Chuẩn bị số liệu báo cáo giáo phận cuối năm#
Việc này đạt được gì#
Sau khi làm xong, bạn có đúng các con số giáo phận thường hỏi (số người sinh ra, được rửa tội, xưng tội rước lễ lần đầu, thêm sức, qua đời trong năm; số đôi hôn phối; tổng số giáo dân, tổng số gia đình) và có bản in hoặc tệp Excel kèm theo để nộp. Số liệu lấy trực tiếp sau khi đã dò và sửa những hồ sơ có dấu hiệu nhập sai hoặc nhập thiếu, để không báo nhầm.
Nếu việc muốn làm là xem giáo xứ tăng trưởng qua nhiều năm để trình bày với cha xứ mới (không phải nộp số liệu cho giáo phận), dùng Xem tăng trưởng giáo xứ qua các năm thay vì cách này.
Trước khi bắt đầu#
- Biết chắc năm cần báo cáo (thường là năm dương lịch vừa qua).
- Có mạng: mọi bước dò lỗi và thống kê đều chạy trên máy chủ.
- Vai trò từ Nhập dữ liệu trở lên để sửa được các hồ sơ bị báo lỗi. Ai chỉ có vai trò Chỉ xem vẫn dò và xem được số liệu, nhưng không sửa được hồ sơ và không đưa hồ sơ thừa vào lưu trữ (việc đó cần Quản lý sổ sách trở lên).
Các bước#
- Ở Kiểm tra dữ liệu giáo dân, để Giáo họ cần kiểm tra là Tất cả, giữ nguyên sáu ô tích mặc định, bấm Bắt đầu kiểm tra.
Kết quả kiểm tra dữ liệu giáo dân. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Đọc số "N giáo dân có lỗi" và duyệt từng dòng theo cột Nguyên nhân. Mở từng hồ sơ bằng Xem - sửa, sửa ngày tháng hoặc gia đình bị sai, bấm Cập nhật rồi quay lại thẻ Kiểm tra và bấm Bắt đầu kiểm tra lại để xác nhận đã sạch. Hồ sơ thật sự thừa hoặc trùng thì chọn dòng và bấm Loại bỏ (cần vai trò Quản lý sổ sách trở lên).
- Làm tương tự ở Kiểm tra dữ liệu gia đình: chọn Giáo họ cần kiểm tra là Tất cả, giữ nguyên bốn ô tích, bấm Bắt đầu kiểm tra, sửa từng gia đình bị báo lỗi (ngày hôn phối, khoảng cách tuổi cha mẹ con...) rồi kiểm tra lại.
Kết quả kiểm tra dữ liệu gia đình. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Ở Thống kê chung, lần lượt lấy từng con số cần báo cáo: chọn Điều kiện (ví dụ Rửa tội), sửa Từ ngày/Đến ngày thành 01/01–31/12 của năm cần báo cáo, để Giáo họ là Tất cả, bấm Tìm kiếm. Đọc con số cạnh nút (ví dụ "132 người được rửa tội"). Lặp lại cho Sinh ra, Xưng tội - rước lễ lần đầu, Thêm sức, Qua đời, Hôn phối (chọn Trạng thái hôn phối là Không phân loại để đếm mọi đôi).
Đếm số người được rửa tội trong năm. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Lấy con số tổng: chọn Tổng số giáo dân, đặt Đến ngày là 31/12 của năm cần chốt, bấm Tìm kiếm. Nếu giáo phận muốn cả người đã qua đời và đã chuyển đi trong năm, tích Tính cả trong hồ sơ lưu trữ trước khi tìm — ghi rõ trong báo cáo là con số nào có tính điều kiện nào, vì hai cách tính cho hai kết quả khác nhau.
- Với mỗi con số cần đính kèm danh sách, bấm In danh sách hoặc Xuất Excel ngay sau khi có kết quả. Bản in mở trong Khung xem in: xem lại nội dung, bấm In để in ngay hoặc Tải PDF nếu cần lưu tệp gửi giáo phận.
Làm xong sẽ thấy gì#
Không còn hồ sơ nào ở màn hình Kiểm tra dữ liệu giáo dân và Kiểm tra dữ liệu gia đình (hoặc chỉ còn những hồ sơ bạn đã xác nhận là bình thường, ví dụ người goá bụa tái hôn có nhiều hôn phối). Bạn có đủ các con số của Thống kê chung cho từng điều kiện đã hỏi, kèm bản in hoặc tệp Excel đã tải về để đính kèm báo cáo.
Không được thì sao#
| Người dùng gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Sửa xong một hồ sơ ở Kiểm tra dữ liệu mà dòng vẫn còn trong danh sách lỗi | Kết quả không tự làm mới | Bấm Bắt đầu kiểm tra lại sau khi sửa |
| Không có hoặc không bấm được Loại bỏ ở hồ sơ thừa | Vai trò không có quyền Xoá giáo dân, gia đình (ví dụ Nhập dữ liệu, Chỉ xem) | Nhờ Quản lý sổ sách hoặc Quản trị giáo xứ đưa hồ sơ vào lưu trữ |
| Con số Tổng số giáo dân thấp hơn giáo phận hỏi | Mặc định bỏ người đã qua đời, đã chuyển đi và hồ sơ đánh dấu không thống kê | Tích Tính cả trong hồ sơ lưu trữ ở Thống kê chung nếu giáo phận muốn tính cả những người đó |
| Vừa nhập thêm người mà không thấy trong kết quả thống kê | Dữ liệu chưa đồng bộ lên máy chủ, hoặc người đó thiếu đúng ngày tháng của điều kiện đang xem | Kiểm tra Thanh trạng thái đồng bộ; mở hồ sơ kiểm tra ngày; bấm Tìm kiếm lại |
| Mất mạng giữa chừng | Việc dò lỗi và thống kê đều chạy trên máy chủ | Thử lại khi có mạng; dữ liệu đã nhập ở các hồ sơ khác vẫn được giữ trên máy |