con trước nếu có |
| Chuyển nhầm cả họ, muốn đưa trở lại | Không có nút hoàn tác ở Chuyển họ hàng loạt | Chọn Giáo họ nguồn là giáo họ vừa chuyển tới, Giáo họ đích là giáo họ cũ, chỉ tick đúng những người/gia đình đã chuyển nhầm rồi chuyển ngược lại |