Gộp hai hồ sơ giáo dân bị trùng#

Việc này đạt được gì#

Khi một người có hai hồ sơ (ví dụ anh Bình ở gia đình cha mẹ, rồi lúc lập gia đình riêng người nhập lại tạo thêm một "Trần Văn Bình" mới), bạn gộp hai hồ sơ thành một: chọn giá trị đúng cho từng ô, và mọi gia đình, hôn phối, bí tích, lớp giáo lý, hội đoàn, rao hôn phối, chuyển xứ, ơn gọi của hồ sơ thừa chuyển sang hồ sơ giữ lại. Hồ sơ thừa không còn hiện ở đâu nữa, nhưng gộp nhầm thì hoàn tác được trong 30 ngày.

Đừng dùng nút Loại bỏ (đưa vào lưu trữ) cho hồ sơ trùng: cách đó chỉ giấu hồ sơ đi, gia đình, hôn phối, bí tích của nó vẫn nằm ở hồ sơ đã giấu và mất khỏi người còn lại.

Trước khi bắt đầu#

• Máy phải có mạng: tìm và gộp chạy trên máy chủ.
• Tài khoản cần quyền Sửa và Xoá ở mục "Giáo dân" (vai trò Quản lý sổ sách hoặc Quản trị giáo xứ). Vai trò khác chỉ xem được.
• Chuẩn bị sổ gốc (sổ rửa tội, sổ gia đình) để đối chiếu những ô hai hồ sơ ghi khác nhau.
• Nếu có máy nào đang mất mạng mà còn việc chưa gửi, không cần chờ: việc của máy đó gửi về sau vẫn được ghi vào hồ sơ giữ lại.

Các bước#

1. Mở Tìm hồ sơ trùng (menu Công cụ › Tìm hồ sơ trùng). Thẻ Giáo dân tự dò, các cặp giống nhất đứng trên cùng.
2. Ở Tìm hồ sơ trùng, đọc cột Giống nhau và Khác nhau của dòng nghi trùng. Hai người khác nhau thật (ví dụ hai anh em họ cùng tên) thì bấm Không phải trùng và bỏ qua dòng đó.
3. Ở Tìm hồ sơ trùng, chọn dòng, bấm So sánh và gộp. Hộp so sánh mở ra: bên trái là hồ sơ Giữ lại (máy đề nghị hồ sơ có Mã GD nhỏ hơn), bên phải là hồ sơ Gộp vào. Muốn giữ hồ sơ bên kia thì bấm ⇄ Đổi chiều.
4. Xem các ô tô vàng (hai hồ sơ ghi khác nhau). Với mỗi ô, bấm nút chọn bên có giá trị đúng theo sổ gốc. Ô một bên trống đã chọn sẵn bên có giá trị; ghi chú hai bên khác nhau được chọn sẵn Nối cả hai.
5. Đọc phần Ảnh hưởng: máy liệt kê từng gia đình, hôn phối, đợt bí tích, lớp giáo lý... sẽ chuyển sang hồ sơ giữ lại.
6. Nếu có phần Tên ghi tay ở nơi khác (ví dụ tên cha ở hồ sơ con, tên gia đình "Anh - Thảo"), tích những chỗ muốn đổi sang tên sau khi gộp, hoặc bấm Chọn tất cả. Không tích chỗ nào thì mọi chữ đó giữ nguyên.
7. Đọc phần Cần lưu ý nếu có. Trả lời các câu hỏi (ví dụ hai hồ sơ ở hai đợt Rửa tội khác nhau: giữ cả hai hay chỉ một). Hai hồ sơ khác giới tính thì phải tích Tôi đã kiểm tra, đây đúng là một người.
8. Bấm Gộp hai hồ sơ…. Hộp Xác nhận gộp tóm tắt việc sắp làm bằng lời thường; đọc lại rồi bấm Gộp hồ sơ.
9. Dải thông báo xanh hiện "Đã gộp ...". Bấm Mở hồ sơ giữ lại để mở Hồ sơ giáo dân của người đó và kiểm lại.

   

10. Nếu người đó có hai hôn phối mà thật ra là một hôn phối nhập hai lần, quay lại Tìm hồ sơ trùng, bấm thẻ Hôn phối và gộp tiếp cặp hôn phối đó theo cùng cách.

Làm xong sẽ thấy gì#

• Ở Hồ sơ gia đình của cả hai gia đình (gia đình cha mẹ và gia đình riêng), người đó hiện với cùng một Mã GD (mã của hồ sơ giữ lại).
• Tìm tên người đó ở ô tìm trên thanh trên chỉ còn một kết quả. Hồ sơ đã gộp không hiện ở danh sách giáo dân, hồ sơ lưu trữ, thống kê hay bản in.
• Hồ sơ giữ lại có đủ hôn phối, bí tích, lớp giáo lý, hội đoàn của cả hai hồ sơ cũ; in lý lịch hay phiếu gia đình đều có đủ.
• Những chỗ ghi tay đã tích mang tên mới (ví dụ hồ sơ con ghi đúng tên cha); chỗ không tích vẫn như cũ.
• Thẻ Đã gộp có dòng mới, trạng thái "Còn hoàn tác được".

Không được thì sao#