Lập một hội đoàn mới#
Việc này đạt được gì#
Sau khi làm xong, giáo xứ có một hội đoàn mới (ví dụ Legio Mariae, Ca đoàn, Hội các bà mẹ Công giáo...) trong danh mục hội đoàn, với những hội viên đầu tiên đã được thêm, ghi ngày vào hội và chức vụ (hội trưởng, thư ký...) nếu có.
Trước khi bắt đầu#
- Biết tên hội đoàn, thánh bổn mạng (nếu có) và ngày thành lập (nếu biết).
- Danh sách những người sẽ là hội viên đầu tiên đã có hồ sơ giáo dân trong sổ (nếu chưa, tạo được ngay trong lúc thêm hội viên bằng nút Thêm mới).
- Vai trò từ Nhập dữ liệu trở lên để tạo hội đoàn và thêm hội viên. Xoá hẳn một hội viên (khác với cho ra khỏi hội mà vẫn giữ lịch sử) cần vai trò Quản lý sổ sách trở lên.
- Mất mạng vẫn làm được: tạo, sửa hội đoàn và thêm, sửa hội viên được ghi trong máy rồi tự gửi lên máy chủ khi có mạng lại. Riêng xoá hội đoàn cần có mạng.
Các bước#
- Ở Danh sách hội đoàn, bấm Thêm hội đoàn.
Danh sách hội đoàn. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Nhập Tên hội đoàn (bắt buộc), Thánh bổn mạng, Ngày bổn mạng (chỉ ngày/tháng, không có năm), Ngày thành lập, Ghi chú nếu có, rồi bấm Tạo hội đoàn.
- Thẻ đóng lại và trở về danh sách. Nhấp đúp hội đoàn vừa tạo để mở lại.
- Ở Hội đoàn, tại khung "Danh sách hội viên", bấm Chọn, gõ tên hoặc mã cũ của từng người, bấm đúng người trong kết quả để thêm — người đó vào hội đoàn ngay với Vai trò mặc định "Hội viên". Người chưa có hồ sơ thì bấm Thêm mới để tạo rồi tự vào hội đoàn.
Một hội đoàn và danh sách hội viên. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Với từng hội viên, nhấp đúp dòng của họ để mở hộp "Sửa thông tin hội viên", điền Ngày vào hội đoàn, và gõ Vai trò (ví dụ "Trưởng hội đoàn", "Thư ký") nếu người đó giữ chức vụ, rồi bấm Lưu.
- Muốn có bản in để lưu hoặc phát: bấm In danh sách (mở trong khung xem PDF, có nút In và Tải PDF) hoặc Xuất Excel.
Làm xong sẽ thấy gì#
Hội đoàn mới xuất hiện ở Danh sách hội đoàn với cột Hội viên đúng số người vừa thêm. Mở hội đoàn thấy đủ danh sách hội viên, mỗi người có Ngày vào hội đoàn và Vai trò đã điền (nếu có).
Cho một hội viên ra khỏi hội mà vẫn giữ lịch sử#
Đây là việc thường gặp sau khi hội đoàn đã hoạt động một thời gian. Ở Hội đoàn, nhấp đúp dòng của hội viên cần cho ra, điền Ngày ra hội đoàn (thường là hôm nay), bấm Lưu. Người đó biến khỏi danh sách hiển thị mặc định nhưng không mất: bật ô "Hiện cả người đã ra khỏi hội đoàn" để thấy lại (dòng bị gạch ngang), và cột Hội viên ở Danh sách hội đoàn tự giảm đi vì chỉ đếm người chưa có Ngày ra. Đừng dùng nút Xóa khỏi hội đoàn cho trường hợp này — nút đó xoá hẳn, không hỏi lại và không giữ lịch sử; chỉ dùng khi thêm nhầm người.
Không được thì sao#
| Người dùng gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy nút Thêm hội đoàn | Vai trò không có quyền Thêm hội đoàn (ví dụ Chỉ xem) | Nhờ Quản trị giáo xứ hoặc Quản lý sổ sách cấp vai trò Nhập dữ liệu trở lên |
| Tạo hội đoàn xong mà không thấy chỗ thêm hội viên | Sau khi bấm Tạo hội đoàn, thẻ đóng lại | Nhấp đúp hội đoàn vừa tạo ở danh sách để mở lại, khung hội viên hiện ở đó |
| Thêm một người báo "Giáo dân này đã tồn tại trong hội đoàn rồi!!!" | Người đó đang là hội viên (chưa có Ngày ra hội đoàn) | Tìm dòng của người đó trong lưới; nếu họ đã rời hội trước đó, mở dòng và điền Ngày ra rồi thêm lại nếu cần |
| Muốn xoá hội viên khỏi hội nhưng giữ lịch sử, nhưng chỉ thấy nút Xóa khỏi hội đoàn (xoá hẳn) | Nút này dùng cho xoá hẳn người thêm nhầm | Đặt Ngày ra hội đoàn thay vì bấm Xóa khỏi hội đoàn |
| Xóa khỏi hội đoàn báo "Tài khoản không có quyền thực hiện thao tác này." | Tài khoản Nhập dữ liệu hoặc Chỉ xem không được xoá hẳn hội viên | Đặt Ngày ra hội đoàn (Nhập dữ liệu làm được), hoặc nhờ Quản lý sổ sách xoá hẳn nếu đúng là thêm nhầm |
| Con thêm hội viên xong mà cột Hội viên ở danh sách chưa đổi | Danh sách hội đoàn ở thẻ khác chưa tải lại; chỉ tự làm mới khi bạn lưu hoặc xoá cả hội đoàn | Sang thẻ Danh sách hội đoàn và bấm Tải lại |