Đưa một giáo xứ mới lên bản web, từ đơn xin tới sẵn sàng dùng#
Việc này đạt được gì#
Đây là hành trình đầy đủ để một giáo xứ mới sẵn sàng dùng bản web: giáo xứ có mặt trên máy chủ, có tài khoản đăng nhập được, và nếu giáo xứ có sổ sách cũ trên máy tính thì dữ liệu đó đã được chuyển lên. Bài này nối nhiều bước ở nhiều màn hình khác nhau (việc của Quản trị hệ thống) — dùng khi bạn cần làm trọn vẹn từ đầu tới cuối cho một giáo xứ, không phải chỉ một bước lẻ.
Nếu bạn muốn làm đúng một phần việc (ví dụ chỉ cấp tài khoản, không cần chuyển dữ liệu cũ), xem thẳng Cấp tài khoản cho một giáo xứ mà không qua đơn đăng ký hoặc mục tương ứng bên dưới thay vì làm hết cả bài này.
Trước khi bắt đầu#
- Tài khoản của bạn phải là Quản trị hệ thống.
- Biết giáo xứ này đến bằng đơn đăng ký công khai hay bạn sẽ tạo tay (xem nhánh ở bước 1).
- Nếu giáo xứ có sổ sách cũ trên máy tính (bản desktop) muốn chuyển sang, xin sẵn tệp
giaoxu.mdb(đóng chương trình cũ trước khi chép tệp). - Đã đọc qua Sao lưu & Phục hồi: nên bấm Sao lưu ngay trước bước nhập dữ liệu Access nếu giáo xứ đích đã có dữ liệu.
Các bước#
- Có mặt trên máy chủ. Chọn một trong hai nhánh:
- Giáo xứ đã tự gửi đơn: mở Đăng ký mới, tìm đơn ở bộ lọc Chờ xử lý, đọc kỹ thông tin và khung Giáo xứ này đã có trong hệ thống chưa?, kiểm tra biểu mẫu Duyệt và tạo giáo xứ, rồi bấm Duyệt và tạo giáo xứ. Việc này tạo giáo phận/giáo hạt (nếu cần), giáo xứ, và tài khoản Quản trị giáo xứ đầu tiên trong một lần, kèm gửi thư mời đặt mật khẩu.
- Không có đơn (tạo tay): làm theo Cấp tài khoản cho một giáo xứ mà không qua đơn đăng ký — dùng Quản lý giáo xứ để tạo giáo xứ và tài khoản.
Danh sách đơn đăng ký. - Kiểm lại giáo xứ vừa tạo. Mở Quản lý giáo xứ, tìm đúng dòng giáo xứ, kiểm tên, giáo hạt, địa chỉ có đúng không. Sửa nếu cần.
Quản lý giáo xứ toàn máy chủ. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Chuyển dữ liệu cũ, nếu có. Nếu giáo xứ đã dùng bản desktop và muốn chuyển sổ sách sang:
- Từ Đăng ký mới, nếu đơn ghi "Muốn chuyển dữ liệu", khung kết quả sau khi duyệt có nút Mở Nhập dữ liệu Access — bấm để sang thẳng màn hình đó với giáo xứ đích đã chọn sẵn.
- Ở Nhập dữ liệu Access: chọn đúng Giáo xứ đích, chọn tệp
giaoxu.mdb, bấm 1. Chạy thử (không ghi gì), đọc kỹ báo cáo (tên giáo xứ nguồn, cảnh báo trùng mã nếu có, số dòng hợp lý không), rồi tích ô xác nhận và bấm 2. Nhập thật. Đợi tới khi hiện Đã nhập xong. - Việc đối chiếu và làm sạch dữ liệu sau khi nhập, xem Dọn dữ liệu sau khi nhập Access.
Nhập dữ liệu Access vào một giáo xứ. - Để quý cha/quý sơ tự đặt mật khẩu. Nếu tài khoản được tạo qua duyệt đơn, họ đã nhận thư mời tự động; bạn bấm thêm Sao chép ở ô Tin nhắn gửi giáo xứ trong khung kết quả và dán vào Zalo gửi họ (thư hay vào mục Spam), xem Đăng ký mới. Nếu tài khoản được tạo tay ở bước 1 (nhánh không qua đơn), chuyển tên đăng nhập và mật khẩu ban đầu cho họ qua kênh riêng; họ tự đổi ngay lần đầu vào (xem Đặt mật khẩu mới nếu họ dùng đường "Quên mật khẩu" thay vì mật khẩu bạn cấp).
- Xác nhận đăng nhập được. Bảo người dùng thử Đăng nhập bằng tài khoản vừa có. Nếu dữ liệu vừa nhập từ Access, nhắc họ mở Danh sách giáo dân và kiểm vài người thật để chắc dữ liệu đúng.
Làm xong sẽ thấy gì#
Giáo xứ xuất hiện trong Quản lý giáo xứ với Số tài khoản từ 1 trở lên. Nếu có chuyển dữ liệu, số giáo dân/gia đình sau khi nhập khớp (hoặc gần khớp, có giải thích) với bảng đối chiếu ở Nhập dữ liệu Access. Quý cha/quý sơ đăng nhập được và thấy đúng dữ liệu giáo xứ mình ở Tổng quan.
Không được thì sao#
| Người dùng gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Duyệt đơn xong không thấy nút Mở Nhập dữ liệu Access | Đơn ghi "Chưa dùng desktop" hoặc "Không cần chuyển dữ liệu" | Bình thường, giáo xứ này không có sổ sách cũ cần chuyển; bỏ qua bước 3 |
| Chạy thử ở Nhập dữ liệu Access báo có "bản ghi trùng mã" | Giáo xứ đích đã có người gõ tay trên web mang cùng mã với sổ Access | Đọc kỹ mục "Xử lý bản ghi trùng mã" ở Nhập dữ liệu Access trước khi chọn Bỏ qua / Chép đè / Ép buộc ghi đè / Thay toàn bộ — cách an toàn nhất vẫn là nhập vào giáo xứ còn trống |
| Nhập thật xong, quý cha không đăng nhập được | Tài khoản chuyển từ Access không kèm mật khẩu | Cho họ đặt mật khẩu qua Đặt mật khẩu mới, hoặc quản trị giáo xứ đặt lại ở Quản lý tài khoản |
| Nhập nhầm vào giáo xứ khác | Chọn sai giáo xứ đích ở bước 3 | Không có nút hoàn tác; cách duy nhất là phục hồi từ bản sao lưu trước khi nhập (ảnh hưởng mọi giáo xứ) — vì vậy luôn sao lưu ngay trước khi nhập vào giáo xứ đã có dữ liệu |
| Bảng đối chiếu sau khi nhập báo "⚠ lệch" ở vài bảng | Bình thường: dòng mồ côi bị bỏ, đợt bí tích trùng bị gộp, hoặc đích đã có sẵn dòng trước đó | Mở "n cảnh báo dữ liệu" để đối chiếu từng trường hợp; xem chi tiết ở Dọn dữ liệu sau khi nhập Access |
| Đơn có nhãn "Có thể trùng giáo xứ đã có" | Giáo xứ đã có trên máy chủ (kể cả tạo tay hoặc đã nhập từ tệp) | Đọc khung Giáo xứ này đã có trong hệ thống chưa? (sổ sách, tài khoản, lần đăng nhập gần nhất). Cùng giáo xứ thì Đánh dấu trùng… với giáo xứ đó (có thư báo cho người đăng ký) và, nếu cần, tạo thêm tài khoản cho giáo xứ có sẵn thay vì tạo mới. Duyệt đơn rất giống một giáo xứ đang hoạt động phải xác nhận "đây là giáo xứ khác" |