Đưa một giáo xứ đang dùng bản desktop sang hẳn bản web#

Việc này đạt được gì#

Sau khi làm xong, một giáo xứ trước đây dùng phần mềm cài trên máy tính (bản desktop, dữ liệu nằm trong tệp giaoxu.mdb) có tài khoản đăng nhập vào bản web, toàn bộ sổ giáo dân, gia đình, bí tích, giáo lý, hội đoàn... đã được chuyển sang máy chủ, dữ liệu đã được dọn (lỗi ngày tháng, cách viết hoa/thường, các biến thể viết khác nhau) và tổng số giáo dân, tổng số gia đình khớp với sổ giấy cũ của giáo xứ.

Đây là việc quan trọng nhất trong các việc vận hành máy chủ: dữ liệu giáo xứ nhiều năm chỉ chuyển đúng một lần, sai sót ở bước này khó sửa về sau. Đọc kỹ từng bước, đừng làm tắt.

Nếu giáo xứ đích đã tồn tại và đã có dữ liệu rồi (không phải lần đầu chuyển), và việc cần làm chỉ là dọn sạch dữ liệu vừa nhập chứ không phải toàn bộ quy trình từ đầu, xem thẳng Dọn dữ liệu sau khi nhập từ Access.

Trước khi bắt đầu#

• Tài khoản Quản trị hệ thống: mọi bước tạo giáo xứ, tạo tài khoản và nhập tệp .mdb đều chỉ dành cho vai trò này.
• Xin giáo xứ gửi tệp giaoxu.mdb (nằm trong thư mục cài phần mềm cũ trên máy tính của họ). Yêu cầu họ đóng chương trình cũ trước rồi mới chép tệp ra gửi, không gửi tệp đang mở. Nếu giáo xứ tự gửi đơn và trả lời "Có" muốn chuyển dữ liệu, đơn có bước Tệp dữ liệu để họ gửi kèm tệp ngay (xem Đăng ký giáo xứ); khi đó tệp đã nằm sẵn trong đơn.
• Xin thêm bản in hoặc ghi chú các con số tổng mà giáo xứ đang biết (tổng số giáo dân, tổng số gia đình, số giáo họ...) để đối chiếu ở bước cuối.
• Đã sao lưu máy chủ trước khi nhập vào một giáo xứ đã có sẵn dữ liệu (nếu là giáo xứ mới hoàn toàn thì không bắt buộc, nhưng vẫn nên làm).

Các bước#

1. Nếu giáo xứ chưa có trên máy chủ: hoặc duyệt đơn ở Đăng ký mới nếu họ đã tự gửi đơn xin dùng (đường thường gặp — hệ thống tự tạo giáo xứ, tài khoản quản trị và gửi thư đặt mật khẩu trong một lần duyệt), hoặc tạo tay ở Quản lý giáo xứ rồi Tạo tài khoản quản trị cho giáo xứ đó nếu bạn tạo trực tiếp không qua đơn.

   

2. Ở Nhập dữ liệu Access, chọn đúng Giáo xứ đích (đọc kỹ tên, hai giáo xứ có thể trùng tên), chọn tệp giaoxu.mdb, bấm 1. Chạy thử (không ghi gì).

   

3. Đọc báo cáo chạy thử thật kỹ: tên giáo xứ nguồn có đúng giáo xứ định chuyển không; có dòng đỏ cảnh báo giáo xứ đích đã có dữ liệu không; có khung "Có bản ghi trùng mã" không (nếu có, chọn cách xử lý phù hợp — xem mục Quy tắc ẩn của Nhập dữ liệu Access); số dòng ở cột Nguồn có hợp lý so với giáo xứ nói không; mở phần "n cảnh báo dữ liệu" và đọc lướt.
4. Tích ô xác nhận, bấm 2. Nhập thật, đọc lại đúng tên giáo xứ trong hộp Xác nhận giáo xứ đích, bấm Nhập vào giáo xứ này. Để tab mở tới khi hiện Đã nhập xong, đọc bảng đối chiếu số dòng nguồn/đích và các cảnh báo.
5. Ở Kiểm tra dữ liệu giáo dân, để Giáo họ cần kiểm tra là Tất cả, giữ nguyên sáu ô tích, bấm Bắt đầu kiểm tra, sửa từng hồ sơ bị báo lỗi (Xem - sửa, sửa, Cập nhật), rồi kiểm tra lại tới khi số lỗi giảm xuống mức chấp nhận được. Làm tương tự ở Kiểm tra dữ liệu gia đình.

   

6. Ở Chuẩn hoá dữ liệu, bấm Xem trước cho bảng Giáo dân, đọc kỹ bảng Giá trị cũ/mới rồi Xác nhận chuẩn hoá; làm tương tự cho bảng Gia đình. Việc này đưa cách viết hoa/thường của sổ Access (thường lẫn lộn) về một chuẩn.
7. Ở Tìm và thay thế, gộp các biến thể còn sót của cùng một giá trị (tên thánh viết khác nhau, địa danh viết khác nhau...) mà Chuẩn hoá dữ liệu không xử lý được: với mỗi biến thể, chọn đúng Trường dữ liệu, gõ Giá trị cần tìm khớp nguyên ô, gõ Giá trị thay thế, Xem trước rồi Xác nhận thay thế.
8. Ở Thống kê chung, chọn Tổng số giáo dân, đặt Đến ngày là hôm nay, tích Tính cả trong hồ sơ lưu trữ nếu muốn tính cả người đã qua đời/chuyển đi, bấm Tìm kiếm và đối chiếu con số với sổ giấy giáo xứ đã cung cấp. Làm tương tự với Tổng số gia đình. Lệch nhiều thì quay lại bước 5–7 kiểm tra thêm; lệch một chút thường do sổ giấy và sổ Access vốn đã khác nhau từ trước khi chuyển.
9. Báo cho giáo xứ: tài khoản chuyển từ Access sang chưa có mật khẩu dùng được, người dùng cần vào thư (nếu duyệt qua Đăng ký mới) hoặc dùng "Quên mật khẩu" ở màn hình đăng nhập để tự đặt mật khẩu lần đầu.

Làm xong sẽ thấy gì#

Giáo xứ đăng nhập được vào bản web bằng tài khoản Quản trị giáo xứ. Danh sách giáo dân và danh sách gia đình có đủ số người, số hộ đúng như sổ giấy cũ (hoặc lệch không đáng kể, đã giải thích được lý do). Hai màn hình Kiểm tra dữ liệu giáo dân và gia đình không còn nhiều hồ sơ báo lỗi. Họ tên, địa chỉ viết hoa/thường thống nhất, không còn nhiều biến thể của cùng một giá trị.

Không được thì sao#