Làm quen với QLGX › mở lại các bước làm quen trên trang Tổng quan

Bắt đầu quản lý giáo lý, điểm danh và Thiếu nhi Thánh Thể từ con số không#

Xem nhanh trong 90 giây:

Xem đầy đủ cả năm học, khoảng 7 phút:

Việc này đạt được gì#

Bài này là lộ trình cho giáo xứ lần đầu đưa việc giáo lý lên phần mềm: làm theo thứ tự nào, ở màn hình nào, ai làm. Làm xong, giáo xứ có:

• các khối và lớp giáo lý của năm học này, mỗi lớp có học viên và giáo lý viên;
• học kỳ và lịch buổi (Thánh lễ Chúa nhật, giờ giáo lý từng lớp) để app Điểm danh tự mở đúng buổi mỗi ngày;
• cây Thiếu nhi Thánh Thể (xứ đoàn, ngành, chi đoàn, đội) với các em và huynh trưởng;
• giáo lý viên, huynh trưởng có tài khoản Phụ trách lớp, điểm danh được trên điện thoại của mình, chỉ thấy lớp hay đội được giao;
• cuối học kỳ có sổ điểm danh, sổ điểm, thi đua và kết quả cuối năm để cha duyệt.

Thứ tự dưới đây quan trọng: lớp phải có trước khi giao người phụ trách, lịch buổi phải có trước khi điểm danh. Mỗi bước chỉ nói làm gì ở đâu; ý nghĩa từng ô xem ở trang màn hình được dẫn.

Giáo xứ đã dùng phần giáo lý từ năm trước thì không cần bài này: đầu năm học chỉ làm Cho một lớp giáo lý lên lớp năm sau và chép phân công ở Phân công năm học.

Trước khi bắt đầu#

• Người làm các bước 1 đến 6 phải là Quản trị giáo xứ (tài khoản của cha xứ hoặc người cha giao) hoặc vai trò Điều phối giáo lý. Giáo lý viên dùng điện thoại của mình và làm từ bước 7.
• Danh sách giáo dân đã có các em thiếu nhi: học viên và thành viên đội Thiếu nhi đều chọn từ giáo dân có sẵn ở Danh sách giáo dân. Em chưa có hồ sơ thì thêm hồ sơ trước, hoặc thêm ngay trong lớp bằng nút Thêm mới (xem Lớp giáo lý, mục "Thêm một em mới chưa có hồ sơ giáo dân").
• Có trong tay: danh sách lớp theo khối và năm sinh của từng lớp; danh sách giáo lý viên, huynh trưởng kèm số điện thoại; giờ Thánh lễ thiếu nhi và giờ học giáo lý từng lớp; sơ đồ xứ đoàn (ngành, chi đoàn, đội) nếu có Thiếu nhi Thánh Thể.
• Làm trên máy tính cho các bước 1 đến 6 (lưới và hộp chọn rộng hơn). Điện thoại dùng cho bước 7 trở đi.

Các bước#

Phần A. Khung của năm học (làm một lần, khoảng 30 phút)#

1. Ở Cài đặt giáo lý, thẻ Học kỳ: bấm + Thêm, chọn năm học, Học kỳ 1, nhập Từ ngày và Đến ngày, tick Đây là học kỳ đang học, Lưu. Thêm tiếp Học kỳ 2 (không tick). Không có học kỳ thì sổ điểm danh và sổ điểm không biết gom theo kỳ nào.
2. Cùng màn, thẻ Chính sách điểm danh: xem lại lý do vắng chọn nhanh, số buổi được nghỉ mỗi học kỳ, cảnh báo vắng liền, cách tính đi trễ. Để mặc định cũng được. Bấm Lưu chính sách.
3. Ở Quản lý giáo lý, bấm Thêm khối cho từng khối của giáo xứ (ví dụ Khai Tâm, Xưng tội Rước lễ, Thêm sức, Bao Đồng). Khối chuẩn bị bí tích thì chọn Chuẩn bị bí tích để cuối năm tạo được đợt Rước lễ lần đầu hay Thêm sức cho cả lớp.
4. Ở Khối giáo lý của từng khối, thêm các lớp của năm học này (ví dụ Rước lễ 1A, Rước lễ 1B). Từng bước có ở Mở lớp giáo lý đầu năm học.
5. Ở Lớp giáo lý, thẻ Học viên: bấm Chọn học viên, lọc theo năm sinh, đánh dấu các em, bấm Thêm. Lớp đông hoặc đã có danh sách Excel thì dùng Đưa các em lọc từ danh sách giáo dân vào lớp giáo lý bằng Excel. Ở mục Giáo lý viên, ghi tên và vai trò (chủ nhiệm, phụ tá).
6. Quay lại Cài đặt giáo lý, thẻ Lịch buổi: bấm + Thêm cho Thánh lễ Chúa nhật (Loại buổi: Lễ Chúa nhật) và cho giờ giáo lý của từng lớp (Loại buổi: Giáo lý, chọn Lớp, giờ bắt đầu, trễ sau bao nhiêu phút). Từ đây mỗi ngày app Điểm danh tự hiện các buổi của hôm đó.

Phần B. Thiếu nhi Thánh Thể (bỏ qua nếu giáo xứ không có xứ đoàn)#

1. Ở Thiếu nhi Thánh Thể, bấm Thêm xứ đoàn, rồi lần lượt Thêm ngành, Thêm chi đoàn, Thêm đội theo sơ đồ xứ đoàn. Một em có thể vừa ở lớp giáo lý vừa ở một đội; hai danh sách độc lập nhau.
2. Ở Một nhóm Thiếu nhi của từng đội, bấm Thêm thành viên, chọn em, đặt đội trưởng, đội phó.
3. Ở Thiếu nhi Thánh Thể, bấm Thi đua…, bấm Dùng bộ tiêu chí gợi ý, sửa điểm cho hợp xứ đoàn, Xong. Huynh trưởng sẽ chấm trên điện thoại sau mỗi buổi sinh hoạt.

Phần C. Giao lớp cho giáo lý viên, huynh trưởng#

1. Ở Lớp giáo lý (hoặc chi đoàn ở Một nhóm Thiếu nhi), mục Người phụ trách, bấm Giao việc phụ trách: chọn tài khoản đã có, hoặc mời người mới bằng số điện thoại và họ tên. Chọn việc được làm (điểm danh, ghi điểm, chấm thi đua, in mã QR), thời hạn. Từng bước có ở Mời sơ, thầy dạy giáo lý dùng phần mềm cho lớp của mình.
2. Nhiều người một lúc thì dùng Phân công năm học: Dán danh sách từ Excel (Họ tên, Lớp, Vai trò) rồi In tờ QR lời mời, phát tờ mời cho từng người và đọc riêng mã xác nhận.
3. Người được mời mở liên kết hoặc quét QR trên tờ mời, vào Nhận lời mời phụ trách, gõ mã xác nhận, đặt mật khẩu. Người dưới 18 tuổi phải có phiếu đồng ý của gia đình, phần mềm tự giới hạn việc được làm.

Phần D. Điểm danh hằng tuần (giáo lý viên, huynh trưởng làm trên điện thoại)#

1. Ở Điểm danh, đăng nhập bằng tài khoản vừa nhận, đặt mã PIN 6 số của máy. Nên cài biểu tượng Điểm danh ra màn hình điện thoại (mục "Cài biểu tượng Điểm danh lên điện thoại").
2. Mỗi buổi, trang Hôm nay đã có sẵn buổi theo lịch. Chọn buổi, chọn cách điểm: Lớp ngồi sẵn (chỉ đánh dấu em vắng), Quét sổ ở cửa lớp (vuốt phải có mặt, vuốt trái vắng, hoặc quét mã QR trên sổ), hay Gọi tên. Xong bấm Xong buổi. Từng bước có ở Điểm danh lớp giáo lý (hay Thánh lễ) trên điện thoại.
3. Thánh lễ Chúa nhật với cả xứ đoàn: mỗi huynh trưởng điểm phần của mình, có thể đưa máy cho đội trưởng điểm đội mình. Xem Điểm danh Thánh lễ Chúa nhật với cả xứ đoàn.
4. Muốn các em quét mã QR cho nhanh: ở Lớp giáo lý bấm In mã QR, in nhãn dán sổ hoặc thẻ đeo cho cả lớp. Cùng chỗ có In thẻ học viên và Thông báo phụ huynh (tờ báo việc lưu thông tin của em).
5. Mất mạng vẫn điểm danh bình thường, máy tự gửi khi có mạng. Mất điện thoại thì làm theo Mất điện thoại đang dùng điểm danh.

Nếu giáo xứ muốn điểm danh bằng khuôn mặt (không bắt buộc, làm sau khi các bước trên đã chạy quen):

• Phiếu đồng ý trước hết. Cha mẹ ký phiếu giấy; văn phòng nhập ở Lớp giáo lý, thẻ Học viên › Khuôn mặt › Ghi phiếu (bản giấy cất ở văn phòng). Em chưa có phiếu thì không chụp mẫu được.
• Bật: Quản trị giáo xứ vào Cài đặt giáo lý, tích Không giữ dữ liệu lớp trên máy rồi tích Nhận diện khuôn mặt, bấm Lưu chính sách.
• Đăng ký mẫu: ở Lớp giáo lý, thẻ Học viên › Khuôn mặt › Đăng ký cả lớp: từng em nhìn vào máy, làm theo 5 bước. Máy chỉ giữ mẫu số, không giữ ảnh.
• Điểm danh: trong app Điểm danh, chọn Khuôn mặt (máy tính bảng đặt ở cửa lớp, em tự nhìn vào) hoặc Chụp nhóm (giáo lý viên dùng camera sau chụp từng nhóm em, xem lại rồi ghi; xem Điểm danh lớp bằng cách chụp từng nhóm em). Em chưa có mẫu hay máy không nhận ra thì quét sổ hoặc gọi tên như thường.

Phần E. Điểm, kết quả và theo dõi (giữa và cuối học kỳ)#

1. Ở Lớp giáo lý, thẻ Điểm danh: xem sổ điểm danh cả học kỳ, sửa một ô nếu ghi nhầm, bấm Báo cáo điểm danh để in.
2. Cùng màn, thẻ Điểm: bấm Bài kiểm tra để khai các bài (15 phút, một tiết, học kỳ), gõ điểm như Excel, phần mềm tự tính trung bình, chuyên cần và xếp loại. Cuối năm bấm Đề xuất kết quả, cha duyệt ở hộp Kết quả cuối năm của Khối giáo lý, rồi In kết quả học tập (phiếu điểm, bảng điểm, giấy khen). Từng bước có ở Chấm điểm và xét kết quả cuối năm giáo lý.
3. Ở Tổng quan, ô Giáo lý cho biết số buổi hôm nay, chuyên cần học kỳ, em vắng nhiều buổi liền. Cha xứ xem ai giao việc, ai sửa điểm danh sau buổi ở Báo cáo kiểm toán.

Làm xong sẽ thấy gì#

• Menu Giáo lý có đủ khối, mỗi khối có lớp của năm học này, mỗi lớp có danh sách học viên và tên giáo lý viên.
• Cài đặt giáo lý có hai học kỳ, học kỳ 1 đánh dấu đang học, và lưới lịch buổi có Thánh lễ cùng giờ giáo lý từng lớp.
• Thiếu nhi Thánh Thể hiện cây xứ đoàn, mỗi đội có thành viên; hộp Thi đua có tiêu chí.
• Phân công năm học liệt kê mỗi giáo lý viên, huynh trưởng một dòng, cột lời mời là Đã nhận.
• Trên điện thoại giáo lý viên, app Điểm danh trang Hôm nay hiện đúng buổi của hôm đó và chỉ các lớp được giao; sau buổi đầu, thẻ Điểm danh của lớp có cột ngày hôm đó.
• Sau vài tuần, ô Giáo lý ở Tổng quan có số chuyên cần.

Không được thì sao#