Hồ sơ giáo dân#

Màn hình này dùng để làm gì#

Đây là lý lịch đầy đủ của một giáo dân: họ tên, ngày sinh, cha mẹ, các bí tích (rửa tội, rước lễ lần đầu, thêm sức, xức dầu), học giáo lý, hôn phối, ơn gọi tận hiến, hội đoàn, ảnh 3x4, tình trạng qua đời hoặc chuyển xứ. Bạn dùng màn hình này để nhập một người mới và để xem, sửa người đã có.

Hồ sơ chia thành 5 thẻ: Cá nhân, Giáo lý, Hôn phối, Ơn gọi tận hiến, Hội đoàn. Thẻ Cá nhân và Giáo lý lưu chung bằng nút Cập nhật ở cuối hồ sơ. Ba thẻ còn lại mỗi khối có nút lưu riêng.

Ai được mở#

Vai trò có quyền Xem giáo dân mở được (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên; vai trò không có quyền này mở hồ sơ thì thấy "Tài khoản của bạn không được mở màn hình này."). Vai trò có quyền Thêm giáo dân thì tạo được hồ sơ mới, có quyền Sửa giáo dân thì sửa được hồ sơ đã có (trong các vai trò có sẵn: từ Nhập dữ liệu trở lên). Không có quyền thì hồ sơ mở ở dạng chỉ đọc: vai trò Chỉ xem mở được để đọc nhưng các nút lưu (Cập nhật, Thêm giáo dân, Cập nhật hôn phối, Thêm hôn phối, Thêm hội đoàn...) không dùng được, các nút chọn cha mẹ bị mờ, nút Thêm mới không hiện.

Hồ sơ không có nút xóa giáo dân. Xóa và đưa vào lưu trữ làm ở Danh sách giáo dân.

Vào màn hình này bằng cách nào#

• Ở Danh sách giáo dân: nhấp đúp một dòng, hoặc chọn dòng rồi bấm Xem - sửa, hoặc ⋮ › Xem chi tiết. Bấm Thêm giáo dân để mở hồ sơ trống.
• Ở Hồ sơ lưu trữ giáo dân: nhấp đúp dòng hoặc Xem - sửa.
• Từ hồ sơ gia đình, từ các sổ bí tích, từ danh sách hôn phối hoặc thống kê: bấm vào tên người. Ở các nơi này hồ sơ có thể mở thành hộp thoại nằm chồng lên màn hình đang làm việc; khi đó nút đóng ghi Đóng.
• Nút + cạnh ô chọn giáo dân (ví dụ chọn Người nam của gia đình, hoặc Tên Cha/Tên Mẹ ngay trong hồ sơ này) mở hộp thoại Thêm giáo dân, xem Thêm giáo dân nhanh.
• Đường dẫn /giao-dan/{mã}. Tải lại trang (F5) giữa lúc đang sửa sẽ mở lại đúng hồ sơ đó.

Các phần trên màn hình#

Đầu hồ sơ: hồ sơ mở bằng hộp thoại thì không có dòng đầu riêng, tên người nằm ở thanh tiêu đề của hộp và ô Họ tên bên dưới in đậm để dễ nhận ra. Chỉ khi hồ sơ mở thành thẻ (không phải hộp thoại) mới có nút ← Danh sách và tên đầy đủ ở đầu trang. Không còn dòng "mã · giáo họ · ngày sinh" và nhãn "Đang hoạt động" như trước; mã giáo dân, giáo họ và ngày sinh xem ở các ô tương ứng, người đã qua đời thấy ở ô Qua đời.

Dải bản nháp (nếu có): "Có bản nháp chưa lưu lúc … ngày …, bạn muốn khôi phục hay bỏ qua?" với nút Khôi phục và Bỏ qua. Xem "Quy tắc ẩn".

Hàng thẻ: Cá nhân · Giáo lý · Hôn phối · Ơn gọi tận hiến · Hội đoàn.

Thanh dưới cùng: bên trái là dòng trạng thái ("Chưa có thay đổi", "Có thay đổi chưa lưu", "Bản nháp chưa lưu", "Đã lưu thành công." hoặc câu lỗi), bên phải là các nút Xem gia đình, In lý lịch cá nhân, Quay về (hoặc Đóng), Cập nhật (hồ sơ mới: Thêm giáo dân).

Bảng trường và nút#

Thanh dưới cùng#

Thẻ Cá nhân: Thông tin cá nhân#

Thẻ Cá nhân: Rửa tội#

Thẻ Cá nhân: Rước lễ lần đầu#

Thẻ Cá nhân: Thêm sức#

Thẻ Cá nhân: Xức dầu#

Thẻ Cá nhân: Thông tin chuyển xứ#

Khối này chỉ hiện khi Giáo họ khác Ngoài xứ.

Thẻ Cá nhân: Thông tin khác#

Thẻ Giáo lý#

Khi mở hồ sơ mới, đầu thẻ có dòng nhắc: "Nhập được ngay, phần Giáo lý sẽ được lưu cùng lúc khi bấm "Thêm giáo dân", không cần lưu riêng." Tất cả ô dưới đây lưu chung với thẻ Cá nhân bằng nút Cập nhật.

Thẻ Hôn phối#

Hồ sơ mới: thẻ ghi "Hãy bấm "Thêm giáo dân" để lưu hồ sơ trước, phần hôn phối nhập được sau khi giáo dân đã có mã." Hồ sơ đã có: đầu thẻ ghi "Giáo dân này chưa có hôn phối nào." hoặc "N hôn phối. Hôn phối đang hiệu lực ở trên.", bên phải là nút + Thêm hôn phối. Mỗi lần hôn phối là một khối riêng (người góa tái hôn thì có nhiều khối). Thứ tự khối: hôn phối đang hiệu lực (người phối ngẫu còn sống) ở trên, hôn phối có người phối ngẫu đã qua đời ở dưới; cùng nhóm thì ngày hôn phối mới hơn ở trên; thiếu ngày thì hôn phối nhập sau ở trên. Tiêu đề khối là tên đôi hôn phối, kèm nhãn Đang hiệu lực (người phối ngẫu còn sống) hoặc Người phối ngẫu đã qua đời.

Mỗi khối lưu riêng bằng nút của khối đó, không qua nút Cập nhật cuối hồ sơ.

Cảnh báo một người nhiều hôn phối. Theo giáo luật, mỗi người chỉ có một hôn phối, trừ khi người phối ngẫu đã qua đời hoặc có trường hợp đặc biệt. Vì vậy, khi lưu một hôn phối mới hoặc đổi người phối ngẫu, phần mềm hỏi lại trong hộp "Cảnh báo hôn phối" nếu:

• người đang xem còn một hôn phối khác mà người phối ngẫu chưa qua đời ("Giáo dân này đang có hôn phối [tên đôi] với …, và người phối ngẫu đó chưa qua đời."), hoặc
• người được chọn đã kết hôn với một người khác chưa qua đời ("… đã từng kết hôn với […], thuộc đôi hôn phối […]"), giống bản cài trên máy tính.

Chọn Xem lại thì không lưu gì. Chọn Vẫn tiếp tục thì lưu (dùng cho trường hợp đặc biệt, ví dụ hôn phối cũ đã được tháo gỡ). Khi một người có từ hai hôn phối mà người phối ngẫu đều còn sống, đầu thẻ luôn hiện dòng nhắc màu cam "Giáo dân này có N hôn phối mà người phối ngẫu chưa qua đời. … Xin xem lại."

Phần mềm còn chặn hẳn (không cho lưu) các trường hợp: chọn chính người đang xem; hai người cùng giới tính ("Người chồng không thể là nữ!", "Người vợ không thể là nam!"); người đang ở hồ sơ lưu trữ; ngày hôn phối trước ngày sinh của một trong hai người; người đã đi tu chưa hồi tục; hai người đã có hôn phối với nhau ("Hai người này đã có hôn phối với nhau, không thêm trùng…"). Thêm hôn phối và đổi người phối ngẫu làm được cả khi mất mạng. Xoá hẳn một hôn phối nhập nhầm: xem Thêm hôn phối.

Thẻ Ơn gọi tận hiến#

Hồ sơ mới: "Hãy bấm "Thêm giáo dân" để lưu hồ sơ trước, ơn gọi tận hiến ghi được sau khi giáo dân đã có mã." Mỗi giai đoạn đã có là một khối (Ơn gọi tận hiến: Linh mục...), cuối cùng luôn có khối trống Thêm giai đoạn mới.

Thẻ Hội đoàn#

Hồ sơ mới: nhắc "Hãy bấm "Thêm giáo dân" để lưu hồ sơ trước, hội đoàn ghi được sau khi giáo dân đã có mã." Người chưa tham gia hội đoàn nào: "Giáo dân này chưa tham gia hội đoàn nào." Có rồi thì mỗi lượt tham gia là một khối.

Ô chọn cha, mẹ (Tên Cha, Tên Mẹ)#

Các việc thường làm#

Nhập một giáo dân mới#

1. Ở Danh sách giáo dân, tìm thử xem người đó đã có chưa. Chưa có thì bấm Thêm giáo dân.
2. Con trỏ nằm ở Tên thánh. Nhập Tên thánh, rồi Họ tên.
3. Chọn Giáo họ (mặc định đang là Ngoài xứ, nếu người đó thuộc xứ thì phải chọn giáo họ thật).
4. Chọn Giới tính và nhập Ngày sinh (ngày sinh bắt buộc).
5. Nhập Tên Cha, Tên Mẹ: gõ thẳng tên, hoặc bấm Chọn nếu cha mẹ đã có trong sổ.
6. Điền các bí tích đã biết ở các khối Rửa tội, Rước lễ lần đầu, Thêm sức. Bỏ trống nếu chưa biết.
7. Xuống khối Thông tin khác nhập địa chỉ, điện thoại...
8. Bấm Thêm giáo dân. Nếu hiện khung "Kiểm tra lại thông tin" thì đọc kỹ rồi chọn Vẫn lưu hoặc Xem lại.
9. Lưu xong, hồ sơ trống lại để nhập người kế tiếp, dòng trạng thái ghi "Đã thêm giáo dân … Mời nhập người tiếp theo." Nếu cần xem lại người vừa nhập, bấm Mở hồ sơ vừa tạo ở dải phía trên (dải này có khi hồ sơ mở độc lập, không có khi hộp thoại được mở từ một ô chọn người).
10. Muốn thêm ảnh, hôn phối, hội đoàn cho người vừa nhập, bấm Mở hồ sơ vừa tạo (các phần này chỉ dùng được khi hồ sơ đã lưu).

Sửa họ tên hoặc thông tin bị nhập sai#

1. Mở hồ sơ (nhấp đúp ở danh sách, ở lưới thành viên của hồ sơ gia đình, ở danh sách học viên của lớp giáo lý...).
2. Sửa ô cần đổi. Dòng dưới cùng đổi thành "Có thay đổi chưa lưu".
3. Bấm Cập nhật. Lưu xong, hộp hồ sơ tự đóng và bạn trở về đúng màn hình lúc nãy, dòng của người đó đã đổi theo. Nếu thiếu ô bắt buộc hoặc người khác vừa sửa cùng hồ sơ, hộp không đóng mà báo lỗi ở dòng dưới cùng, xem "Quy tắc ẩn".

Ghi nhận giáo dân qua đời#

1. Mở hồ sơ, ở khối Thông tin khác bấm chọn Qua đời.
2. Bốn ô hiện thêm: nhập Ngày qua đời, Số sổ, Nơi qua đời, Nơi an táng. Nhãn góc phải đổi thành Đã qua đời.
3. Bấm Cập nhật. Người đó rời Danh sách giáo dân và có trong Hồ sơ lưu trữ giáo dân. Muốn thấy họ ở danh sách chính, bật ô Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ.

Đưa lại một người đã ghi nhầm là qua đời#

1. Mở hồ sơ từ Hồ sơ lưu trữ giáo dân, bỏ chọn Qua đời.
2. Bấm Cập nhật. Ngày qua đời, Số sổ, Nơi qua đời, Nơi an táng đã nhập sẽ bị xóa (chỉ giữ khi Qua đời được chọn), nên nếu cần hãy chép lại ở nơi khác trước.

Ghi nhận một người đã chuyển đi xứ khác#

1. Mở hồ sơ, chọn một Giáo họ thật (không phải Ngoài xứ), khối Thông tin chuyển xứ sẽ hiện.
2. Ở Thông tin hiện tại chọn Đã chuyển đi xứ khác.
3. Nhập Ngày chuyển, Nơi chuyển, Ghi chú.
4. Bấm Cập nhật. Người đó chuyển sang hồ sơ lưu trữ. Nếu cả gia đình chuyển, làm ở Hồ sơ gia đình.
5. Cần giấy giới thiệu thì in ở Danh sách giáo dân hoặc gia đình.

Ghi nhận người từ xứ khác chuyển đến#

1. Mở (hoặc tạo) hồ sơ, chọn Giáo họ thật ở xứ mình.
2. Ở Thông tin hiện tại chọn Chuyển từ xứ khác đến, nhập Ngày chuyển, Nơi chuyển.
3. Bấm Cập nhật.

Đặt lại là "Ở tại xứ"#

Chọn Ở tại xứ ở Thông tin hiện tại rồi Cập nhật. Thông tin ngày, nơi, ghi chú chuyển xứ đã ghi bị xóa. Phần mềm không hỏi lại trước khi xóa.

Thêm hoặc đổi ảnh 3x4#

1. Hồ sơ phải đã lưu (hồ sơ mới thì lưu trước).
2. Bấm vào khung ảnh trống, chọn tệp ảnh (JPEG, PNG hoặc WebP, không quá 8 MB).
3. Ảnh hiện ngay, không cần Cập nhật. Bấm vào ảnh để xem to; trong khung xem to có Đổi ảnh khác, Xoá ảnh, Đóng.
4. Xoá ảnh: bấm Xoá ở góc ảnh (hoặc Xoá ảnh trong khung xem to), xác nhận "Xoá ảnh đại diện này?" bằng Xoá ảnh.

Chọn cha mẹ cho một giáo dân#

1. Ở ô Tên Cha, bấm Chọn.
2. Gõ vài chữ trong tên hoặc mã cũ, chọn đúng người trong danh sách.
3. Nếu người cha đã có gia đình trong sổ, Tên Mẹ tự điền người vợ của gia đình đó (và ngược lại khi chọn mẹ trước) — kiểm lại; nếu không đúng (con ngoại hôn…) thì xoá đi rồi gõ tên đúng. Không tự điền được thì làm tương tự với Tên Mẹ. Nếu cha hoặc mẹ chưa có trong sổ (không cùng tôn giáo, ở xứ khác…), hãy gõ thẳng tên vào ô, không phải tạo hồ sơ. Muốn tạo hẳn hồ sơ cho người đó thì bấm Thêm mới.
4. Bấm Cập nhật.

Ghi thêm hội đoàn cho giáo dân#

1. Mở hồ sơ đã lưu, thẻ Hội đoàn.
2. Ở khối Thêm vào hội đoàn chọn Tên hội đoàn, nhập Ngày vào hội đoàn.
3. Bấm Thêm hội đoàn. Một khối mới hiện ra ở phía trên, đổi Vai trò nếu cần rồi bấm Cập nhật hội đoàn.

Ghi nhận ơn gọi tận hiến#

1. Mở hồ sơ đã lưu, thẻ Ơn gọi tận hiến.
2. Nhập vào khối Thêm giai đoạn mới (ví dụ Chức vụ Chủng sinh, Ngày vào ĐCV).
3. Bấm Thêm giai đoạn mới. Sau này thêm giai đoạn khác (ví dụ Linh mục) bằng chính khối trống cuối trang.

In lý lịch cá nhân#

Bấm In lý lịch cá nhân ở thanh dưới. Bản in mở trong khung xem PDF. Muốn in chứng nhận bí tích hoặc giấy giới thiệu, làm ở Danh sách giáo dân.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

• Ô "Chỉ Quản trị giáo xứ được xem". Quản trị giáo xứ có thể ẩn Ghi chú chung, Tình trạng hôn phối (kèm Ngày ly thân/ly dị) và Ghi chú hôn phối với các vai trò khác (Giáo xứ › Bảo mật dữ liệu). Khi đó trên hồ sơ đã có, người không phải quản trị chỉ thấy dòng chữ đó, không có ô nhập; bấm Cập nhật không làm mất giá trị đang ẩn. Hồ sơ mới, hôn phối mới thì vẫn nhập được, nhưng lưu xong cũng không xem lại được.

Bắt buộc, chặn cứng và cảnh báo khi bấm lưu#

• Ba ô bắt buộc. Họ tên, Giới tính và Ngày sinh. Bấm lưu khi thiếu, ô thiếu được đánh dấu, trang cuộn tới ô đó và hiện đúng một trong các câu: "Hãy nhập Họ tên", "Hãy nhập giới tính", "Hãy nhập ngày sinh hợp lệ". Máy chủ cũng kiểm lại các quy tắc này. Họ tên dài quá 255 ký tự (ví dụ dán nhầm cả một đoạn văn) thì không lưu được: "Họ tên dài quá 255 ký tự. Hãy kiểm tra lại, có thể đã dán nhầm cả một đoạn văn."
• Chặn cứng (không lưu được).
  • Đánh dấu Có gia đình và người đó chưa đủ 14 tuổi (tính theo chênh lệch năm, hôm nay trừ năm sinh): "Giáo dân này hiện tại chưa đủ 14 tuổi. Không thể kết hôn".
  • Đã chọn Tên Cha hoặc Tên Mẹ bằng ô chọn mà tuổi cha hoặc mẹ lớn hơn tuổi con chưa tới 15 (tính đủ ngày tháng): "Vui lòng xem lại. Cha chưa đủ 15 tuổi để có con. Tuổi phụ huynh phải lớn hơn tuổi của giáo dân ít nhất là 15" (hoặc "Mẹ chưa đủ…"). Chỉ kiểm khi cha mẹ được chọn từ danh sách và người đó có ngày sinh.
  • Đổi Giới tính của người đang là chồng hoặc vợ trong một gia đình hoặc một hôn phối: "Giáo dân này đã được nhập là vợ/chồng trong một gia đình hoặc hôn phối. Không thể thay đổi giới tính cho giáo dân này. Để thay đổi giới tính, bạn phải tìm tất cả các gia đình hoặc hôn phối mà giáo dân này là vợ/chồng và bỏ đi quan hệ đó trước".
• Cảnh báo phải xác nhận (khung "Kiểm tra lại thông tin", nút Vẫn lưu / Xem lại). Nhiều cảnh báo được gộp vào một khung. Vẫn lưu thì lưu luôn; Xem lại thì chưa lưu gì và dòng dưới cùng ghi "Đã hủy, thay đổi chưa được lưu." (hồ sơ mới: "Đã hủy, chưa lưu giáo dân này."). Các cảnh báo gồm:
  • Có gia đình mà 14 đến dưới 18 tuổi: "Giáo dân này hiện tại chưa đủ 18 tuổi để kết hôn. Bạn có muốn tiếp tục không."
  • Ngày sinh sau Ngày rửa tội: "Hãy đảm bảo Ngày sinh <= Ngày rửa tội <= Ngày rước lễ lần đầu <= Ngày thêm sức. Bạn có chắc muốn lưu thông tin giáo dân này không?" (chỉ so ngày sinh với ngày rửa tội, không so các mốc khác).
  • Rước lễ lần đầu khi chưa được 7 tuổi (chênh lệch năm): "Giáo dân này rước lễ lần đầu khi chưa được 7 tuổi."
  • Có Ngày rửa tội mà chưa nhập Tên thánh: "Giáo dân này đã rửa tội nhưng chưa được nhập Tên Thánh."
  • Ngày vô lý. Mỗi ô ngày bị hỏi lại (một dòng cho mỗi ô) khi:
    • ngày đó sau hôm nay, ví dụ "[Ngày sinh] 01/01/2099 đang nhập sau ngày hiện tại." Áp cho Ngày sinh, rửa tội, rước lễ, thêm sức, xức dầu, qua đời và các ngày ở thẻ Giáo lý;
    • đã đánh dấu Qua đời có Ngày qua đời mà một ngày khác sau ngày qua đời, ví dụ "[Ngày xức dầu] 01/01/2011 đang nhập sau ngày qua đời (01/01/2010).";
    • Ngày rước lễ, thêm sức, xức dầu, qua đời hoặc một ngày ở thẻ Giáo lý trước Ngày sinh, ví dụ "[Ngày thêm sức] 01/06/1999 đang nhập trước ngày sinh (01/01/2000)." (Ngày rửa tội trước Ngày sinh đã có câu riêng ở trên.)

Mỗi dòng kết thúc bằng "Bạn có chắc muốn lưu thông tin giáo dân này không?". Sổ cũ có thể ghi ngày như vậy, nên phần mềm chỉ hỏi lại chứ không cấm: đúng như sổ gốc thì bấm Vẫn lưu.

• Trùng người. Đã có một giáo dân (chưa bị xóa) trùng đúng cả Tên thánh, Họ tên và Ngày sinh. Khung ghi rõ mã, tên và ngày sinh của người trùng. Chọn Xem lại nếu đúng là người đó (đừng nhập thêm), Vẫn lưu nếu là hai người khác nhau.

• Cảnh báo ⚠ cạnh ô ngày (không chặn). Cạnh ô ngày hiện biểu tượng ⚠ khi một ngày đứng trước một mốc lẽ ra có trước nó: Ngày rửa tội trước Ngày sinh; Ngày rước lễ trước Ngày sinh hoặc Ngày rửa tội; Ngày thêm sức trước Ngày sinh, Ngày rửa tội hoặc Ngày rước lễ; Ngày xức dầu trước Ngày sinh hoặc Ngày rửa tội; Ngày qua đời trước Ngày sinh, và trước bất kỳ ngày bí tích nào đã nhập. Bấm ⚠ đọc giải thích ("… Thông tin vẫn được lưu, hãy đối chiếu lại với sổ gốc."). Chỉ cảnh báo khi ngày nhỏ hơn hẳn (bằng nhau thì không báo). Ở thẻ Hôn phối có ⚠ riêng "Ngày hôn phối … trước ngày sinh …". Sổ cũ có nhiều ca rửa tội ghi trước ngày sinh, nên phần mềm chỉ nhắc chứ không cấm. Riêng các ngày trước Ngày sinh (trừ rửa tội), sau hôm nay hoặc sau ngày qua đời thì khi bấm lưu còn bị hỏi lại (xem "Ngày vô lý" ở trên).
• Ngày nhập thiếu (chỉ năm, hoặc tháng và năm). Ô ngày nhận dd/mm/yyyy, hoặc chỉ năm (để trống ngày, tháng), hoặc tháng và năm (để trống ngày). Phần mềm nhớ đúng phần đã nhập: mở lại hồ sơ ô ngày/tháng vẫn trống, lưới và bản in ghi "1958" hoặc "03/1958". Cảnh báo ngày tháng chỉ so tới phần đã ghi: rửa tội "1950", sinh 22/03/1950 không bị nhắc; rửa tội "02/1950" thì có ⚠ "Ngày rửa tội (02/1950) trước ngày sinh (22/03/1950)…". Có ngày mà thiếu tháng, hoặc năm chưa đủ 4 số, hoặc ngày không có thật (ví dụ 30/02) thì ô đỏ báo "Ngày không hợp lệ, nhập theo dd/mm/yyyy (chỉ năm, hoặc tháng và năm, cũng được)". Xem thêm ô ngày.

Ô tự đổi, ô bị khóa#

• Mã giáo dân luôn bị khóa. Mã tự cấp.
• Qua đời ↔ Còn học. Đánh dấu bên này thì bên kia tự bỏ. Máy chủ cũng ép: lưu người đã Qua đời thì Còn học luôn tắt.
• Bỏ Qua đời thì mất chi tiết qua đời. Ngày qua đời, Số sổ, Nơi qua đời, Nơi an táng chỉ được lưu khi Qua đời đang chọn. Bỏ chọn rồi Cập nhật là xóa cả bốn.
• Giáo họ = Ngoài xứ. Ẩn khối Thông tin chuyển xứ và hiện Giáo xứ/Giáo phận (hai ô này chưa được lưu). Khi khối bị ẩn, hồ sơ không gửi gì về chuyển xứ, nên thông tin chuyển xứ đã có được giữ nguyên.
• Đánh dấu "Là giáo dân không được thống kê" tự đặt Giáo họ về Ngoài xứ.
• Hồ sơ mới phải chọn giáo họ. Ô Giáo họ của hồ sơ mới để trống. Bấm lưu khi chưa chọn thì phần mềm hỏi "Bạn chưa chọn giáo họ. Giáo dân này có phải người ngoài xứ không?" với hai nút Ngoài xứ (lưu người này là ngoài xứ) và Quay về chọn giáo họ (chưa lưu, con trỏ về ô Giáo họ). Hồ sơ đã có thì không hỏi.
• Ảnh 3x4, Hôn phối, Ơn gọi tận hiến, Hội đoàn cần hồ sơ đã lưu. Với hồ sơ mới các thẻ này chỉ hiện lời nhắc, riêng thẻ Giáo lý thì nhập được ngay và lưu chung.

Bản nháp và mất điện, mất mạng#

• Khi đang mở hồ sơ, cứ khoảng 5 giây phần mềm tự lưu bản nháp những gì bạn gõ dở vào trình duyệt của máy này (chỉ khi nội dung đổi). Đóng nhầm hoặc mất điện thì lần mở sau hiện dải "Có bản nháp chưa lưu lúc… bạn muốn khôi phục hay bỏ qua?". Khôi phục điền lại nội dung nháp; Bỏ qua xóa nháp. Phần mềm không tự khôi phục vì sợ đè lên dữ liệu mới.
• Bản nháp gắn với tài khoản, giáo xứ và hồ sơ đó, và nằm trên máy này, trình duyệt này, không sang máy khác. Lưu thành công thì nháp tự xóa. Đăng xuất chủ động thì mọi nháp của tài khoản đó bị xóa.
• Hồ sơ thêm mới dùng một bản nháp chung cho "Giáo dân mới": nhập dở hai người ở hai thẻ cùng lúc thì hai thẻ ghi đè nháp của nhau.
• Mất mạng vẫn lưu được: hồ sơ được ghi trong máy rồi gửi lên máy chủ khi có mạng. Người mới tạo lúc này có mã "(chưa cấp số…)" cho tới khi lên máy chủ. Ảnh 3x4 của người vừa tạo lúc mất mạng được giữ tạm và tự gửi khi hồ sơ đã lên máy chủ. Ảnh không được tải về sẵn các máy: máy khác cần có mạng mới thấy ảnh.
• In lý lịch khi mất mạng. Lý lịch được dựng ngay trên máy nên vẫn in được, miễn là máy đã in ít nhất một lần khi có mạng (để có sẵn mẫu in); bản in lúc mất mạng không có ảnh 3x4. Máy chưa từng in thì báo "Không kết nối được máy chủ để in. Vui lòng thử lại sau ít phút hoặc báo cho người quản trị."

Lưu xong thì đóng hay ở lại#

• Hồ sơ đã có (mở từ bất cứ đâu: Danh sách giáo dân, lưới thành viên của hồ sơ gia đình, học viên lớp giáo lý, người nhận trong đợt bí tích, hội viên, Thống kê, Kiểm tra dữ liệu, Tìm hồ sơ trùng, ô tìm giáo dân...): bấm Cập nhật (hoặc Enter ở một ô) lưu xong thì hộp hồ sơ đóng, trở về đúng màn hình hay hộp thoại đã mở nó. Màn hình đó tự đọc lại để hiện điều vừa sửa, không cần bấm Tải lại.
• Hồ sơ mới mở bằng Thêm giáo dân ở Danh sách giáo dân (hoặc ở Tổng quan): lưu xong hộp ở lại, form trống để nhập người tiếp theo.
• Thêm người mới từ trong một màn hình khác (nút + / Thêm mới ở ô chọn người: thành viên gia đình, Tên Cha, Tên Mẹ, học viên...): lưu xong hộp đóng, người vừa tạo được điền vào đúng ô đã bấm.
• Không lưu được thì không đóng. Thiếu ô bắt buộc, người khác vừa sửa cùng hồ sơ, máy chủ từ chối, hoặc bạn bấm Xem lại ở khung "Kiểm tra lại thông tin": hộp ở lại kèm câu báo.
• Lưu lúc mất mạng (ghi vào máy, gửi lên khi có mạng) vẫn là lưu xong, hộp đóng như thường.
• Các nút lưu riêng trong thẻ Hôn phối, Ơn gọi tận hiến, Hội đoàn không đóng hộp.

Dòng trạng thái ở cuối hồ sơ#

• "Có thay đổi chưa lưu" xuất hiện khi nội dung các ô của hồ sơ khác với lúc mở hoặc lúc lưu gần nhất. Sửa rồi gõ lại đúng như cũ thì dòng này tắt. Lưu ở các khối Hôn phối, Ơn gọi, Hội đoàn không làm dòng này bật.
• Hồ sơ mới: "Bản nháp chưa lưu". Hồ sơ đã lưu, chưa sửa: "Chưa có thay đổi". Lỗi bắt buộc (thiếu ô) hiện màu đỏ trước mọi thông báo khác.
• Đang mở trong hộp thoại mà bấm X hoặc Esc khi còn thay đổi chưa lưu (kể cả sửa ô ngày) thì phần mềm hỏi lại trước khi đóng. Các khối có nút lưu riêng (Hôn phối, Ơn gọi, Hội đoàn) cũng được tính khi bạn gõ mà chưa bấm nút lưu của khối.

Sửa cùng lúc, chuyển xứ, trùng ngày#

• Hai người sửa cùng một hồ sơ. Người lưu sau bị từ chối: "Giáo dân này vừa được người khác cập nhật. Hãy tải lại màn hình để xem thay đổi mới nhất rồi sửa lại."
• Trùng ngày chuyển xứ. Khi đổi một người từ loại chuyển xứ này sang loại khác (ví dụ từ Chuyển đến sang Chuyển đi) mà giữ nguyên Ngày chuyển của lần ghi trước, phần mềm coi là trùng và chặn: "Đã có ngày chuyển xứ của giáo dân này trùng với ngày chuyển xứ bạn nhập. Xin vui lòng nhập ngày khác". Hãy nhập ngày chuyển mới. Cùng loại, hoặc không nhập ngày thì không bị kiểm.
• Một bản ghi chuyển xứ mỗi người. Sửa lại chuyển xứ là ghi đè lên bản ghi hiện có, không sinh thêm dòng lịch sử.
• Người đã chuyển đi. Được tính là "đã chuyển đi" khi bản ghi chuyển xứ mới nhất của họ là "Đã chuyển đi xứ khác". Người đã chuyển đi được thêm lại vào một gia đình thì phần mềm hỏi có chuyển họ về xứ không (ở màn hình gia đình), việc này đổi loại chuyển xứ thành "Chuyển đến".

Dây chuyền sang màn hình khác#

• Sau khi lưu, Danh sách giáo dân tự cập nhật dòng của người này (giữ nguyên bộ lọc). Nếu bạn đánh dấu Qua đời hoặc chuyển đi xứ khác thì dòng biến khỏi danh sách và xuất hiện ở Hồ sơ lưu trữ giáo dân.
• Tên đã ghi ở nơi khác. Đổi họ tên ở hồ sơ này thì tên hiển thị tại các danh sách đọc trực tiếp từ hồ sơ này (giáo dân, thành viên gia đình) đổi theo. Chữ ghi sẵn ở nơi khác, ví dụ ô tên cha, tên mẹ của người khác, ô người ban bí tích, linh mục chứng… là chữ đã gõ vào lúc đó và không đổi theo.
• Tên Cha, Tên Mẹ gắn với hồ sơ cha mẹ (nếu chọn từ danh sách) và cũng lưu tên dạng chữ. Bỏ chọn xóa cả liên kết lẫn tên.

Theo vai trò#

• Chỉ xem: đọc được mọi thẻ; các nút lưu, các nút chọn/bỏ cha mẹ bị mờ, nút Thêm mới không hiện; không thêm, không sửa.
• Nhập dữ liệu trở lên: thêm và sửa hồ sơ, hôn phối, ơn gọi, hội đoàn, ảnh.
• Xóa giáo dân không có ở màn hình này (Danh sách giáo dân).

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Bố cục hai cột thay cho ba cột của bản cũ. Ảnh 3x4 nằm cạnh Mã giáo dân/Tên thánh thay vì một cột riêng.
• Ngày bổn mạng là ô mới (bản cũ không có), tự điền từ tên thánh khi tên đó chỉ có một ngày lễ. Nhập dữ liệu từ bản cũ (tệp .mdb) thì ô này để trống.
• Nhập xong, form trống lại (như bản cũ), thêm dải "Đã thêm giáo dân … Mở hồ sơ vừa tạo" để quay lại người vừa nhập.
• Thẻ Hôn phối, Ơn gọi tận hiến, Hội đoàn có thể có nhiều khối (nhiều lần hôn phối, nhiều giai đoạn, nhiều hội đoàn). Bản cũ chỉ giữ một. Bản web cho sửa cả vai trò trong lượt hội đoàn đã lưu, còn bản cũ thì không.
• Tình trạng hôn phối có đủ 9 lựa chọn (thêm Ly thân, Ly dị, Đã được tháo gỡ), và có thêm ô Ngày ly thân/ly dị (bản cũ không có).
• Người ban bí tích, Người đỡ đầu, Linh mục chứng là ô chữ gõ tự do có gợi ý từ những lần nhập trước (gợi ý nằm ở máy này, không dùng chung giữa các máy).
• Cảnh báo ⚠ cạnh ô ngày là mới (bản cũ chỉ hỏi Yes/No khi lưu).
• Chọn Cha không tự điền Mẹ. Bản cũ, chọn cha thì mẹ tương ứng tự hiện và hỏi thêm vào gia đình; ở bản web chưa có, hãy chọn cha và mẹ riêng.
• Không có hộp kiểm "Đã xóa" trong hồ sơ như bản cũ. Người bị đưa vào lưu trữ (xóa mềm) không đưa lại bằng cách sửa hồ sơ ở đây, xem Hồ sơ lưu trữ giáo dân.
• Không hỏi lại khi đổi về "Ở tại xứ". Bản cũ hỏi xác nhận trước khi bỏ thông tin chuyển xứ, bản web bỏ luôn.
• Bản nháp tự lưu khi gõ dở là mới.
• Ảnh 3x4 lưu ngay khi chọn, không chờ bấm Cập nhật.

Màn hình liên quan#

• Danh sách giáo dân: nơi mở hồ sơ, xóa, in chứng nhận và giấy giới thiệu.
• Hồ sơ lưu trữ giáo dân.
• Hồ sơ gia đình và Danh sách gia đình.
• Thêm giáo dân nhanh, Thêm hôn phối.
• Hội đoàn, Danh sách hội đoàn, Danh sách sổ bí tích.
• Khung xem PDF và in.