Tìm hồ sơ trùng#
Trong trang nàyMàn hình này dùng để làm gìAi được mởVào màn hình này bằng cách nàoCác phần trên màn hìnhBảng trường và nútCác việc thường làmQuy tắc ẩn và giới hạnHỏi đáp và xử lý sự cốKhác với bản cũ trên máy tínhMàn hình liên quan
Màn hình này dùng để làm gì#
Tìm những hồ sơ bị nhập hai lần cho cùng một người (hoặc cùng một hôn phối, cùng một người đã qua đời) và gộp chúng lại thành một. Ca hay gặp nhất: một người lấy vợ/chồng sang gia đình khác, người nhập liệu tạo mới một giáo dân thay vì chọn người đã có, nên cùng một người nằm ở hai gia đình dưới hai hồ sơ.
Khi gộp, bạn chọn hồ sơ giữ lại, chọn giá trị đúng cho từng ô, và mọi thứ của hồ sơ kia (gia đình, hôn phối, bí tích, lớp giáo lý, hội đoàn...) được chuyển sang hồ sơ giữ lại. Hồ sơ kia không còn hiện ở đâu nữa. Gộp nhầm thì hoàn tác được trong 30 ngày.
Ai được mở#
Vai trò có quyền Xem "Kiểm tra dữ liệu" mở được màn hình, xem được các cặp nghi trùng và màn so sánh (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên).
- Gộp và hoàn tác hồ sơ giáo dân (thẻ Giáo dân và Sổ tử) cần quyền Sửa và Xoá ở mục "Giáo dân": Quản lý sổ sách và Quản trị giáo xứ làm được; Nhập dữ liệu và Chỉ xem chỉ xem được, nút gộp bị mờ.
- Gộp và hoàn tác hôn phối cần quyền Sửa và Xoá ở mục "Hôn phối".
- Không phải trùng cần quyền Sửa ở mục "Công cụ hàng loạt" (Quản lý sổ sách, Quản trị giáo xứ).
Gộp là xoá một hồ sơ và sửa hồ sơ kia, nên cần đúng hai quyền đó. Việc tìm, gộp và hoàn tác chạy trên máy chủ, cần có mạng: mất mạng thì màn hình báo "Đang mất mạng: phần này cần có mạng mới xem được. Hãy thử lại khi có mạng."
Vào màn hình này bằng cách nào#
Menu Công cụ trên thanh trên cùng › Tìm hồ sơ trùng, hoặc địa chỉ /tim-ho-so-trung. Mở lên là máy tự dò ngay thẻ Giáo dân.
Mặc định máy chỉ gợi ý những cặp trùng cả tên thánh, họ tên, giới tính và đủ ngày/tháng/năm sinh, nên danh sách ngắn và hầu hết là trùng thật. Muốn dò kỹ hơn (tên gõ khác, chỉ ghi năm sinh, thiếu ngày sinh...) thì bật Tìm rộng hơn, xem bảng bên dưới.
Các phần trên màn hình#
- Tiêu đề Tìm hồ sơ trùng và ô đếm "N cặp nghi trùng".
- Bốn thẻ: Giáo dân, Hôn phối, Sổ tử, Đã gộp. Ba thẻ đầu là các cặp nghi trùng; thẻ Đã gộp là lịch sử các lần gộp, nơi hoàn tác.
- Dải thông báo xanh sau khi gộp hoặc hoàn tác, có nút Mở hồ sơ giữ lại, Hoàn tác, Đóng.
- Thanh nút: So sánh và gộp, Không phải trùng, Tìm lại (thẻ Đã gộp: Hoàn tác, Làm mới).
- Ngay trên lưới (ba thẻ đầu): một dòng nói máy đang dò theo quy tắc nào, ví dụ "Chỉ hiện các cặp trùng tên thánh, họ tên, giới tính và đủ ngày/tháng/năm sinh.", và ô Tìm rộng hơn (có thể nhiều cặp không phải trùng).
- Lưới các cặp: Mức độ, Hồ sơ nên giữ lại, Hồ sơ nghi trùng, Giống nhau, Khác nhau. Cặp giống nhất đứng trên cùng. Lưới cao tới đáy màn hình, nhiều cặp thì cuộn trong lưới. Nút ⋮ ở đầu mỗi dòng (hoặc bấm chuột phải lên dòng) mở menu các việc cho cặp đó. Trên điện thoại mỗi cặp là một thẻ: mức độ và hồ sơ nên giữ ở dòng đầu, hồ sơ nghi trùng và điểm giống nhau bên dưới.
- Hộp So sánh và gộp hai hồ sơ (mở bằng nút hoặc nhấp đúp một dòng): hai thẻ đầu (Giữ lại / Gộp vào) và nút ⇄ Đổi chiều, bảng từng ô, phần Ảnh hưởng, phần Tên ghi tay ở nơi khác (nếu có), phần Cần lưu ý, nút Gộp hai hồ sơ….
Bảng trường và nút#
Lưới các cặp nghi trùng#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Mức độ | Cho biết hai hồ sơ giống nhau tới đâu | "Rất giống" (đỏ nhạt) hoặc "Có thể trùng" (vàng) | Giáo dân: "Rất giống" khi hai hồ sơ cùng giới tính (cả hai đã ghi), cùng tên thánh đã ghi, và thêm ít nhất một điều trùng: tên cha, tên mẹ, giáo họ hoặc số rửa tội. Còn lại (một bên chưa ghi giới tính, cả hai chưa ghi tên thánh, không có điều trùng thêm...) là "Có thể trùng", cần nhìn kỹ hơn. Khi bật Tìm rộng hơn, mức độ theo cách chấm điểm cũ |
| Hồ sơ nên giữ lại | Hồ sơ máy đề nghị giữ | Mã GD, tên thánh và họ tên, ngày sinh, tên cha, gia đình đang ở | Máy đề nghị giữ hồ sơ có Mã GD nhỏ hơn (hồ sơ có trước, thường là hồ sơ gốc). Đổi được ở màn so sánh |
| Hồ sơ nghi trùng | Hồ sơ máy đề nghị gộp vào hồ sơ kia | Như cột trên | — |
| Giống nhau | Vì sao máy cho là trùng | Ví dụ "cùng họ tên, cùng tên thánh, cùng ngày sinh, cùng tên cha, cùng giới tính" | Họ tên so không dấu, không phân biệt hoa thường, bỏ khoảng trắng thừa, nên "Nguyen Van An" và "Nguyễn Văn An" là cùng tên. Tên thánh viết khác kiểu vẫn là cùng: "Giu-se"/"Giuse", "Ma-ri-a"/"Maria", "Phêrô"/"Phero", "Têrêxa"/"Têrêsa", "Phanxicô X."/"Phanxicô Xaviê" |
| Khác nhau | Điểm khác nhau hoặc điểm còn thiếu đáng chú ý | Ví dụ "khác tên cha", "chưa ghi giới tính", "cả hai chưa ghi tên thánh", "cả hai thiếu ngày sinh" (sổ tử) | Có "khác tên cha", "khác tên mẹ" thì nhiều khả năng là hai người khác nhau. Khi bật Tìm rộng hơn có thể gặp cả "khác giới tính", "khác năm sinh" |
Thanh nút#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| So sánh và gộp | Mở hộp so sánh hai hồ sơ của dòng đang chọn | Cần chọn một dòng | Nhấp đúp một dòng cũng mở hộp này. Mở xem thì không thay đổi gì |
| Không phải trùng | Ghi nhận hai hồ sơ là hai người khác nhau | Cần chọn một dòng và quyền Sửa "Công cụ hàng loạt"; hỏi lại một lần ("Đúng, không phải trùng") | Cặp đó không bao giờ được gợi ý lại, kể cả với người dùng khác của giáo xứ |
| Tìm lại | Dò lại toàn bộ sổ | Đang dò thì chữ đổi thành "Đang tìm…" | Kết quả không tự làm mới sau khi bạn sửa hồ sơ ở màn hình khác |
| Tìm rộng hơn (có thể nhiều cặp không phải trùng) | Dò theo cách cũ, rộng hơn: bắt cả cặp tên gõ khác, khác tên đệm, chỉ ghi năm sinh, thiếu ngày sinh, lệch tên thánh | Mặc định tắt. Bật/tắt thì máy dò lại thẻ đang xem; dòng quy tắc đổi thành "Đang tìm rộng hơn: gồm cả cặp tên gõ khác, chỉ ghi năm sinh, thiếu ngày sinh." | Máy nhớ theo máy tính/điện thoại đang dùng: lần sau mở lại vẫn như lần trước. Chỉ bật khi biết chắc có hồ sơ trùng mà không thấy trong danh sách; danh sách sẽ dài hơn nhiều, đọc kỹ cột Khác nhau trước khi gộp |
| Hoàn tác (thẻ Đã gộp) | Tách lại một lần gộp | Chỉ bật với dòng ghi "Còn hoàn tác được" và khi có quyền gộp loại đó | Xem mục "Hoàn tác một lần gộp" |
Menu từng dòng (chuột phải hoặc nút ⋮)#
Bấm chuột phải lên một dòng (dòng đó được chọn luôn) hoặc bấm nút ⋮ ở đầu dòng; trên điện thoại, chạm nút ⋮ trên thẻ. Không cần chọn dòng rồi mới tìm nút trên thanh nút.
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| So sánh và gộp… | Như nút So sánh và gộp | — | Nhấp đúp dòng (trên điện thoại: chạm vào thẻ) cũng mở hộp này |
| Không phải trùng | Như nút Không phải trùng | Mờ khi tài khoản không có quyền Sửa "Công cụ hàng loạt"; rê chuột thấy "Tài khoản của bạn không có quyền này" | — |
| Mở hồ sơ nên giữ lại / Mở hồ sơ nghi trùng | Mở hồ sơ giáo dân của một bên để xem kỹ trước khi gộp | Chỉ có ở thẻ Giáo dân và Sổ tử | — |
| Hoàn tác gộp… (thẻ Đã gộp) | Như nút Hoàn tác | Mờ khi lần gộp đã hoàn tác ("Lần gộp này đã hoàn tác rồi"), quá hạn ("Đã quá hạn hoàn tác") hoặc thiếu quyền ("Tài khoản của bạn không có quyền này") | — |
| Mở hồ sơ giữ lại (thẻ Đã gộp) | Mở hồ sơ giáo dân được giữ lại sau lần gộp đó | Chỉ có với lần gộp hồ sơ giáo dân | — |
Hộp "So sánh và gộp hai hồ sơ"#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Thẻ Giữ lại / Gộp vào | Cho biết hồ sơ nào được giữ, hồ sơ nào sẽ gộp vào | Mã, tên, ngày sinh, giáo họ, gia đình, đã qua đời hay đang trong hồ sơ lưu trữ | Hồ sơ "Gộp vào" sẽ không còn hiện ở danh sách, tìm kiếm và bản in sau khi gộp |
| ⇄ Đổi chiều | Giữ hồ sơ bên kia thay vì hồ sơ máy đề nghị | — | Mọi lựa chọn được tính lại từ đầu theo chiều mới |
| Bảng từng ô | Chọn giá trị đúng cho từng ô (tên thánh, họ tên, ngày sinh, cha mẹ, các bí tích, qua đời – an táng, ghi chú, ảnh...) | Mỗi ô một nút chọn bên Giữ lại hoặc bên Gộp vào; ô ghi chú có thêm Nối cả hai | Chọn sẵn: hai bên bằng nhau thì giữ nguyên; một bên trống thì lấy bên có giá trị; "Đã qua đời", "Đã có gia đình", "Tân tòng" có ở một bên thì lấy "Có"; ngày ghi đủ thắng ngày chỉ ghi năm (cùng năm); ghi chú hai bên khác nhau thì nối cả hai; còn lại giữ hồ sơ giữ lại. Ô tô vàng là chỗ hai hồ sơ ghi khác nhau — xem kỹ những ô này |
| Hiện cả những ô hai hồ sơ đều trống | Hiện mọi ô | Mặc định tắt | Để bảng gọn, ô hai bên đều trống (hoặc đều "Không") bị ẩn |
| Ô "Chỉ Quản trị giáo xứ xem" | Ô ghi chú bị ẩn với vai trò của bạn | Không hiện giá trị, không chọn được | Máy tự giữ: hồ sơ giữ lại trống thì lấy của hồ sơ kia, còn lại giữ nguyên |
| Ảnh hưởng | Liệt kê những gì sẽ chuyển sang hồ sơ giữ lại | Câu tóm tắt "Sẽ chuyển sang hồ sơ giữ lại: 2 gia đình, 1 hôn phối, 3 bí tích, 1 lớp giáo lý...", rồi từng dòng | Mỗi dòng ghi rõ "chuyển sang", "đã có ở hồ sơ giữ lại, bỏ dòng trùng" (ví dụ cả hai cùng học một lớp), hay "bỏ theo lựa chọn" |
| Tên ghi tay ở nơi khác | Liệt kê những chỗ chép tên người này bằng chữ (không nối hồ sơ) mà chữ đó khớp tên cũ nhưng khác tên sẽ dùng sau khi gộp: tên cha / tên mẹ ở hồ sơ con, tên gia đình, tên hôn phối, tên rao, người đỡ đầu ở hồ sơ người khác, người chứng hôn phối, giáo lý viên và người quản lý khối gõ tay | Mỗi chỗ một ô tích, mặc định không tích; có ô Chọn tất cả. Mỗi dòng ghi chỗ nào, chữ hiện tại (gạch ngang) → chữ mới | Chỉ chỗ được tích mới đổi, cùng lúc với lần gộp; chỗ không tích giữ nguyên chữ cũ. Đổi lựa chọn ở ô Họ tên hay Tên thánh thì danh sách và chữ mới tính lại theo tên đã chọn. Hôn phối không có phần này |
| Cần lưu ý | Những chỗ phải quyết hay phải biết trước khi gộp | Câu hỏi có nút chọn, hoặc câu nhắc | Xem mục "Quy tắc ẩn và giới hạn" |
| Tôi đã kiểm tra, đây đúng là một người | Xác nhận khi hai hồ sơ khác giới tính | Phải tích mới gộp được | Chỉ gộp khi chắc chắn một bên ghi nhầm giới tính |
| Gộp hai hồ sơ… (với hôn phối: Gộp hai hôn phối…) | Mở hộp Xác nhận gộp | Mờ khi: có điều chặn, chưa tích xác nhận, hoặc không có quyền | Bấm nút này chưa gộp gì |
| Hộp Xác nhận gộp | Đọc lại trước khi gộp | Nút Quay lại và Gộp hồ sơ | Liệt kê: giữ hồ sơ nào, lấy ô nào từ hồ sơ kia, nối ô nào, những gì sẽ chuyển, lựa chọn ở các câu hỏi, và "Hoàn tác được trong 30 ngày nếu chưa ai sửa lại những gì vừa gộp" |
Thẻ "Đã gộp"#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Lúc gộp | Ngày giờ gộp | — | Mới nhất ở trên, tối đa 200 lần gần nhất |
| Đã gộp | Hồ sơ nào gộp vào hồ sơ nào | "Tên (mã ...) vào Tên (mã ...)" | — |
| Người gộp | Ai đã gộp | Tên người dùng | — |
| Trạng thái | Còn hoàn tác được không | "Còn hoàn tác được", "Quá hạn hoàn tác", hoặc "Đã hoàn tác (ngày giờ, người)" | — |
Các việc thường làm#
Gộp hai hồ sơ giáo dân bị trùng#
Xem từng bước ở Gộp hai hồ sơ giáo dân bị trùng.
Gộp hai hôn phối của cùng một đôi#
- Bấm thẻ Hôn phối. Các cặp hôn phối có cùng hai người (hoặc hai người bên này trùng tên thánh, họ tên, giới tính, đủ ngày sinh với hai người bên kia), và cùng ngày hôn phối ghi đủ nếu cả hai đều ghi, hiện ra.
- Chọn dòng, bấm So sánh và gộp. Chọn ô đúng (số hôn phối, ngày, nơi, linh mục chứng, người chứng...).
- Bấm Gộp hai hôn phối…, đọc lại, bấm Gộp hồ sơ.
Hai hôn phối nghi trùng mà mỗi cái ghi một người khác nhau (một người bị nhập hai hồ sơ) thì gộp hồ sơ giáo dân trước ở thẻ Giáo dân; sau đó hai hôn phối mới có cùng hai người và gộp được.
Gộp hai bản ghi sổ tử của cùng một người#
- Bấm thẻ Sổ tử: chỉ những cặp mà cả hai hồ sơ đều ghi đã qua đời, trùng tên thánh, họ tên, giới tính, đủ ngày sinh, và cùng ngày qua đời ghi đủ nếu cả hai đều ghi.
- Chọn dòng, bấm So sánh và gộp. Nhóm Qua đời – an táng đứng đầu bảng: chọn ngày qua đời, nơi qua đời, lý do, ngày an táng, số và nơi an táng đúng.
- Bấm Gộp hai hồ sơ… rồi Gộp hồ sơ.
Ghi nhận "không phải trùng"#
- Chọn dòng hai người khác nhau (ví dụ hai anh em đặt cùng tên ở hai gia đình).
- Bấm Không phải trùng (trên thanh nút, hoặc chuột phải lên dòng), rồi Đúng, không phải trùng. Dòng biến mất và không gợi ý lại.
Hoàn tác một lần gộp#
- Bấm thẻ Đã gộp, chọn dòng ghi "Còn hoàn tác được". (Ngay sau khi gộp, dải thông báo xanh cũng có nút Hoàn tác.)
- Bấm Hoàn tác (hoặc chuột phải lên dòng › Hoàn tác gộp…). Máy kiểm tra trước rồi mới hỏi.
- Đọc câu "Hoàn tác lần gộp ...", bấm Hoàn tác gộp. Hai hồ sơ và mọi gia đình, hôn phối, bí tích, lớp giáo lý... trở về đúng như trước lúc gộp.
Quy tắc ẩn và giới hạn#
- Máy không bao giờ tự gộp. Màn hình chỉ gợi ý; mọi lần gộp đều do người dùng chọn và xác nhận.
- Mặc định chỉ gợi ý khi đủ cả bốn điều (góp ý của cha xứ: cách cũ hiện quá nhiều cặp không phải trùng):
- Cùng tên thánh: so không dấu, bỏ gạch nối và khoảng trắng; một số cách viết khác của cùng một tên thánh coi là một (xem cột Giống nhau). Một bên ghi tên thánh, bên kia để trống thì không gợi ý; cả hai cùng để trống thì vẫn gợi ý nhưng chỉ "Có thể trùng".
- Cùng họ tên: so cả họ, tên đệm và tên, không dấu.
- Cùng ngày sinh, ghi đủ ngày/tháng/năm ở cả hai hồ sơ. Một bên chỉ ghi năm (hoặc tháng/năm), hay một/cả hai bên để trống ngày sinh, thì không gợi ý (bật Tìm rộng hơn mới thấy), vì chỉ trùng tên thánh, họ tên và năm sinh thì nhiều người khác nhau cũng trùng.
- Không khác giới tính: một bên chưa ghi giới tính thì vẫn gợi ý, mức "Có thể trùng".
- Thẻ Sổ tử: nếu cả hai ghi ngày qua đời thì phải trùng đủ ngày/tháng/năm (một bên chỉ ghi năm thì chỉ Tìm rộng hơn). Hai hồ sơ đã qua đời mà cả hai đều để trống ngày sinh thì cùng một ngày qua đời ghi đủ ngày/tháng/năm ở cả hai được dùng thay ngày sinh (mức "Có thể trùng"), vì sổ tử của người già hay không có ngày sinh.
- Thẻ Hôn phối: cùng hai người, hoặc hai người bên này trùng hai người bên kia theo bốn điều trên; nếu cả hai ghi ngày hôn phối thì phải trùng đủ ngày/tháng/năm. "Rất giống" khi cùng ngày hôn phối ghi đủ và thêm cùng hai người, hoặc cùng số hôn phối, nơi hôn phối hay linh mục chứng.
- Tìm rộng hơn dùng cách chấm điểm cũ: họ tên (không dấu, kể cả gần giống, khác tên đệm), tên thánh, ngày sinh (cùng ngày, hoặc cùng năm khi một bên chỉ ghi năm), giới tính, tên cha, tên mẹ, giáo họ, số và ngày rửa tội, tên vợ/chồng, ngày qua đời; cặp đủ điểm thì hiện.
- Không phải trùng có hiệu lực ở cả hai cách dò. Hồ sơ đã bị đưa vào lưu trữ bằng nút xoá (Loại bỏ, Xoá) không được dò; người đã qua đời thì vẫn được dò (thẻ Sổ tử khi cả hai đều đã qua đời). Một lần dò liệt kê tối đa 500 cặp; gộp xong bấm Tìm lại để xem tiếp.
- Gộp chuyển MỌI quan hệ của hồ sơ bị gộp sang hồ sơ giữ lại: thành viên gia đình (kể cả vai trò chồng/vợ và chủ hộ), hôn phối, người nhận trong đợt bí tích, học viên và giáo lý viên lớp giáo lý, người quản lý khối giáo lý, hội đoàn, chuyển xứ, ơn gọi, rao hôn phối, và những người con đang ghi người này là cha/mẹ. Nếu hồ sơ giữ lại đã có đúng quan hệ đó (cùng gia đình cùng vai trò, cùng lớp, cùng đợt bí tích...), dòng trùng bị bỏ và những ô còn trống của dòng giữ lại được điền từ dòng bị bỏ.
- Tên ghi tay ở nơi khác chỉ đổi khi bạn tích. Máy so tên như khi dò trùng: bỏ dấu, bỏ khoảng trắng, theo tên thánh + họ tên hoặc họ tên, và chỉ đề xuất chỗ khớp tên cũ của một trong hai hồ sơ. Chỗ có liên hệ với hai hồ sơ (con của họ, gia đình họ là chồng/vợ, hôn phối và rao của họ, lớp hay khối nối với họ) được đề xuất khi khớp họ tên; tên ghép kiểu "Anh - Thảo" hay "Trần Văn Anh và Lê Thị Thảo" chỉ đổi đúng phần là tên người này. Chỗ chỉ có chữ, không liên hệ gì (người đỡ đầu, người chứng, giáo lý viên ngoài sổ) phải khớp cả tên thánh lẫn họ tên mới được đề xuất, để không đổi nhầm chữ của một người trùng tên. Những chữ đã đổi được ghi vào nhật ký gộp: hoàn tác trả lại đúng chữ cũ, và ai sửa lại chữ đó sau khi gộp thì không hoàn tác tự động được.
- Bị chặn, không gộp được (nút gộp mờ, lý do hiện màu đỏ ở đầu bảng):
- "Hai hồ sơ là hai người trong cùng một hôn phối (vợ và chồng của nhau), nên không thể là cùng một người."
- "Hai hồ sơ là hai người trong cùng một lần rao hôn phối, nên không thể là cùng một người."
- Một hồ sơ là chồng (người nam) trong một gia đình, hồ sơ kia là vợ (người nữ) trong gia đình khác.
- Một hồ sơ đang ghi hồ sơ kia là cha hoặc mẹ của mình.
- Hôn phối: "Hai hôn phối không cùng một đôi: gộp xong sẽ có hơn hai người..."
- Phải chọn trước khi gộp (phần Cần lưu ý, mặc định Giữ cả hai):
- Hai hồ sơ cùng ở một gia đình nhưng khác vai trò: giữ cả hai vai trò, chỉ giữ vai trò của hồ sơ giữ lại, hoặc chỉ giữ vai trò của hồ sơ bị gộp.
- Hai hồ sơ ở hai đợt Rửa tội (hoặc Rước lễ lần đầu, Thêm sức, An táng) khác nhau: giữ cả hai đợt hoặc chỉ một.
- Chỉ nhắc: mỗi hồ sơ có một hôn phối riêng (sau khi gộp người này có cả hai — nếu là một hôn phối nhập hai lần thì sang thẻ Hôn phối gộp tiếp); một hồ sơ ghi đã qua đời còn hồ sơ kia chưa; hồ sơ đang trong hồ sơ lưu trữ (một bên còn hoạt động thì hồ sơ giữ lại trở lại danh sách giáo dân); hai hồ sơ khác giới tính (phải tích xác nhận).
- Ai sửa giữa chừng: nếu một trong hai hồ sơ vừa được sửa ở nơi khác sau lúc bạn mở hộp so sánh, máy từ chối: "Hồ sơ vừa được sửa ở nơi khác sau lúc anh/chị mở màn so sánh. Xin xem lại rồi gộp." Nếu quan hệ đổi (ai đó vừa thêm người vào lớp...): "Quan hệ của hai hồ sơ vừa thay đổi (gia đình, bí tích, lớp...) sau lúc anh/chị mở màn so sánh. Xin xem lại phần ảnh hưởng rồi gộp." Chưa có gì bị thay đổi; mở lại hộp so sánh là xong.
- Máy khác đang mất mạng: nếu một máy còn việc chưa gửi cho hồ sơ đã bị gộp (sửa ô, thêm vào lớp...), lúc máy đó gửi về, việc được ghi vào hồ sơ giữ lại, không mất. Nếu ô đó vừa được chọn lại lúc gộp mà giá trị máy kia gửi khác đi, việc đó nằm ở Cần xem lại với câu "Một máy gửi về thay đổi cho hồ sơ trùng đã được gộp vào hồ sơ này, khác với giá trị đã chọn khi gộp." để bạn chọn giá trị đúng.
- Hoàn tác được khi: còn trong 30 ngày; chưa hoàn tác lần nào; hồ sơ giữ lại chưa bị gộp tiếp vào hồ sơ khác; chưa có máy nào gửi về thay đổi cho hồ sơ đã gộp; và mọi ô lần gộp đã ghi vẫn còn nguyên (ai sửa lại ô đó thì không hoàn tác tự động, máy nói rõ ô nào). Sửa ô khác của hồ sơ giữ lại, hay thêm quan hệ mới cho người đó sau khi gộp, không cản hoàn tác và được giữ nguyên.
- Hồ sơ đã gộp không hiện ở danh sách giáo dân, hồ sơ lưu trữ, tìm kiếm, thống kê và bản in. Bản in của hồ sơ giữ lại (lý lịch, phiếu gia đình, chứng nhận...) mang đủ các quan hệ đã chuyển sang.
Hỏi đáp và xử lý sự cố#
| Người dùng hỏi / gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Hai người khác nhau cùng tên nhưng máy báo trùng | Máy chỉ so tên thánh, họ tên, ngày sinh, giới tính, cha mẹ...; hai người cùng tên thánh, cùng họ tên, cùng ngày sinh vẫn có thể là hai người | Bấm Không phải trùng để máy không gợi ý lại |
| Biết chắc hai hồ sơ là một người mà không thấy trong danh sách | Mặc định máy chỉ gợi ý cặp trùng cả tên thánh, họ tên, giới tính và đủ ngày/tháng/năm sinh; hai hồ sơ này lệch một điều (tên gõ khác, một bên chỉ ghi năm sinh, thiếu ngày sinh hay tên thánh...). Hoặc một hồ sơ đã bị đưa vào lưu trữ bằng nút xoá | Bật Tìm rộng hơn; hoặc sửa họ tên, ngày sinh, tên thánh cho đủ rồi bấm Tìm lại. Hồ sơ đã đưa vào lưu trữ thì khôi phục trước ở Hồ sơ lưu trữ giáo dân |
| Bật Tìm rộng hơn thì danh sách dài, nhiều cặp không phải trùng | Cách dò rộng bắt cả cặp chỉ gần giống | Tắt Tìm rộng hơn để về danh sách ngắn; cặp nào chắc chắn là hai người thì bấm Không phải trùng |
| Nút Gộp hai hồ sơ… bị mờ | Có điều chặn (chữ đỏ đầu bảng), chưa tích "Tôi đã kiểm tra...", hoặc tài khoản không có quyền Sửa và Xoá | Đọc dòng chữ đỏ hoặc tích xác nhận; nếu là quyền thì nhờ Quản trị giáo xứ |
| Báo "Đang mất mạng: phần này cần có mạng mới xem được" | Tìm và gộp chạy trên máy chủ | Thử lại khi có mạng |
| Gộp nhầm | — | Thẻ Đã gộp › chọn dòng › Hoàn tác (trong 30 ngày) |
| Bấm Hoàn tác thì báo không hoàn tác được | Đã quá 30 ngày, hoặc có người đã sửa lại ô vừa gộp, hoặc máy khác đã gửi thay đổi cho hồ sơ đã gộp | Máy liệt kê lý do. Cần tách hai người thì sửa tay hồ sơ giữ lại (bỏ khỏi gia đình, bí tích... sai) và tạo lại hồ sơ kia, hoặc báo người hỗ trợ |
| Sau khi gộp có một mục mới ở "Cần xem lại" | Một máy mất mạng gửi về thay đổi cho hồ sơ đã gộp, khác giá trị bạn chọn lúc gộp | Mở Cần xem lại, chọn giá trị đúng |
Khác với bản cũ trên máy tính#
Bản cũ trên máy tính không có công cụ gộp hai hồ sơ: chỉ cảnh báo trùng lúc lưu (cùng tên thánh, họ tên, ngày sinh) rồi vẫn cho lưu. Muốn bỏ hồ sơ trùng phải xoá tay và tự thêm lại người còn lại vào từng gia đình, từng đợt bí tích.
Màn hình liên quan#
- Kiểm tra dữ liệu giáo dân — dò người thuộc nhiều gia đình, không thuộc gia đình nào
- Hồ sơ giáo dân
- Hồ sơ gia đình
- Cần xem lại
- Hồ sơ lưu trữ giáo dân