Hồ sơ lưu trữ giáo dân#

Màn hình này dùng để làm gì#

Đây là nơi chứa những giáo dân không còn trong danh sách chính của giáo xứ nhưng chưa bị xóa hẳn. Bạn vào đây để tìm lại một người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ, để in giấy tờ cho họ (chứng nhận bí tích, giấy giới thiệu), để sửa hồ sơ của họ, hoặc để xóa vĩnh viễn những người không cần giữ nữa.

Một người nằm ở đây khi thỏa một trong ba điều kiện (đủ một điều kiện là có mặt):

• Đã được Đưa vào lưu trữ (xóa mềm) ở Danh sách giáo dân.
• Đã đánh dấu Qua đời trong hồ sơ.
• Đã chuyển đi xứ khác: bản ghi chuyển xứ mới nhất của họ là "Đã chuyển đi xứ khác".

Ai được mở#

Vai trò có quyền Xem giáo dân mở được (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên). Vai trò không có quyền này không thấy mục trong menu; mở bằng đường dẫn thì thấy "Tài khoản của bạn không được mở màn hình này." Nút Xóa bỏ (xóa vĩnh viễn) chỉ hiện với vai trò có quyền Xoá giáo dân (Quản trị giáo xứ, Quản lý sổ sách, Quản trị hệ thống); Nhập dữ liệu và Chỉ xem không thấy nút này.

Vào màn hình này bằng cách nào#

• Thanh bên trái: Hồ sơ lưu trữ › Hồ sơ lưu trữ giáo dân.
• Đường dẫn trực tiếp /luu-tru/giao-dan.

Các phần trên màn hình#

Bố cục giống Danh sách giáo dân, từ trên xuống:

1. Tiêu đề "Hồ sơ lưu trữ giáo dân" và ô đếm, ví dụ 140 giáo dân.
2. Thanh nút: Tải lại, Xuất Excel, Xem - sửa, Xóa bỏ, In chứng nhận bí tích, In giới thiệu hôn phối, In danh sách.
3. Thanh lọc: ô chọn Giáo họ, ô Chỉ xem giáo dân không được thống kê, và dòng nhắc "Giáo dân đã xóa mềm, đã qua đời hoặc đã chuyển xứ · nhấp đúp một dòng để mở chi tiết".
4. Lưới: cột ⋮ đầu dòng rồi 29 cột thông tin, đúng như ở danh sách chính (xem mục "Các cột của lưới" của Danh sách giáo dân). Ở đây hai cột Qua đời và Đã chuyển đi là cột giúp bạn biết vì sao người đó nằm ở lưu trữ.

Khác với danh sách chính, ở đây không có nút Thêm giáo dân, không có ô Hiện cả người đã qua đời / đã chuyển xứ (vì tất cả đều đã hiện), và chỉ chọn được một dòng mỗi lần.

Bảng trường và nút#

Thanh lọc#

Thanh nút#

Khung xác nhận khi bấm Xóa bỏ#

Chuột phải hoặc nút ⋮ trên một dòng#

Giống hệt danh sách chính: Xem chi tiết, In lý lịch cá nhân, In chứng nhận bí tích, In giới thiệu hôn phối, In chứng nhận rửa tội, In chứng nhận xưng tội - rước lễ, In chứng nhận thêm sức, Xem gia đình (ẩn khi người đó không thuộc gia đình nào), In giấy giới thiệu chứng nhận rửa tội, In giấy giới thiệu giáo lý hôn phối, In giấy giới thiệu chứng nhận thêm sức, Xem vị trí. Cách dùng từng mục xem ở Danh sách giáo dân.

Các việc thường làm#

Tìm một người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ#

1. Vào Hồ sơ lưu trữ › Hồ sơ lưu trữ giáo dân.
2. Chọn Giáo họ nếu biết. Gõ một phần họ tên vào ô lọc dưới tiêu đề cột Họ và tên đệm (gõ cả họ tên đầy đủ như "Nguyễn Văn An" vẫn lọc được).
3. Nhìn cột Qua đời, Ngày qua đời, Đã chuyển đi để biết tình trạng.
4. Nhấp đúp để mở hồ sơ.

Biết vì sao một người nằm ở lưu trữ#

Nhìn hai cột Qua đời và Đã chuyển đi: có dấu ✓ ở cột nào thì họ ở đây vì lý do đó. Nếu cả hai đều trống thì người đó đã được Đưa vào lưu trữ (xóa mềm) từ danh sách chính.

Đưa một người đã qua đời (ghi nhầm) trở lại danh sách#

1. Nhấp đúp dòng của người đó để mở hồ sơ.
2. Ở khối Thông tin khác, bỏ chọn Qua đời.
3. Bấm Cập nhật. Người đó trở lại Danh sách giáo dân.
4. Lưu ý: bốn ô Ngày qua đời, Số sổ, Nơi qua đời, Nơi an táng sẽ bị xóa khi bạn bỏ chọn Qua đời. Chép lại trước nếu cần.

Đưa một người đã chuyển đi trở lại danh sách#

1. Mở hồ sơ. Ở khối Thông tin chuyển xứ (chỉ hiện khi Giáo họ đã chọn một giáo họ thật, không phải Ngoài xứ), đổi Thông tin hiện tại thành Chuyển từ xứ khác đến (nếu người đó trở về) hoặc Ở tại xứ (nếu ghi nhầm).
2. Nhập Ngày chuyển mới nếu chọn "Chuyển từ xứ khác đến". Nếu để nguyên ngày cũ, phần mềm chặn với thông báo "Đã có ngày chuyển xứ của giáo dân này trùng với ngày chuyển xứ bạn nhập. Xin vui lòng nhập ngày khác".
3. Bấm Cập nhật.
4. Cách khác: thêm người đó vào một gia đình ở Hồ sơ gia đình; phần mềm sẽ hỏi có đưa về lại xứ không.

Đưa một người đã "Đưa vào lưu trữ" (xóa mềm) trở lại danh sách#

Cách nhanh, vẫn ở giáo họ cũ:

1. Ở Hồ sơ lưu trữ giáo dân, chọn dòng người đó.
2. Bấm Đưa về danh sách. Hộp thông báo "Đã đưa giáo dân này về lại danh sách đang sinh hoạt (giữ nguyên giáo họ cũ)." hiện ra, người đó biến khỏi Hồ sơ lưu trữ và có mặt ở Danh sách giáo dân.

Hoặc mở hồ sơ người đó (nhấp đúp): trên đầu hồ sơ có dải "Hồ sơ giáo dân này đang nằm trong hồ sơ lưu trữ (đã xóa)" kèm nút Đưa về danh sách.

Nút này chỉ dành cho người đã bị Đưa vào lưu trữ (xóa mềm). Người nằm ở đây vì đã qua đời hoặc đã chuyển xứ thì phần mềm báo "Hồ sơ này không bị xóa mềm..."; với họ làm như hai mục trên. Giáo họ cũ đã bị xóa thì phần mềm không đưa về và nhắc mở hồ sơ, chọn giáo họ khác.

Cách khác: thêm người đó vào một gia đình:

1. Mở Hồ sơ gia đình của gia đình cần thêm người.
2. Thêm thành viên, chọn đúng người đã xóa mềm.
3. Phần mềm hỏi: "Giáo dân [tên] đã bị xóa. Nếu thêm giáo dân này vào gia đình thì sẽ khôi phục giáo dân này thành chưa xóa." Chọn tiếp tục.
4. Lưu gia đình. Người đó trở lại danh sách chính.

Cách này không đưa được người đã ghi Qua đời hoặc chuyển đi trở lại; với họ hãy làm như hai mục trên.

Xóa vĩnh viễn một người#

1. Chọn dòng, bấm Xóa bỏ.
2. Đọc lời hỏi trong khung, bấm Xóa vĩnh viễn.
3. Nếu người đó còn thuộc một gia đình, phần mềm từ chối (xem "Quy tắc ẩn"). Gỡ họ khỏi gia đình rồi xóa lại.

In giấy tờ cho người đã chuyển xứ#

Ví dụ một người chuyển đi đã lâu, nay quay về xin chứng nhận rửa tội. Chọn dòng rồi bấm In chứng nhận bí tích, hoặc bấm chuột phải/⋮ để chọn In lý lịch cá nhân, In chứng nhận rửa tội, In giấy giới thiệu chứng nhận rửa tội, In giấy giới thiệu chứng nhận thêm sức... Bản in mở trong khung xem PDF.

In danh sách lưu trữ đã lọc#

1. Lọc theo giáo họ và các ô dưới tiêu đề cột, sắp thứ tự theo ý.
2. Bấm In danh sách (PDF) hoặc Xuất Excel (tệp .xlsx tải về). Cả hai đều theo đúng những gì đang thấy.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

• Điều kiện nằm ở đây là "hoặc". Đã xóa mềm, hoặc đã qua đời, hoặc chuyển đi (bản ghi chuyển xứ mới nhất) là người đó có mặt. Một người vừa qua đời vừa đã bị xóa mềm chỉ hiện một dòng.
• Người chuyển đi rồi về. Nếu bản ghi chuyển xứ mới nhất là "Chuyển từ xứ khác đến" thì họ không còn ở lưu trữ (trừ khi còn lý do khác: qua đời hoặc đã xóa mềm).
• Nhãn tình trạng trong hồ sơ dễ gây nhầm. Khi mở hồ sơ từ lưu trữ, nhãn ở góc phải chỉ có ba giá trị: Đã qua đời (nếu Qua đời được chọn) hoặc Đang hoạt động. Người đã xóa mềm hay đã chuyển xứ vẫn hiện Đang hoạt động. Đừng dựa vào nhãn này, hãy nhìn khối Thông tin chuyển xứ và ô Qua đời.
• Xóa vĩnh viễn không lấy lại được. Người đó biến khỏi chương trình cùng chi tiết trong các sổ bí tích và các lớp giáo lý (là học viên), liên kết hôn phối của họ, và tên họ bị bỏ trống trong các đôi rao hôn phối. Riêng nếu người đó là giáo lý viên của lớp hoặc người quản lý khối giáo lý thì lớp, khối vẫn giữ tên người đó (chỉ còn là tên, không còn hồ sơ). Muốn có lại phải nhập lại từ đầu.
• Bị chặn nếu còn trong gia đình. Xóa vĩnh viễn một người còn là thành viên của gia đình bị từ chối, thông báo nêu từng gia đình, dạng: "Giáo dân [họ tên] / Giữ vai trò là người nam (người nữ, thành viên gia đình) trong gia đình [tên gia đình] có mã gia đình là [mã] / Vui lòng xóa giáo dân ra khỏi gia đình trước khi xóa giáo dân này". Việc xóa mềm ở danh sách chính không gỡ người khỏi gia đình nên người đã "Đưa vào lưu trữ" vẫn có thể còn dính vào gia đình.
• Xóa vĩnh viễn cần mạng. Phần mềm gửi hết việc đang chờ lên máy chủ trước. Mất mạng: "Xoá vĩnh viễn cần kết nối mạng. Máy đang mất mạng nên chưa làm, xin thử lại khi có mạng." Còn việc chưa gửi kịp: "Xoá vĩnh viễn cần gửi xong N việc đã lưu ở máy này lên máy chủ trước. Máy chưa gửi được (có thể đang mất mạng), xin thử lại sau ít phút."
• Mỗi lần một người. Ở đây không có chọn nhiều dòng và không có xóa nhiều người một lượt (khác danh sách chính).
• Nút "Đưa về danh sách" chỉ khôi phục người đã xóa mềm. Người qua đời, chuyển xứ thì sửa hồ sơ (xem mục Các việc thường làm). Khôi phục chỉ bỏ dấu "đã xóa", giữ nguyên giáo họ, gia đình và mọi thông tin khác. Cần có dữ liệu đã tải về máy; Chỉ xem không dùng được.
• Sửa hồ sơ ở đây vẫn lưu được, kể cả người đã xóa mềm.
• Mọi giấy tờ in được cho người ở đây, kể cả người đã Đưa vào lưu trữ, giống bản cũ. Bản in giống hệt bản in của người còn trong danh sách, không ghi thêm chữ "lưu trữ". Người đã xóa vĩnh viễn thì không còn trong chương trình nên không in được nữa. In được cả khi mất mạng, nếu máy đã tải dữ liệu về.
• Không có lệnh tự dọn. Phần mềm không tự xóa hồ sơ lưu trữ theo thời gian.
• Xuất Excel và In danh sách đều làm được khi mất mạng. Cả hai dựng ngay trên máy. Xem Khung xem PDF và in.
• Nhập dữ liệu, Chỉ xem không xóa được. Nút Xóa bỏ không hiện; nếu việc xóa vẫn tới bước ghi (máy chưa tải lại quyền mới), phần mềm chặn với câu "Tài khoản của bạn không có quyền xoá ở mục "Giáo dân"."

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Ô "Đã xóa" của bản cũ nay là nút "Đưa về danh sách". Bản cũ đưa người xóa mềm trở lại bằng cách mở hồ sơ, bỏ chọn ô Đã xóa rồi Cập nhật. Bản web làm bằng nút Đưa về danh sách (ở Hồ sơ lưu trữ và ở đầu hồ sơ), tác dụng như nhau; thêm họ vào một gia đình cũng khôi phục như bản cũ. Với người qua đời và chuyển xứ, cách làm giống bản cũ (bỏ Qua đời, đổi chuyển xứ).
• In danh sách ra PDF mở ngay trong ứng dụng và có thêm Xuất Excel; bản cũ xuất sang Excel để in.
• Không có nút "Tìm kiếm trên lưới". Dùng ô lọc dưới tiêu đề mỗi cột.
• Khung xác nhận xóa vĩnh viễn vẫn là một câu hỏi hai nút (Hủy bỏ, Xóa vĩnh viễn), như bản cũ hỏi Yes/No.

Màn hình liên quan#

• Danh sách giáo dân: nơi thêm người, đưa vào lưu trữ, và xem người đã qua đời/chuyển xứ bằng ô lọc.
• Hồ sơ giáo dân: mở khi nhấp đúp; nơi bỏ Qua đời hoặc đổi chuyển xứ.
• Hồ sơ lưu trữ gia đình và Hồ sơ gia đình.
• Khung xem PDF và in, Sao lưu và phục hồi.