Các khái niệm trong phần mềm#

Phần mềm QLGX ghi sổ giáo xứ bằng khoảng hai chục loại "hồ sơ". Trang này giải thích từng loại bằng lời của người dùng, hồ sơ nào thuộc về hồ sơ nào, và những chỗ dễ hiểu nhầm. Đọc một lần, các màn hình khác sẽ dễ theo dõi hơn. Cách bấm từng nút nằm ở trang của từng màn hình; trang này chỉ nói "cái gì là cái gì".

Bản đồ các đối tượng#

Bảng dưới đây liệt kê các loại hồ sơ trong phần mềm, hồ sơ đó gắn với hồ sơ nào, và mở ở đâu.

Giáo xứ, giáo họ và những nơi người ta thuộc về#

Giáo xứ#

Mỗi tài khoản thuộc đúng một giáo xứ, và tên giáo xứ hiện ngay trên thanh trên cùng của phần mềm. Mọi giáo dân, gia đình, sổ bí tích, hội đoàn, lớp giáo lý... bạn nhìn thấy đều là của giáo xứ đó. Phần mềm chạy trên một máy chủ chung phục vụ nhiều giáo xứ, nhưng tài khoản của giáo xứ này không thấy được hồ sơ của giáo xứ khác.

Ở màn hình Thông tin giáo xứ có tên, địa chỉ, điện thoại, email, website, ghi chú của giáo xứ và danh sách các cha quản xứ. Ô Giáo phận và Giáo hạt ở đó chỉ để xem (hiện "Chưa gán" nếu chưa được gán).

Giáo phận và giáo hạt#

Giáo phận và giáo hạt là hai cấp nằm trên giáo xứ. Giáo xứ được xếp vào một giáo hạt, giáo hạt thuộc một giáo phận. Việc này do Quản trị hệ thống (người vận hành máy chủ) sắp xếp; giáo xứ chỉ nhìn thấy kết quả ở ô Giáo phận, Giáo hạt của màn hình Thông tin giáo xứ.

Giáo họ#

Giáo họ là khu vực nhỏ hơn trong giáo xứ. Khi nhập giáo dân hoặc gia đình, bạn phải chọn giáo họ trước, nên danh sách giáo họ là việc đầu tiên cần lập (xem Bắt đầu nhanh).

Một giáo họ có thể có giáo họ cha. Để trống ô Giáo họ cha thì đó là giáo họ cấp 1. Tên giáo họ không được trùng: phần mềm báo "Tên giáo họ này đã có. Hãy nhập tên khác".

Muốn xóa một giáo họ, giáo họ đó phải trống: không còn giáo dân, không còn gia đình (kể cả hồ sơ lưu trữ) và không còn giáo họ con. Nếu còn, phần mềm báo "Không xoá được: giáo họ này còn ... (tính cả hồ sơ lưu trữ)" và gợi ý dùng Chuyển họ hàng loạt để chuyển người, gia đình đang sinh hoạt sang giáo họ khác; hồ sơ lưu trữ thì đổi Giáo họ trong từng hồ sơ.

Ngoài xứ#

Ngoài xứ không phải một giáo họ thật. Đó là lựa chọn "không thuộc giáo họ nào của giáo xứ này", dùng cho người, gia đình ở xứ khác (ví dụ người chồng hoặc vợ không phải giáo dân của xứ, hoặc người lương dân kết hôn với giáo dân trong xứ). Khi chọn Ngoài xứ trong hồ sơ giáo dân, ô Giáo xứ và Giáo phận hiện ra để ghi nơi họ thuộc về, và phần "Thông tin chuyển xứ" bị ẩn.

Thông thường gia đình chọn Ngoài xứ là gia đình "Không tính vào thống kê". Nếu bạn chọn Ngoài xứ cho một gia đình vẫn được thống kê (hoặc ngược lại), phần mềm hỏi lại một lần để chắc là bạn không chọn nhầm.

Giáo dân và gia đình#

Giáo dân (hồ sơ cá nhân)#

Hồ sơ giáo dân là hồ sơ của một người. Mỗi người chỉ nên có đúng một hồ sơ trong toàn giáo xứ, dù người đó xuất hiện ở sổ rửa tội, sổ hôn phối, gia đình, hội đoàn hay lớp giáo lý. Ở các nơi đó bạn tìm và chọn người đã có, thay vì nhập lại; chỉ khi người đó chưa có hồ sơ mới thêm mới.

Hồ sơ giáo dân gồm năm thẻ: Cá nhân, Giáo lý, Hôn phối, Ơn gọi tận hiến, Hội đoàn. Ba ô bắt buộc để lưu là Họ tên, Phái (giới tính) và Ngày sinh.

Mỗi giáo dân có một Mã GD (mã giáo dân), là con số do máy chủ cấp. Hồ sơ vừa thêm ở một máy chưa kịp gửi lên máy chủ sẽ hiện "(chưa cấp số)" cho tới khi gửi xong (xem mục Làm việc trên nhiều máy và khi mất mạng). Số này giúp tìm lại người: ô tìm giáo dân nhận cả tên lẫn mã.

Gia đình#

Gia đình là sổ gia đình: một người nam (chồng), một người nữ (vợ) và các thành viên khác (con, cháu, cha, mẹ, ông, bà...). Khi lập gia đình mới, phải có Tên gia đình, chọn Giáo họ, và có ít nhất một trong hai người Chồng hoặc Vợ (hộ góa, hộ độc thân chỉ có một người vẫn hợp lệ). Mã gia đình do phần mềm tự cấp khi lưu.

Mỗi gia đình có một người chủ hộ: chọn trong hai ô Chủ hộ cạnh Người nam và Người nữ. Chủ hộ chỉ có thể là chồng hoặc vợ, không thể là thành viên khác.

Vai trò trong gia đình#

Mỗi thành viên có một vai trò trong gia đình: Chồng, Vợ, Con, Cháu, Cha, Mẹ, Ông, Bà, Anh, Chị, Em, Cô, Chú, Bác, Cậu, Dì, Mợ, Thím, Dượng, Dâu, Rể hoặc "Chưa rõ". Hai vai trò Chồng và Vợ chỉ gán qua hai ô Người nam, Người nữ; các vai trò còn lại chọn khi thêm thành viên. Mỗi gia đình có tối đa một Chồng và một Vợ. Người ở ô Người nam không thể là nữ ("Người chồng không thể là nữ!"), người ở ô Người nữ không thể là nam ("Người vợ không thể là nam!").

Một giáo dân thuộc mấy gia đình#

Một giáo dân có thể có mặt trong nhiều gia đình: ví dụ một người con vừa còn trong sổ gia đình của cha mẹ, vừa là chồng hoặc vợ trong gia đình riêng của mình. Nhưng làm chồng hoặc vợ thì chỉ ở một gia đình; nếu người đó đang làm chồng (hoặc vợ) ở gia đình khác, phần mềm báo "Giáo dân này đang làm người nam (Người chồng) trong gia đình [...] Vui lòng xem lại".

Khi thêm một người vào gia đình mà họ đã là thành viên của gia đình khác, phần mềm hỏi lại trước khi thêm. Xem thêm ở Hồ sơ gia đình.

Giáo họ của gia đình và của giáo dân là hai ô riêng#

Giáo dân có ô Giáo họ của riêng mình, gia đình có ô Giáo họ của riêng gia đình. Đổi Giáo họ trong hồ sơ gia đình rồi bấm Cập nhật chỉ đổi giáo họ của gia đình đó; giáo họ ghi trong hồ sơ từng thành viên không tự đổi theo. Muốn chuyển cả gia đình cùng các thành viên sang giáo họ mới, dùng Chuyển họ hàng loạt: với gia đình, công cụ đó đổi giáo họ của gia đình và của mọi thành viên trong gia đình.

Qua đời, chuyển xứ, không tính thống kê#

Ba dấu này nằm trong hồ sơ và quyết định người hoặc gia đình có hiện trong danh sách chính hay không:

Hồ sơ lưu trữ, xóa mềm và xóa vĩnh viễn#

Phần mềm có hai kiểu xóa, và khác nhau rất nhiều:

• Đưa vào lưu trữ (xóa mềm): hồ sơ biến khỏi danh sách chính, nhưng vẫn nằm trong Hồ sơ lưu trữ và có thể tìm lại, mở, in.
• Xóa vĩnh viễn: xóa hẳn khỏi phần mềm, không lấy lại được.

Hồ sơ lưu trữ giáo dân gồm những người thỏa một trong ba điều kiện: đã Đưa vào lưu trữ, hoặc đã đánh dấu Qua đời, hoặc bản ghi chuyển xứ mới nhất là "Đã chuyển đi xứ khác". Hồ sơ lưu trữ gia đình gồm gia đình đã Đưa vào lưu trữ hoặc đã đánh dấu "Đã chuyển đi xứ khác". Vì vậy một người qua đời tự động nằm ở lưu trữ mà không ai phải xóa gì cả.

Xóa vĩnh viễn một giáo dân bị chặn nếu người đó còn là thành viên của một gia đình: phần mềm liệt kê từng gia đình và yêu cầu "xóa giáo dân ra khỏi gia đình trước khi xóa giáo dân này". Xóa vĩnh viễn giáo dân cũng xóa luôn phần người đó trong sổ bí tích và trong lớp giáo lý, gỡ liên kết hôn phối, và làm trống ô người trong các đôi rao có tên họ. Xóa vĩnh viễn luôn do máy chủ thực hiện, nên cần có mạng: mất mạng thì phần mềm báo "Xoá vĩnh viễn cần kết nối mạng. Máy đang mất mạng nên chưa làm, xin thử lại khi có mạng." Đưa vào lưu trữ thì làm được cả khi mất mạng.

Muốn xem người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ ngay ở danh sách chính, tích ô "Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ" ở Danh sách giáo dân.

Bí tích và hôn phối#

Sổ bí tích (đợt bí tích)#

Một "đợt" là một lần ban bí tích: có ngày bí tích, linh mục, nơi và danh sách người nhận. Các loại đợt là Rửa tội, Rước lễ (Xưng tội rước lễ lần đầu) và Thêm sức. Danh sách sổ bí tích còn có loại "Hôn phối", hiện danh sách các cặp hôn phối theo năm.

Điều quan trọng: đợt và hồ sơ giáo dân liên thông. Khi bạn thêm người vào đợt, hoặc bấm Cập nhật đợt, phần mềm chép Ngày bí tích, Linh mục và Nơi của đợt xuống hồ sơ của mọi người trong đợt. Xem hai điều dễ nhầm ở mục Hai thứ người ta hay nhầm bên dưới.

Hôn phối#

Hôn phối là hồ sơ của một đôi (chồng, vợ), có số sổ, nơi, ngày, linh mục chứng, hai người chứng và cách thức. Nhập được từ hồ sơ giáo dân (thẻ Hôn phối) hoặc từ hồ sơ gia đình. Nhập cho người chồng thì người vợ tự có hôn phối đó và ngược lại. Hai người trong một hôn phối phải khác nhau, và một đôi không được ghi trùng hai lần.

Đôi rao (rao hôn phối)#

Đôi rao là hồ sơ ba lần rao (Rao lần 1, 2, 3) trước khi cưới. Mỗi bên (bên nam, bên nữ) là một giáo dân của xứ, hoặc là người ở xứ khác, khi đó ghi tay giáo xứ, giáo phận của họ. Đôi rao cũng ghi cha nhận điều tra và giáo xứ nhận. Từ đôi rao in được giấy điều tra và bản kết quả rao.

Ơn gọi tận hiến#

Thẻ "Ơn gọi tận hiến" trong hồ sơ giáo dân ghi đời sống tận hiến của người đó (chức vụ, dòng tu, nơi phục vụ, các mốc ngày khấn, thụ phong...). Đây là phần của hồ sơ giáo dân, không phải một màn hình riêng.

Hội đoàn#

Hội đoàn là một đoàn thể trong giáo xứ, có Tên hội đoàn, Thánh bổn mạng, Ngày bổn mạng (chỉ nhập ngày và tháng), Ngày thành lập và ghi chú. Mỗi thành viên là một giáo dân, kèm Ngày vào hội đoàn, Ngày ra và Vai trò (chức vụ). Thêm người vào hội đoàn làm được từ màn hình Hội đoàn hoặc từ thẻ Hội đoàn trong hồ sơ giáo dân.

Giáo lý: khối, lớp, học viên#

Giáo lý có ba tầng: khối (do giáo xứ tự đặt tên), lớp (một lớp thuộc một khối và có Năm) và học viên (giáo dân trong lớp, có số thứ tự, cột hoàn thành và ghi chú). Mỗi lớp còn có danh sách giáo lý viên (cũng là giáo dân). Mỗi khối có Người quản lý (một giáo dân đang còn sống) và ô tuỳ chọn Chuẩn bị bí tích, dùng để ẩn sẵn những người đã nhận bí tích đó khi chọn học viên.

Thêm học viên vào lớp: phần mềm chặn nếu người đó đã có trong lớp khác cùng khối và cùng năm; khác năm thì được.

Chuyển lớp thực chất là thêm học viên vào lớp đích, không rút họ khỏi lớp cũ (xem Hai thứ người ta hay nhầm).

Mẫu in#

Mẫu in là khuôn của giấy tờ phần mềm in ra. Có mẫu chung của hệ thống và mẫu riêng của giáo xứ; nếu giáo xứ đã sửa mẫu riêng thì mẫu riêng luôn được dùng thay cho mẫu chung. Vai trò có quyền Xem In / xuất xem được danh sách mẫu; sửa mẫu riêng của giáo xứ cần quyền Sửa In / xuất (trong các vai trò có sẵn chỉ Quản trị giáo xứ có), chỉ Quản trị hệ thống sửa được mẫu chung. Chi tiết ở Quản lý mẫu in.

Tài khoản và vai trò#

Tài khoản là người đăng nhập, gồm tên đăng nhập, mật khẩu (ít nhất 8 ký tự), họ tên, email, số điện thoại và một vai trò. Vai trò quyết định người đó mở được màn hình nào và xem, thêm, sửa, xóa được gì. Mỗi giáo xứ có sẵn các vai trò Chỉ xem, Nhập dữ liệu (trước đây gọi là Chỉ nhập), Quản lý sổ sách, Giáo lý viên và Quản trị giáo xứ; Quản trị giáo xứ tạo thêm được vai trò riêng ở Vai trò & phân quyền. Ngoài ra có Quản trị hệ thống. Bảng đầy đủ ở Vai trò và quyền hạn.

Quản trị hệ thống là người vận hành máy chủ, không phải người của một giáo xứ. Vai trò này chỉ được cấp trên máy chủ, không tạo được từ màn hình Quản lý tài khoản.

Làm việc trên nhiều máy và khi mất mạng#

Phần mềm cho nhiều người ở nhiều máy cùng làm việc với một sổ chung, và vẫn dùng được khi mạng chập chờn. Ba khái niệm dưới đây giải thích điều bạn thấy ở dòng trạng thái nhỏ cạnh nút tròn tên bạn trên thanh trên.

Bản sao trong máy#

Sau khi đăng nhập, máy tải toàn bộ dữ liệu giáo xứ về trình duyệt một lần (lần đầu có thể chờ một lúc; dòng trạng thái ghi "Đang tải dữ liệu giáo xứ về máy lần đầu"). Sau đó danh sách giáo dân, gia đình được đọc ngay từ bản sao này, nhanh và mất mạng vẫn xem được. Thay đổi từ máy khác được nhận về khi bạn quay lại phần mềm, khi có mạng trở lại, và định kỳ (khoảng 1 phút khi đang gõ, 5 phút khi để yên).

Hàng chờ#

Khi bạn bấm Lưu một hồ sơ giáo dân hoặc gia đình, phần mềm lưu vào máy trước, rồi tự gửi lên máy chủ. Những việc đã lưu trong máy mà chưa gửi lên gọi là hàng chờ. Dòng trạng thái nói rõ số việc đang chờ; chỉ khi hàng chờ trống mới hiện "Đã lưu an toàn".

Cần xem lại#

Hai người ở hai máy sửa cùng một ô của cùng một hồ sơ và ghi hai giá trị khác nhau thì phần mềm giữ giá trị mới hơn để làm việc tiếp, và đưa cả hai giá trị vào hộp Cần xem lại để bạn kiểm lại với sổ gốc. Hai người sửa hai ô khác nhau của một hồ sơ thì gộp im lặng, không hỏi gì.

Bảng thuật ngữ phần mềm#

Các từ dưới đây là từ của phần mềm (khác với thuật ngữ Công giáo mà quý cha, quý sơ đã quen).

Hai thứ người ta hay nhầm#

Xóa và lưu trữ#

Hộp xóa ở danh sách giáo dân, gia đình có ba nút: Xóa vĩnh viễn, Đưa vào lưu trữ, Hủy bỏ. Nhiều người bấm Xóa vĩnh viễn với ý "cất đi". Xóa vĩnh viễn không lấy lại được. Muốn cất một hồ sơ mà vẫn còn tra cứu được, bấm Đưa vào lưu trữ. Khi xóa nhiều dòng cùng lúc, muốn xóa vĩnh viễn phải gõ đúng số lượng dòng vào ô xác nhận; còn Đưa vào lưu trữ thì bấm là làm.

Đưa vào lưu trữ và đánh dấu Qua đời là hai việc khác nhau. Đưa vào lưu trữ là "cất hồ sơ đi"; Qua đời là một thông tin thật của người đó (ngày, nơi qua đời, nơi an táng) và vẫn cần điền, dù người đó đã tự nằm ở lưu trữ.

Người qua đời và người chuyển đi#

Cả hai đều vào Hồ sơ lưu trữ, nhưng khác nhau:

Đợt bí tích và hồ sơ giáo dân#

Xóa cả một đợt bí tích không xóa Ngày, Linh mục, Nơi bí tích đã chép vào hồ sơ từng giáo dân; các ô đó vẫn nằm trong hồ sơ. Ngược lại, khi xóa một người ra khỏi đợt, phần mềm hỏi có xóa luôn thông tin bí tích đó khỏi hồ sơ người ấy hay không; chỉ khi bạn đồng ý thì ô Ngày, Nơi, Linh mục, số sổ của bí tích đó trong hồ sơ người ấy mới bị xóa.

Chuyển lớp không rút khỏi lớp cũ#

Chức năng Chuyển lớp trong giáo lý thêm những học viên đã chọn vào lớp đích, và giữ nguyên họ ở lớp cũ. Người đã có sẵn trong lớp đích thì bị bỏ qua. Muốn học viên rời lớp cũ, xóa họ khỏi lớp cũ bằng thao tác riêng.

Giáo họ của gia đình và của thành viên#

Xem mục Giáo họ của gia đình và của giáo dân là hai ô riêng: đổi giáo họ trong hồ sơ gia đình không kéo theo giáo họ của các thành viên.