Danh sách giáo dân#

Màn hình này dùng để làm gì#

Đây là sổ giáo dân của giáo xứ: mỗi dòng là một người. Từ đây bạn tìm một người, lọc theo giáo họ, mở hồ sơ để xem hoặc sửa, thêm người mới, đưa một người ra khỏi sổ (vào hồ sơ lưu trữ), và in danh sách hoặc các giấy tờ của một người (lý lịch cá nhân, chứng nhận bí tích, giấy giới thiệu).

Mặc định danh sách chỉ hiện những người đang sinh hoạt trong xứ: không hiện người đã qua đời, người đã chuyển đi xứ khác, và người đã bị đưa vào hồ sơ lưu trữ. Muốn thấy người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ, bấm chọn ô Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ.

Ai được mở#

Vai trò có quyền Xem giáo dân mở được (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên). Vai trò không có quyền này không thấy mục trong menu; mở bằng đường dẫn thì thấy "Tài khoản của bạn không được mở màn hình này." Các nút đổi theo quyền Thêm, Xoá giáo dân của vai trò:

Xem thêm Vai trò và quyền.

Vào màn hình này bằng cách nào#

• Thanh bên trái: Giáo dân & gia đình › Danh sách giáo dân.
• Đường dẫn trực tiếp /giao-dan.

Danh sách mở thành một thẻ riêng. Khi bạn mở hồ sơ một người rồi bấm Quay về (hoặc ← Danh sách), phần mềm đưa bạn về đúng thẻ danh sách đang mở, giữ nguyên giáo họ và các ô lọc bạn đã chọn.

Các phần trên màn hình#

Từ trên xuống:

1. Tiêu đề "Danh sách giáo dân" và bên phải là ô đếm, ví dụ 2050 giáo dân. Khi bạn đang lọc theo cột thì ô đếm ghi dạng 988 / 3422 giáo dân (số dòng đang hiện / số dòng của danh sách trước khi lọc theo cột).
2. Thanh nút: Tải lại, Xuất Excel, Thêm giáo dân, Xóa giáo dân, Xem - sửa, In lý lịch cá nhân, In chứng nhận bí tích, In giới thiệu hôn phối, In danh sách.
3. Thanh lọc: ô chọn Giáo họ, hai ô đánh dấu, và dòng nhắc "Nhấp đúp một dòng để mở chi tiết · chuột phải để xem thao tác in ấn".
4. Lưới giáo dân: cột đầu tiên là nút ⋮ (thao tác cho dòng đó), sau đó là 29 cột thông tin. Dưới tên mỗi cột có một ô nhỏ để gõ lọc.

Khi không có dòng nào khớp điều kiện lọc, lưới ghi: "Không có dòng nào khớp điều kiện lọc."

Bảng trường và nút#

Thanh lọc#

Thanh nút#

Các cột của lưới#

Lưới có 29 cột, đúng thứ tự dưới đây. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp (theo thứ tự chữ cái tiếng Việt: A Ă Â B…), kéo mép tiêu đề để chỉnh độ rộng, gõ vào ô dưới tiêu đề để lọc (hiện những dòng chứa chữ vừa gõ).

Chuột phải hoặc nút ⋮ trên một dòng#

Bấm chuột phải lên một dòng, hoặc bấm nút ⋮ đầu dòng (dùng được cả trên máy tính bảng). Menu áp dụng cho đúng dòng bạn vừa bấm, kể cả khi bạn đang chọn nhiều dòng. Bấm ra chỗ khác hoặc nhấn Esc để đóng menu.

Các việc thường làm#

Tìm một người trong danh sách#

1. Nếu biết giáo họ, chọn giáo họ ở ô Giáo họ để danh sách ngắn lại.
2. Gõ một phần họ tên vào ô nhỏ nằm dưới tiêu đề cột Họ và tên đệm (gõ cả họ tên đầy đủ như "Nguyễn Văn An" vẫn lọc được). Lưới chỉ còn những dòng chứa chữ đó. Ô đếm trên đầu đổi thành dạng "12 / 2050 giáo dân".
3. Có thể gõ thêm vào ô lọc của cột khác (ví dụ Ngày sinh, Địa chỉ) để thu hẹp tiếp. Các ô lọc cùng có tác dụng một lúc.
4. Nhấp đúp vào dòng để mở hồ sơ.

Nếu muốn nhảy nhanh tới một người mà không cần mở danh sách, dùng ô tìm trên thanh trên cùng: Tìm giáo dân nhanh.

Xem người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ#

1. Bấm chọn ô Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ. Danh sách được đọc lại.
2. Nhìn cột Qua đời, Ngày qua đời hoặc Đã chuyển đi để nhận ra họ. Gõ dấu vào ô lọc cột Họ và tên đệm để tìm đúng người.
3. Muốn quay lại danh sách những người đang sinh hoạt, bỏ chọn ô đó.

Thêm một giáo dân mới#

1. Trước khi thêm, tìm thử trong danh sách xem người đó đã có chưa (mỗi người chỉ nhập một lần trong toàn phần mềm).
2. Bấm Thêm giáo dân. Hồ sơ trống mở ra, con trỏ nằm ở ô Tên thánh.
3. Nhập thông tin rồi bấm Thêm giáo dân ở cuối hồ sơ. Chi tiết từng ô ở Hồ sơ giáo dân.
4. Người mới xuất hiện trong danh sách ở lần đọc lại kế tiếp (phần mềm tự đọc lại ngay sau khi lưu, không cần bấm Tải lại). Nếu người đó có dấu Qua đời hoặc Đã chuyển đi xứ khác thì họ không hiện ở đây mà nằm trong hồ sơ lưu trữ.

Mở hồ sơ để xem hoặc sửa#

1. Nhấp đúp vào dòng của người đó. Hoặc bấm chọn dòng rồi bấm Xem - sửa. Hoặc bấm ⋮ đầu dòng rồi chọn Xem chi tiết.
2. Sửa xong bấm Cập nhật trong hồ sơ. Lưu xong hồ sơ tự đóng, bạn trở về danh sách, dòng đã cập nhật.

Xóa một hoặc nhiều giáo dân#

Có hai cách xóa với kết quả rất khác nhau. Bạn cần vai trò có quyền Xoá giáo dân (trong các vai trò có sẵn: Quản trị giáo xứ, Quản lý sổ sách; và Quản trị hệ thống).

1. Chọn dòng. Muốn chọn nhiều người: giữ Ctrl rồi bấm từng dòng, hoặc giữ Shift để chọn một khoảng.
2. Bấm Xóa giáo dân (khi chọn nhiều, nút ghi rõ số lượng).
3. Đọc khung hỏi hiện ngay trên lưới. Khi chọn nhiều người, khung liệt kê tên (tối đa 12 tên, còn lại ghi "và N giáo dân khác").
4. Chọn một trong ba:
   • Đưa vào lưu trữ (hoặc Đưa N giáo dân vào lưu trữ): xóa mềm. Người đó biến khỏi danh sách này nhưng còn trong Hồ sơ lưu trữ giáo dân và có thể đưa trở lại. Bấm là làm ngay, không hỏi thêm.
   • Xóa vĩnh viễn: xóa hẳn, không lấy lại được. Khi chọn nhiều người, nút này bị mờ cho tới khi bạn gõ đúng con số người vào ô "Muốn xóa vĩnh viễn, gõ số N vào ô này".
   • Hủy bỏ: không xóa gì.
5. Khi xóa nhiều người, phần mềm xóa lần lượt từng người và hiện "Đang xóa 2 / 5…". Xong sẽ hiện kết quả, ví dụ "Đã đưa vào lưu trữ 5 / 5 giáo dân." và bấm Đóng. Người nào không xóa được thì được liệt kê kèm lý do, những người còn lại vẫn được xóa.

Đưa một người đã qua đời ra khỏi danh sách#

Bạn không cần xóa. Mở hồ sơ, đánh dấu Qua đời và nhập ngày qua đời rồi bấm Cập nhật. Người đó tự chuyển sang hồ sơ lưu trữ (và tự biến khỏi danh sách này). Xem Hồ sơ giáo dân.

In danh sách theo giáo họ#

1. Chọn giáo họ ở ô Giáo họ. Nếu chỉ muốn người không thống kê, bấm chọn thêm ô tương ứng.
2. Bấm In danh sách. Nút đổi thành "Đang in…".
3. Bản in PDF khổ ngang mở ngay trong khung xem của ứng dụng. Bấm In để in, hoặc Tải PDF nếu cần lưu. Xem Khung xem PDF và in.

In danh sách đúng như đang thấy (đã lọc, đã sắp)#

1. Chọn giáo họ, gõ vào các ô lọc cột, bấm tiêu đề cột để sắp theo ý bạn.
2. Kiểm tra ô đếm ("988 / 3422 giáo dân") khớp số dòng bạn muốn.
3. Bấm Xuất Excel. Tệp .xlsx tải về máy với đúng các cột và dòng đang thấy. Mở bằng Excel rồi in.

In lý lịch cá nhân cho nhiều người một lượt#

1. Bấm dòng đầu tiên, giữ Ctrl bấm thêm các dòng khác (hoặc giữ Shift để chọn một khoảng).
2. Nút đổi thành In lý lịch cá nhân (N người). Bấm nút đó.
3. Tất cả lý lịch nằm chung một tệp PDF trong khung xem.

In chứng nhận bí tích cho một người#

1. Bấm chọn đúng một dòng.
2. Muốn giấy Chứng chỉ bí tích như bản cũ: bấm In chứng nhận bí tích, điền (hoặc để trống) các ô trong hộp Xuất chứng nhận rồi bấm In chứng nhận. Muốn riêng từng bí tích: bấm chuột phải (hoặc ⋮) rồi chọn In chứng nhận rửa tội, In chứng nhận xưng tội - rước lễ hoặc In chứng nhận thêm sức.
3. Giấy mở trong khung xem PDF.

In giấy giới thiệu cho một người chuyển xứ, học giáo lý hôn phối hoặc xin thêm sức nơi khác#

1. Bấm chuột phải (hoặc ⋮) trên dòng của người đó.
2. Chọn In giấy giới thiệu chứng nhận rửa tội, In giấy giới thiệu giáo lý hôn phối hoặc In giấy giới thiệu chứng nhận thêm sức.
3. Hộp nhập hiện ra với ba ô: Giáo phận nhận, Giáo xứ nhận (có dấu *, bắt buộc) và Linh mục ký. Giáo phận nhận điền sẵn giáo phận của giáo xứ mình; bấm vào ô là xổ danh sách 27 giáo phận để chọn, gõ vài chữ không cần dấu để lọc, hoặc gõ tên khác. Giáo xứ nhận và Linh mục ký gõ tay, vì giáo xứ khác thường không có trong dữ liệu. Tên linh mục gõ chữ thường cũng được, rời ô là tự viết hoa chữ đầu mỗi từ.
4. Bấm Xuất giấy giới thiệu. Muốn thôi, bấm Huỷ hoặc nhấn Esc.

Giấy giới thiệu chuyển xứ (cả gia đình) làm ở Danh sách gia đình, không làm ở đây.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

• Cột Ghi chú có thể không có. Nếu Quản trị giáo xứ đã ẩn mục "Ghi chú cá nhân (giáo dân)" (Giáo xứ › Bảo mật dữ liệu), người không phải quản trị không thấy cột Ghi chú trên lưới, bản in danh sách và Excel.
• Vì sao một người không thấy trong danh sách. Danh sách mặc định loại bỏ ba nhóm: người đã qua đời, người đã chuyển đi xứ khác (bản ghi chuyển xứ mới nhất của họ là "Đã chuyển đi xứ khác"), và người đã bị xóa mềm. Hai nhóm đầu thấy lại bằng ô Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ. Nhóm xóa mềm chỉ có ở Hồ sơ lưu trữ giáo dân, ô đó không làm hiện họ ra.
• Người chuyển đi rồi chuyển về. Nếu bản ghi chuyển xứ mới nhất của họ đã đổi thành "Chuyển từ xứ khác đến" thì họ trở lại danh sách này.
• "Ngoài xứ" và "không thống kê" là hai chuyện khác nhau. Ô Chỉ xem giáo dân không được thống kê chỉ nhìn vào dấu "Là giáo dân không được thống kê" trong hồ sơ. Chọn giáo họ Ngoài xứ chỉ nhìn vào giáo họ.
• In và Xuất Excel theo đúng lưới đang thấy. Chọn giáo họ, "Ngoài xứ" hay lọc theo cột nào thì bản in và tệp Excel có đúng những dòng đó, theo đúng thứ tự đang sắp. Cột họ tên ra thành Họ và tên đệm và Tên (ví dụ "Trần Ngọc Hải" và "Đăng") để khỏi lặp tên gọi hai lần.
• Ô lọc cột không ảnh hưởng nút In danh sách. Chỉ ba ô ở thanh lọc phía trên được gửi đi. Ô lọc cột và thứ tự sắp chỉ ảnh hưởng Xuất Excel.
• Chọn nhiều dòng. Giữ Ctrl để chọn thêm hoặc bỏ từng dòng, giữ Shift để chọn một khoảng. Thứ tự người trong bản in nhiều người theo thứ tự trên lưới (đã lọc, đã sắp), không theo thứ tự bạn bấm. Dòng đã bị lọc ẩn thì không tính. Chỉ nút In lý lịch cá nhân và Xóa giáo dân làm được với nhiều dòng; Xem - sửa, In chứng nhận bí tích, In giới thiệu hôn phối bị mờ khi chọn từ hai dòng trở lên.
• Xóa mềm không bị chặn, xóa vĩnh viễn thì có. Đưa vào lưu trữ luôn làm được, kể cả với người đang là thành viên của một gia đình (người đó biến khỏi lưới thành viên của gia đình). Xóa vĩnh viễn bị máy chủ từ chối nếu người đó còn trong gia đình nào, với thông báo dạng: "Giáo dân Nguyễn Văn A / Giữ vai trò là người nam trong gia đình [Gia đình Nguyễn Văn A] có mã gia đình là [123] / Vui lòng xóa giáo dân ra khỏi gia đình trước khi xóa giáo dân này". Việc cần làm là gỡ người đó khỏi gia đình ở Hồ sơ gia đình rồi xóa lại.
• Xóa vĩnh viễn xóa cả gì. Xóa hẳn người đó cùng chi tiết trong các sổ bí tích và chi tiết trong các lớp giáo lý của họ, xóa liên kết hôn phối của họ, và các đôi rao hôn phối có tên họ bị bỏ trống chỗ tên đó. Không lấy lại được.
• Xóa vĩnh viễn cần mạng. Xóa mềm làm được cả khi mất mạng (lưu trong máy, gửi đi sau). Xóa vĩnh viễn thì phần mềm phải gửi hết các việc đang chờ trước rồi hỏi máy chủ. Khi mất mạng báo: "Xoá vĩnh viễn cần kết nối mạng. Máy đang mất mạng nên chưa làm, xin thử lại khi có mạng." Nếu còn việc chưa gửi kịp: "Xoá vĩnh viễn cần gửi xong N việc đã lưu ở máy này lên máy chủ trước. Máy chưa gửi được (có thể đang mất mạng), xin thử lại sau ít phút."
• Xóa vĩnh viễn nhiều người phải gõ số lượng. Cố ý bắt gõ đúng số người (ví dụ 3) để tránh bấm nhầm mất nhiều hồ sơ. Chỉ xóa một người thì không phải gõ.
• Vai trò không có quyền Xoá giáo dân (như Nhập dữ liệu) không xóa được. Nút không hiện. Nếu việc xóa vẫn tới được bước ghi (ví dụ máy chưa tải lại quyền mới), phần mềm chặn với thông báo "Tài khoản của bạn không có quyền xoá ở mục "Giáo dân"." Vai trò Chỉ xem không được thêm hay sửa gì.
• In, xuất Excel cần máy chủ. Bản in PDF và tệp Excel do máy chủ dựng, nên phải có mạng. Phần mềm gửi hết việc đang chờ lên máy chủ trước rồi mới in để bản in không thiếu người vừa nhập. Mất mạng báo: "Không kết nối được máy chủ để in. Vui lòng thử lại sau ít phút hoặc báo cho người quản trị." (hoặc "…để tải tệp…" với Excel).
• Danh sách trống thì không in được. Xuất Excel trên lưới đang trống (hoặc đang lọc ra 0 dòng) báo "Danh sách đang trống, không có gì để in." Nếu lưới chưa tải xong: "Danh sách chưa tải xong, xin thử lại sau giây lát."
• Mã GD "(chưa cấp số)". Người vừa tạo lúc mất mạng chưa có số. Số được cấp khi hồ sơ lên máy chủ, việc này tự diễn ra khi có mạng.
• Danh sách tự đọc lại im lặng. Khi dữ liệu trong máy đổi (nhận từ máy chủ, hoặc bạn vừa lưu ở thẻ khác) danh sách tự làm mới mà không hiện màn hình "Đang tải…", giữ nguyên giáo họ và ô lọc cột bạn đã chọn.
• Sắp xếp. Sắp theo thứ tự chữ cái tiếng Việt (Ă đứng sau A, trước Â, rồi B). Ô trống đứng trước khi sắp tăng dần.
• Giáo họ con. Chọn một giáo họ ở ô Giáo họ thì hiện cả người của các giáo xóm trực thuộc giáo họ đó (một tầng), cùng số với Thống kê chung. Chọn đúng một giáo xóm thì chỉ hiện người của giáo xóm đó.

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Không cần chọn giáo họ trước. Bản cũ bắt chọn giáo họ rồi mới tải danh sách. Bản web hiện tất cả ngay (Giáo họ = Tất cả) rồi bạn lọc sau.
• Tìm trong lưới. Nút "Tìm kiếm trên lưới" của bản cũ được thay bằng các ô lọc ngay dưới tiêu đề từng cột. Nút Tải lại vẫn có, dùng để lấy lại dữ liệu.
• Ô "Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ" là mới. Bản cũ không có ô này trong màn hình danh sách (chỉ thấy những người này qua các màn hình tìm kiếm riêng).
• Nút "Loại bỏ" thành "Xóa giáo dân". Bản cũ hỏi Yes/No/Cancel. Bản web hiện ba nút có chữ rõ nghĩa: Xóa vĩnh viễn, Đưa vào lưu trữ, Hủy bỏ.
• Xóa nhiều người một lượt (giữ Ctrl/Shift để chọn) và bắt gõ số lượng khi xóa vĩnh viễn nhiều người là mới.
• In danh sách ra PDF mở ngay trong ứng dụng, thay cho việc bản cũ xuất sang Excel rồi mới in. Bản web thêm nút Xuất Excel riêng cho ai cần chỉnh sửa trong Excel.
• In chứng nhận bí tích (mục chung) và in giới thiệu hôn phối có hộp điền nơi nhận trước khi in như bản cũ (hộp Xuất chứng nhận và hộp Giấy giới thiệu hôn phối). Hộp giới thiệu hôn phối điền sẵn theo đôi rao mới nhất nếu có, và không thêm người kết hôn cùng vào danh sách giáo dân như bản cũ.
• In lý lịch cá nhân nhiều người một tệp: chọn nhiều dòng rồi bấm nút.
• Nút ⋮ đầu mỗi dòng giúp mở menu mà không cần chuột phải (dùng được trên máy tính bảng).

Màn hình liên quan#

• Hồ sơ giáo dân: mở khi nhấp đúp một dòng hoặc bấm Thêm giáo dân.
• Hồ sơ lưu trữ giáo dân: nơi có người đã xóa mềm, đã qua đời, đã chuyển xứ.
• Danh sách gia đình và Hồ sơ gia đình.
• Danh sách rao hôn phối: nếu đã lập rao, giấy giới thiệu hôn phối điền sẵn theo đôi rao mới nhất.
• Hộp thoại Thêm giáo dân nhanh.
• Tìm giáo dân nhanh, Khung xem PDF và in, Thanh trạng thái.