Hồ sơ lưu trữ gia đình#
Trong trang nàyMàn hình này dùng để làm gìAi được mởVào màn hình này bằng cách nàoCác phần trên màn hìnhBảng trường và nútCác việc thường làmQuy tắc ẩn và giới hạnHỏi đáp và xử lý sự cốKhác với bản cũ trên máy tínhMàn hình liên quan
Màn hình này dùng để làm gì#
Đây là nơi cất các gia đình không còn nằm trong sổ đang sinh hoạt: gia đình đã Đưa vào lưu trữ (xóa mềm) từ Danh sách gia đình, và gia đình đã được đánh dấu Đã chuyển đi xứ khác. Bạn vào đây để tra cứu một gia đình cũ, xem hoặc sửa thông tin, in giấy tờ, hoặc xóa hẳn khỏi chương trình.
Không có nút Thêm gia đình ở đây; gia đình mới thêm ở Danh sách gia đình.
Ai được mở#
Vai trò có quyền Xem gia đình mở được (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên). Vai trò không có quyền này không thấy mục trong menu; mở bằng đường dẫn thì thấy "Tài khoản của bạn không được mở màn hình này." Nút Xóa bỏ (xóa vĩnh viễn) chỉ hiện với vai trò có quyền Xoá gia đình (Quản lý sổ sách, Quản trị giáo xứ); vai trò Nhập dữ liệu và Chỉ xem không thấy nút này. Sửa thông tin gia đình (mở hồ sơ rồi Cập nhật) theo quyền ở Hồ sơ gia đình.
Vào màn hình này bằng cách nào#
- Thanh bên trái: Hồ sơ lưu trữ › Hồ sơ lưu trữ gia đình.
- Đường dẫn trên thanh địa chỉ:
/luu-tru/gia-dinh.
Các phần trên màn hình#
- Đầu trang: tiêu đề "Hồ sơ lưu trữ gia đình" và số đếm "N gia đình" (số dòng sau khi lọc Giáo họ).
- Thanh công cụ: Tải lại, Xuất Excel, Xem - sửa, Đưa về danh sách, Xóa bỏ, In chứng nhận hôn phối, In sổ gia đình, In danh sách, Mẫu in….
- Thanh lọc: ô Giáo họ, ô tick Chỉ xem gia đình không được thống kê, và dòng nhắc "Gia đình đã xóa mềm hoặc đã chuyển xứ · nhấp đúp một dòng để mở chi tiết".
- Lưới: giống hệt lưới ở Danh sách gia đình: 12 cột, nút ⋮ ở đầu dòng, ô lọc dưới tiêu đề mỗi cột, gạch ngang đỏ ở ô Người nam hoặc Người nữ đã qua đời.
- Hộp xác nhận xóa hiện ngay trên lưới khi bấm Xóa bỏ.
Bảng trường và nút#
Thanh lọc#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Giáo họ | Chỉ xem gia đình của một giáo họ | Mặc định "Tất cả". Có thêm "Ngoài xứ" và các giáo họ | Lọc chính xác theo giáo họ, không gồm giáo xóm con |
| Chỉ xem gia đình không được thống kê | Chỉ giữ gia đình đánh dấu "Không tính vào thống kê" | Ô tick, mặc định không tick | — |
Thanh công cụ#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Tải lại | Đọc lại danh sách | Luôn bấm được | Màn hình dựng lại từ đầu, các bộ lọc trở về mặc định |
| Xuất Excel | Tải tệp Excel đúng như lưới đang thấy | Lưới trống thì báo "Danh sách đang trống, không có gì để in." | Chưa sắp cột nào thì xếp theo Tên gia đình |
| Xem - sửa | Mở hồ sơ gia đình đang chọn | Cần chọn một dòng | Tương đương nhấp đúp. Đây cũng là chỗ để đưa gia đình chuyển xứ trở lại (xem Việc thường làm) |
| Đưa về danh sách | Đưa gia đình đã xóa mềm trở lại Danh sách gia đình, vẫn ở giáo họ cũ | Cần chọn một dòng. Chỉ có tác dụng với gia đình đã Đưa vào lưu trữ; gia đình nằm ở đây vì chuyển xứ thì phần mềm nhắc bỏ tick "Đã chuyển đi xứ khác" ở hồ sơ | Giáo họ cũ đã bị xóa thì không đưa về và nhắc chọn giáo họ khác ở hồ sơ |
| Xóa bỏ | Xóa vĩnh viễn gia đình đang chọn khỏi chương trình | Chỉ hiện khi vai trò có quyền Xoá gia đình (không hiện với Nhập dữ liệu, Chỉ xem). Cần chọn một dòng. Chỉ chọn xóa được một dòng mỗi lần | Không có lựa chọn "đưa vào lưu trữ" ở đây vì gia đình đã ở lưu trữ. Xóa xong không lấy lại được |
| In chứng nhận hôn phối | In chứng nhận cho gia đình đang chọn | Cần chọn dòng | Cần gia đình đã có hôn phối (xem Quy tắc ẩn) |
| In sổ gia đình | In phiếu gia đình của gia đình đang chọn | Cần chọn dòng | Cùng bản in với "In phiếu gia đình" ở Danh sách gia đình, khổ A4 |
| In danh sách | In đúng lưới đang thấy ra PDF | Lưới trống thì báo "Danh sách đang trống, không có gì để in." Khi đang dựng nút ghi "Đang dựng bản in…" | In các dòng sau khi lọc và sắp xếp, theo mẫu đang chọn (chưa chọn thì các cột đang hiện), mở trong khung xem PDF |
| Mẫu in… | Chọn mẫu in danh sách gia đình rồi in | Như In danh sách | Dùng chung mẫu với Danh sách gia đình, xem Mẫu in danh sách |
Menu chuột phải hoặc nút ⋮ trên dòng#
Giống menu ở Danh sách gia đình: Xem chi tiết, In chứng nhận hôn phối, In phiếu gia đình, In phiếu gia đình (khổ A3), In lý lịch cá nhân, In giới thiệu chuyển xứ, Xem vị trí.
Hộp xác nhận xóa vĩnh viễn#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Nội dung hộp | Hỏi lại trước khi xóa | "Nếu bạn chọn xóa gia đình khỏi hồ sơ lưu trữ, gia đình này sẽ vĩnh viễn bị xóa khỏi chương trình. Bạn có chắc muốn xóa gia đình {tên người nam, hoặc người nữ, hoặc tên gia đình, hoặc mã} này?" | Tên hiện ra ưu tiên người nam, rồi người nữ, rồi tên gia đình |
| Hủy bỏ | Không xóa | — | Đóng hộp |
| Xóa vĩnh viễn | Xóa hẳn | Mờ trong lúc đang xóa | Lỗi (ví dụ mất mạng) hiện ngay trong hộp, hộp giữ nguyên để thử lại |
Các việc thường làm#
Tìm một gia đình cũ#
- Chọn Giáo họ nếu biết, rồi gõ vài chữ vào ô lọc dưới tiêu đề cột Tên gia đình, Người nam hoặc Người nữ.
- Nhấp đúp dòng để xem hồ sơ.
Đưa gia đình đã xóa mềm trở lại danh sách đang sinh hoạt#
- Chọn dòng gia đình, bấm Đưa về danh sách. Gia đình về lại Danh sách gia đình, vẫn ở giáo họ cũ.
- Hoặc mở hồ sơ (Xem - sửa): đầu hồ sơ có dải "Hồ sơ gia đình này đang nằm trong hồ sơ lưu trữ (đã xóa)" kèm nút Đưa về danh sách. Nhãn trạng thái ở góc hồ sơ ghi "Đã lưu trữ".
Đưa gia đình đã chuyển xứ trở lại danh sách đang sinh hoạt#
Áp dụng cho gia đình vào lưu trữ vì được đánh dấu "Đã chuyển đi xứ khác".
- Chọn dòng gia đình, bấm Xem - sửa.
- Bỏ tick Đã chuyển đi xứ khác.
- Bấm Cập nhật. Các thành viên được ghi "chuyển đến" với ngày là hôm nay.
- Gia đình biến khỏi Hồ sơ lưu trữ (trừ khi nó cũng đã bị xóa mềm).
In chứng nhận hôn phối hoặc sổ gia đình của gia đình cũ#
- Chọn dòng gia đình.
- Bấm In chứng nhận hôn phối hoặc In sổ gia đình. PDF hiện trong khung xem.
- Nếu hiện "Gia đình này chưa có thông tin hôn phối nên chưa in được chứng nhận. Hãy nhập hôn phối trong hồ sơ gia đình trước." thì mở hồ sơ, nhập khối Hôn phối, Cập nhật rồi in lại. Các thông báo khác xem Hỏi đáp bên dưới.
Xóa hẳn một gia đình khỏi chương trình#
- Chọn dòng gia đình cần xóa.
- Bấm Xóa bỏ.
- Đọc câu hỏi trong hộp, bấm Xóa vĩnh viễn. Bấm Hủy bỏ nếu còn phân vân.
- Gia đình biến khỏi danh sách.
Xuất danh sách gia đình lưu trữ ra Excel#
- Chọn Giáo họ nếu muốn xuất riêng một giáo họ.
- Bấm Xuất Excel. Tệp .xlsx tải về máy.
Quy tắc ẩn và giới hạn#
- Gia đình nằm ở đây khi đã bị xóa mềm hoặc đã đánh dấu chuyển xứ (một trong hai là đủ). Cột của lưới không cho biết gia đình đang ở đây vì lý do nào; mở hồ sơ, nếu ô Đã chuyển đi xứ khác được tick thì gia đình đã chuyển xứ.
- Gia đình chỉ đánh dấu chuyển xứ (chưa xóa) hiện ở cả hai nơi: ở Danh sách gia đình và ở đây, vì Danh sách gia đình chỉ ẩn các gia đình đã xóa.
- Xóa vĩnh viễn không hoàn tác được. Máy chủ xóa gia đình cùng các dòng thành viên của nó. Các giáo dân từng thuộc gia đình đó không bị xóa: hồ sơ giáo dân, ngày sinh, bí tích của họ vẫn còn trong sổ, chỉ là họ không còn thuộc gia đình nào (nếu chưa thuộc gia đình khác). Máy chủ không chặn việc xóa gia đình còn thành viên.
- Xóa vĩnh viễn cần có mạng. Khi mất mạng sẽ báo "Xoá vĩnh viễn cần kết nối mạng. Máy đang mất mạng nên chưa làm, xin thử lại khi có mạng." Các việc xem, tìm, lọc vẫn làm được khi mất mạng vì danh sách đọc từ bản sao trong máy.
- Ở đây chỉ xóa từng dòng một (không chọn nhiều dòng).
- Gia đình đã bị xóa mềm đưa về bằng nút "Đưa về danh sách" (không còn phải báo người quản trị). Gia đình vào lưu trữ vì chuyển xứ thì bỏ tick "Đã chuyển đi xứ khác" (xem Việc thường làm). Cần có dữ liệu đã tải về máy; Chỉ xem không dùng được.
- Gia đình đã xóa mềm bị hạn chế khi sửa. Mở được, sửa được các ô thông tin (tên, địa chỉ, điện thoại...), nhưng chọn hoặc đổi Người nam, Người nữ và thêm thành viên bị từ chối với thông báo "Không tìm thấy gia đình này."
- Mọi giấy tờ in được cho gia đình ở đây, kể cả gia đình đã Đưa vào lưu trữ (xóa mềm), giống bản cũ: sổ gia đình, phiếu gia đình, lý lịch cá nhân, giới thiệu chuyển xứ, chứng nhận hôn phối. Bản in giống hệt bản in của gia đình còn trong danh sách; riêng phiếu gia đình của gia đình đã lưu trữ thì in cả những thành viên đã lưu trữ cùng gia đình. Gia đình đã xóa vĩnh viễn thì không còn trong chương trình nên không in được nữa. Chứng nhận hôn phối còn cần gia đình có hôn phối.
- Đọc từ bản sao trong máy. Danh sách tự cập nhật khi có dữ liệu mới về.
- Lọc Giáo họ và "Chỉ xem gia đình không được thống kê" hoạt động trên máy bạn, kết hợp được với nhau.
Hỏi đáp và xử lý sự cố#
| Người dùng hỏi / gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Sao gia đình con vừa chuyển xứ vừa nằm ở danh sách chính vừa nằm ở lưu trữ? | Danh sách chính chỉ ẩn gia đình đã xóa, còn lưu trữ gồm cả gia đình chuyển xứ | Bình thường. Muốn ẩn khỏi danh sách chính, ở Danh sách gia đình chọn dòng rồi Xóa gia đình › Đưa vào lưu trữ |
| Con xóa nhầm gia đình, lấy lại làm sao? | Xóa vĩnh viễn thì không lấy lại. Đưa vào lưu trữ thì hồ sơ vẫn còn | Đưa vào lưu trữ: chọn dòng ở đây rồi bấm Đưa về danh sách. Xóa vĩnh viễn: báo ngay người quản trị để khôi phục từ bản sao lưu. Gia đình chỉ chuyển xứ thì bỏ tick Đã chuyển đi xứ khác |
| Sao con không bấm được nút Xóa bỏ? | Chưa chọn dòng, hoặc tài khoản là Nhập dữ liệu / Chỉ xem | Chọn một dòng. Nhờ Quản trị giáo xứ đổi vai trò nếu cần |
| Con bấm Xóa vĩnh viễn mà báo cần kết nối mạng | Máy đang mất mạng | Đợi có mạng rồi bấm lại |
| Con in chứng nhận hôn phối báo "Gia đình này chưa có thông tin hôn phối nên chưa in được chứng nhận. Hãy nhập hôn phối trong hồ sơ gia đình trước." | Gia đình chưa có thông tin hôn phối | Mở hồ sơ, nhập khối Hôn phối, Cập nhật rồi in lại |
| Con in báo "Không tìm thấy dữ liệu để in, có thể bản ghi đã bị xoá." | Gia đình vừa bị xóa vĩnh viễn ở máy khác | Bấm Tải lại |
| Con không tìm thấy gia đình vừa xóa ở đây | Đang lọc Giáo họ khác, hoặc gia đình đã bị xóa vĩnh viễn | Chọn Giáo họ "Tất cả", bỏ tick, xoá ô lọc cột. Xóa vĩnh viễn thì không còn nữa |
| Xóa gia đình rồi, người trong nhà đi đâu? | Chỉ gia đình bị xóa, các giáo dân vẫn còn | Vào Danh sách giáo dân để tìm họ. Nếu cần, thêm họ vào gia đình khác |
| Sao con đổi người nam ở gia đình này báo "Không tìm thấy gia đình này."? | Gia đình đã bị xóa mềm | Xem Quy tắc ẩn; chỉ sửa được các ô thông tin |
Khác với bản cũ trên máy tính#
- Bản cũ có ô Đã xóa trong hồ sơ gia đình để khôi phục gia đình từ lưu trữ về danh sách; bản web thay bằng nút Đưa về danh sách (cùng tác dụng). Gia đình chuyển xứ vẫn đưa về bằng cách bỏ tick "Đã chuyển đi xứ khác".
- Bản cũ gọi "In sổ gia đình" là một nút riêng, xuất qua Excel. Bản web dùng chung bản in PDF với "In phiếu gia đình".
- In danh sách ở bản web ra PDF trong khung xem, còn Xuất Excel cho tệp Excel.
- Hộp xác nhận xóa vĩnh viễn cùng ý nghĩa với bản cũ (Yes/No), nay là hai nút Hủy bỏ và Xóa vĩnh viễn.
Màn hình liên quan#
- Danh sách gia đình: nơi đưa gia đình vào lưu trữ
- Hồ sơ gia đình
- Hồ sơ lưu trữ giáo dân
- Kiểm tra dữ liệu gia đình
- Khung xem PDF và in