Bắt đầu nhập dữ liệu cho cả giáo xứ#

Xem video trước nếu tiện (khoảng 3 phút, có lời đọc và chữ phụ đề):

Việc này đạt được gì#

Giáo xứ mới dùng phần mềm, sổ sách còn trên giấy (sổ gia đình, sổ Rửa tội, Thêm sức, Hôn phối...), nhập được toàn bộ vào phần mềm theo một thứ tự hợp lý: mỗi người chỉ một hồ sơ, mỗi gia đình chỉ một hồ sơ, nhiều người chia nhau nhập cùng lúc mà không giẫm chân nhau, và sau cùng kiểm lại được với từng gia đình.

Giáo xứ đang dùng phần mềm bản desktop thì không cần nhập lại: dữ liệu cũ được chuyển sang bản web, xem Đưa một giáo xứ đang dùng bản desktop sang bản web.

Trước khi bắt đầu#

• Đã đăng nhập được (xem Bắt đầu nhanh). Bước 1 và 2 dưới đây cần vai trò Quản trị giáo xứ; người nhập liệu cần ít nhất vai trò Nhập dữ liệu.
• Thống nhất quy ước nhập cho mọi người trước khi chia việc, ví dụ: tên thánh viết kiểu nào ("Giuse" hay "Giu-se", "Maria" hay "Ma-ri-a"), địa danh viết đầy đủ hay viết tắt, cách ghi giáo họ ở xứ khác. Phần mềm tự viết hoa chữ đầu mỗi từ của họ tên, nơi chốn; còn cách viết thì phải tự thống nhất. Lỡ viết lệch nhau thì sau này dùng Tìm và thay thế để sửa hàng loạt.
• Gom sổ sách hiện có và chọn một trong ba cách nhập ở bước 4.
• Nên đọc Thao tác chung ở mọi màn hình để quen ô ngày, ô chọn người, lưới.

Các bước#

1. Nhập thông tin giáo xứ và danh sách cha quản xứ ở màn Giáo xứ: sửa tên (số 1), địa chỉ (số 2) rồi bấm Cập nhật (số 3); thêm các cha quản xứ bằng nút + Thêm (số 4). Thông tin này hiện trên các giấy tờ in ra.

   

2. Lập đủ danh sách giáo họ ở màn Giáo họ: bấm Thêm giáo họ, gõ tên (số 1), chọn giáo họ cha nếu có (số 2), bấm Lưu (số 3). Làm việc này trước, vì mỗi giáo dân, mỗi gia đình đều phải chọn một giáo họ.

   

3. Cấp tài khoản cho những người cùng nhập ở Quản lý tài khoản: bấm Thêm tài khoản (số 1), chọn vai trò Nhập dữ liệu (số 2) cho người chỉ nhập, không xoá. Bản web cho nhiều người cùng nhập một sổ chung, cùng lúc, mỗi người một máy: không còn bước gom dữ liệu từ nhiều máy về một máy như bản desktop.

   

4. Chọn cách nhập hợp với sổ sách của giáo xứ, rồi chia việc:
   • Cách A, theo sổ gia đình (giáo xứ thu được sổ gia đình của các hộ): mỗi người nhận một vùng (một giáo họ, một giáo khu) và nhập từng gia đình ở bước 5. Nhập gia đình là có luôn hồ sơ từng người trong gia đình. Cách này nhanh nhất.
   • Cách B, theo sổ bí tích (giáo xứ chỉ có sổ Rửa tội, Thêm sức, Hôn phối, khó gom sổ gia đình): nhập hết sổ Rửa tội trước (bước 6), vì sổ này cho gần đủ hồ sơ từng người; rồi mới tới sổ Rước lễ lần đầu, Thêm sức, Hôn phối, ở các sổ sau chỉ chọn người đã có. Cuối cùng mới lập gia đình từ những người đã có.
   • Cách C, điều tra trước rồi mới nhập: người phụ trách mỗi vùng phát mẫu điều tra cho từng gia đình, thu về rồi chia nhau nhập theo cách A.
5. Nhập một gia đình ở Hồ sơ gia đình (Danh sách gia đình › Thêm gia đình): chọn người nam, người nữ (số 1), người chưa có trong sổ thì bấm + Thêm mới; kiểm Tên gia đình (số 2, tự điền), chọn Giáo họ (số 3); thêm con, cha mẹ... ở khối "Thành viên khác trong gia đình" (số 4): chọn người, chọn vai trò, bấm Thêm vào gia đình. Gia đình mới thì bấm Tạo gia đình, gia đình đã có thì bấm Cập nhật (số 5).

   

6. Nhập theo sổ bí tích (cách B): ở Một đợt bí tích, mỗi lần ban bí tích (ngày, linh mục, nơi) là một đợt (số 1). Thêm từng người vào đợt bằng ô Chưa chọn (số 2) nếu người đó đã có hồ sơ, hoặc + Thêm mới (số 3) nếu chưa có. Ngày, nơi, người ban bí tích của đợt tự ghi vào hồ sơ từng người. Chi tiết: Lập sổ rửa tội tập thể.

   

7. Nhập hôn phối: mở Hồ sơ giáo dân của người chồng hoặc người vợ, chọn thẻ Hôn phối (số 1), bấm + Thêm hôn phối (số 2). Nhập cho người chồng thì người vợ tự có hôn phối đó, không nhập lại. Cũng nhập được ở khối Hôn phối của hồ sơ gia đình, hoặc ở Danh sách sổ bí tích loại Hôn phối.

   

8. Người ngoài xứ, người lương dân kết hôn với giáo dân trong xứ: vẫn nhập hồ sơ để ghi được hôn phối, gia đình, nhưng ở Hồ sơ giáo dân chọn Giáo họ là Ngoài xứ (số 1) và tích Là giáo dân không được thống kê (số 2) để họ không bị đếm vào số giáo dân của xứ.

   

9. Nhập xong một vùng, kiểm tra dữ liệu ở Kiểm tra dữ liệu giáo dân (và gia đình): bấm Bắt đầu kiểm tra (số 1), đọc từng dòng bị báo (số 2, ví dụ rửa tội trước ngày sinh, không thuộc gia đình nào), chọn dòng rồi bấm Xem - sửa (số 3) để sửa. Nghi có người bị nhập hai lần: xem Kiểm tra giáo dân trùng lặp.

   

10. In phiếu gia đình phát lại cho từng gia đình tự kiểm và sửa trên giấy, rồi gom về sửa trong phần mềm: ở Danh sách gia đình, chọn gia đình (số 1; giữ Ctrl để chọn nhiều), bấm In phiếu gia đình (số 2).

    

Làm xong sẽ thấy gì#

Danh sách giáo dân, danh sách gia đình có đủ người, đủ hộ của giáo xứ; mỗi người chỉ có một hồ sơ, đã gắn đúng gia đình, giáo họ và các bí tích. Tổng quan hiện số giáo dân, số gia đình gần khớp với sổ giấy; Kiểm tra dữ liệu không còn nhiều dòng bị báo. Từ đây dùng hằng ngày: thêm em mới rửa tội, ghi hôn phối, in giấy tờ.

Không được thì sao#