Hộp thư đi#
Trong trang nàyMàn hình này dùng để làm gìAi được mởVào màn hình này bằng cách nàoCác phần trên màn hìnhBảng trường và nútCác việc thường làmQuy tắc ẩn và giới hạnHỏi đáp và xử lý sự cốMàn hình liên quan
Màn hình này dùng để làm gì#
Xem mọi thư hệ thống gửi đi: thư đặt mật khẩu cho tài khoản mới, thư báo tài khoản ("Thông tin đăng nhập", không kèm mật khẩu) khi duyệt đơn, thư "Quên mật khẩu", thư báo có đơn đăng ký mới, thư xác nhận đã nhận đơn, thư từ chối đơn, thư thử. Mỗi thư có một dòng cho biết: gửi cho ai, lúc nào, đã gửi chưa, thử mấy lần, và nếu lỗi thì vì sao.
Dùng màn hình này khi một giáo xứ báo không nhận được thư: tìm theo hòm thư người nhận để biết thư đã rời máy chủ chưa, rồi gửi lại nếu cần.
Phần mềm không gửi thư ngay lúc bạn bấm nút. Thư được xếp vào hộp thư đi, rồi máy chủ gửi dần ở nền (mặc định tối đa 10 thư mỗi phút, 300 thư mỗi giờ) để hòm thư gửi không bị nhà cung cấp chặn. Lỗi tạm thời (mạng chập chờn, máy chủ thư bận) thì tự thử lại.
Ai được mở#
Chỉ tài khoản Quản trị hệ thống. Người khác không thấy mục này trên menu và máy chủ từ chối nếu họ mở bằng cách khác.
Vào màn hình này bằng cách nào#
- Menu Hệ thống trên thanh trên cùng › Hộp thư đi.
- Bấm ô Gửi thư trên Bảng điều khiển.
- Nút Xem Hộp thư đi ở khung Gửi thư thử của Cấu hình thư.
- Đường dẫn:
/hop-thu-di.
Các phần trên màn hình#
- Dòng giải thích: Đã gửi nghĩa là máy chủ thư đã nhận thư; thư có thể vẫn vào mục Spam của người nhận. Muốn biết thư đã tới hộp thư người nhận chưa, xem nhật ký Email Sending của Cloudflare.
- Thanh báo đỏ (chỉ khi có vấn đề): Chưa cấu hình thư hoặc Cấu hình thư sai, kèm nút mở Cấu hình thư.
- Ba ô tóm tắt: Đang chờ, Lỗi 24 giờ qua, Đã gửi 24 giờ qua. Bấm một ô là lọc ngay theo trạng thái đó.
- Hàng nút lọc trạng thái (Tất cả, Chờ gửi, Lỗi, Đã gửi, Đã huỷ), nút Gửi thư thử… và nút Cấu hình thư.
- Khung lọc: Loại thư, Người nhận, Từ ngày, Đến ngày, nút Bỏ lọc và Lọc.
- Bảng thư, mới nhất ở trên.
Bảng trường và nút#
Ô tóm tắt và bộ lọc#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Đang chờ | Số thư chưa gửi (đang chờ lượt, chờ thử lại, hoặc chưa cấu hình thư) | Viền xanh khi bằng 0, cam khi còn thư chờ. Dòng dưới ghi nhịp gửi: "Gửi tối đa 10 thư/phút, 300 thư/giờ" | Bấm để lọc Chờ gửi |
| Lỗi 24 giờ qua | Số thư bị lỗi hẳn trong 24 giờ | Viền đỏ khi có thư lỗi | Bấm để lọc Lỗi và đọc lý do ở cột Lỗi gần nhất |
| Đã gửi 24 giờ qua | Số thư máy chủ thư đã nhận trong 24 giờ | — | Bấm để lọc Đã gửi |
| Nút lọc Tất cả / Chờ gửi / Lỗi / Đã gửi / Đã huỷ | Lọc theo trạng thái | Nút đang chọn tô đậm | Đổi là lọc ngay, không cần bấm Lọc |
| Loại thư | Lọc theo loại | Mọi loại, Quên mật khẩu, Đặt mật khẩu tài khoản mới, Thông tin đăng nhập, Báo có đơn đăng ký, Xác nhận đã nhận đơn, Từ chối đơn, Thư thử, Khác | — |
| Người nhận | Tìm theo hòm thư người nhận | Gõ một phần địa chỉ, không phân biệt hoa thường | Cách nhanh nhất khi giáo xứ báo không nhận được thư |
| Từ ngày / Đến ngày | Lọc theo ngày tạo thư | Ngày đủ ngày/tháng/năm, tính theo giờ Việt Nam; để trống là không giới hạn | — |
| Lọc | Áp dụng Loại thư, Người nhận, ngày | — | — |
| Bỏ lọc | Xoá mọi điều kiện lọc | — | Hiện lại tất cả thư |
| Gửi thư thử… | Mở hộp Gửi thư thử | Hộp có ô Gửi tới và nút Gửi thư thử | Gửi ngay một thư bằng cấu hình thư đã lưu và báo kết quả tức thì; thư thử cũng hiện trong bảng |
| Cấu hình thư | Mở Cấu hình thư | — | — |
Bảng thư#
Hiện tối đa 200 thư mới nhất khớp bộ lọc; dòng trên bảng ghi "Hiện 200 thư mới nhất trên tổng ... thư khớp bộ lọc." khi có nhiều hơn.
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Thời điểm | Lúc thư được tạo (xếp vào hộp thư đi) | Ngày giờ | — |
| Loại | Loại thư | Như danh sách ở ô Loại thư | — |
| Người nhận | Hòm thư người nhận | Đầy đủ địa chỉ | — |
| Tiêu đề | Tiêu đề thư | — | — |
| Trạng thái | Thư đang ở đâu | Chờ gửi (kèm "thử lại (ngày giờ)" nếu đang chờ thử lại), Đang gửi, Đã gửi (kèm ngày giờ máy chủ thư nhận), Lỗi, Đã huỷ | Đã gửi chỉ có nghĩa máy chủ thư (Gmail, Cloudflare...) đã nhận thư, chưa chắc đã vào hộp thư đến của người nhận |
| Số lần thử | Đã thử gửi mấy lần | 0 tới 6 | Lỗi tạm thời được thử lại sau 1 phút, 5 phút, 30 phút, 2 giờ, 6 giờ; quá 6 lần thì chuyển Lỗi |
| Lỗi gần nhất | Lý do thư chưa đi hoặc bị lỗi | Câu tiếng Việt, kèm mã và câu trả lời gốc của máy chủ thư nếu có (ví dụ "máy chủ thư trả lời 550: ...") | Xem bảng Hỏi đáp bên dưới |
| Xem | Mở hộp Nội dung thư | Hộp có Người nhận, Tiêu đề, Nội dung; Esc hoặc nút X để đóng | Liên kết đặt mật khẩu và mật khẩu trong thư luôn bị che (••••••••). Mỗi lần xem được ghi lại. Thư có liên kết/mật khẩu đã gửi xong thì nội dung đã bị xoá: hộp ghi "Nội dung đã được xoá sau khi gửi vì có liên kết đặt mật khẩu hoặc mật khẩu." |
| Gửi lại | Gửi lại thư | Chỉ hiện khi còn giữ nội dung thư | Thư lỗi/đã huỷ/đang chờ: xếp lại từ đầu, đếm lại số lần thử. Thư đã gửi: thêm một bản sao mới để gửi, dòng cũ giữ nguyên. Báo "Đã xếp lại thư tới ..." hoặc "Đã xếp một bản sao thư tới ... để gửi lại." |
| Huỷ | Không gửi thư này nữa | Chỉ hiện với thư Chờ gửi hoặc Lỗi. Có hỏi lại | Thư chuyển Đã huỷ. Thư có liên kết/mật khẩu bị xoá nội dung ngay |
Các việc thường làm#
Giáo xứ báo không nhận được thư#
- Mở Hệ thống › Hộp thư đi.
- Gõ hòm thư của giáo xứ vào ô Người nhận, bấm Lọc.
- Xem cột Trạng thái:
- Đã gửi: máy chủ thư đã nhận. Nhờ giáo xứ xem mục Spam / Thư rác. Vẫn không có thì kiểm tra trong nhật ký Email Sending của Cloudflare xem thư đã tới hộp thư người nhận chưa, và kiểm tra lại địa chỉ có gõ sai không.
- Chờ gửi: đọc cột Lỗi gần nhất. Nếu là "Chưa cấu hình thư" thì điền Cấu hình thư; thư tự đi sau đó.
- Lỗi: đọc lý do, sửa nguyên nhân (thường là cấu hình thư hoặc địa chỉ sai), rồi bấm Gửi lại.
- Thư đặt mật khẩu/thông tin đăng nhập đã gửi xong thì không gửi lại được (nội dung đã xoá để giữ bí mật): làm lại thao tác gốc, ví dụ nhờ người dùng bấm Quên mật khẩu, hoặc đặt lại mật khẩu ở Quản lý giáo xứ.
Kiểm tra cấu hình thư còn chạy#
Bấm Gửi thư thử…, nhập hòm thư của bạn, bấm Gửi thư thử. Hộp báo "Máy chủ thư đã nhận thư thử tới ..." là cấu hình đang chạy; báo lỗi thì sửa ở Cấu hình thư.
Quy tắc ẩn và giới hạn#
- Thư không gửi tại chỗ. Mọi thư chỉ được xếp vào hộp thư đi; máy chủ gửi ở nền, thường trong vài giây. Riêng thư thử đi ngay.
- Nhịp gửi: mặc định tối đa 10 thư mỗi phút và 300 thư mỗi giờ cho cả hệ thống (người vận hành máy chủ đổi được). Nhiều thư cùng lúc thì thư cũ đi trước, thư sau chờ lượt.
- Thử lại: lỗi tạm thời (không nối được máy chủ thư, hết thời gian chờ, máy chủ thư báo bận) thử lại sau 1 phút, 5 phút, 30 phút, 2 giờ, 6 giờ; tối đa 6 lần. Lỗi hẳn (địa chỉ người nhận không có, máy chủ thư từ chối thư) không thử lại.
- Cấu hình thư sai (sai mật khẩu/token, địa chỉ gửi không được phép, sai kiểu bảo mật): thư đó chuyển Lỗi, và máy chủ tạm dừng gửi các thư khác (chúng vẫn ở Chờ gửi) cho tới khi bạn sửa Cấu hình thư hoặc gửi thư thử thành công. Màn hình hiện thanh báo Cấu hình thư sai.
- Chưa cấu hình thư hoặc đang tắt gửi thư: thư vẫn được giữ ở Chờ gửi với lý do "Chưa cấu hình thư", và tự đi khi cấu hình xong.
- Thư quá hạn: thư chờ quá lâu thì tự huỷ (Đã huỷ, lý do "Quá hạn, không gửi nữa"): thư Quên mật khẩu sau 1 giờ (liên kết trong thư cũng chỉ sống 1 giờ), các thư khác sau 7 ngày.
- Bí mật trong thư: nội dung thư được lưu mã hoá. Thư có liên kết đặt mật khẩu hoặc mật khẩu bị xoá nội dung ngay khi gửi xong hoặc khi huỷ; màn hình không bao giờ hiện liên kết hay mật khẩu.
- Dọn dẹp: thư đã gửi giữ 90 ngày; thư lỗi và thư đã huỷ giữ 180 ngày, rồi tự xoá.
- Thư nằm kẹt ở Đang gửi (máy chủ khởi động lại đúng lúc gửi) tự trả về Chờ gửi sau 10 phút; hiếm khi người nhận có thể nhận hai lần.
Hỏi đáp và xử lý sự cố#
| Người dùng hỏi / gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Trạng thái Đã gửi mà người nhận không thấy thư | Thư vào mục Spam, hoặc nhà cung cấp hòm thư người nhận giữ lại, hoặc địa chỉ gõ sai | Nhờ xem mục Spam; xem nhật ký Email Sending của Cloudflare; kiểm tra lại địa chỉ ở cột Người nhận |
| Thư nằm mãi ở Chờ gửi, lỗi "Chưa cấu hình thư" | Máy chủ thư chưa cấu hình hoặc đang tắt | Điền và lưu Cấu hình thư |
| Thanh báo Cấu hình thư sai | Máy chủ thư từ chối tài khoản hoặc địa chỉ gửi | Sửa ở Cấu hình thư, rồi Gửi thư thử; thành công thì thư đang chờ tự đi tiếp |
| Lỗi "Không nối được tới máy chủ thư" và đang chờ thử lại | Mạng hoặc máy chủ thư tạm thời không trả lời | Chờ máy tự thử lại; lặp lại nhiều lần thì kiểm tra Máy chủ và Cổng ở Cấu hình thư |
| Lỗi "Máy chủ thư không nhận địa chỉ người nhận này" (mã 550) | Hòm thư người nhận không tồn tại | Hỏi lại đúng địa chỉ; sửa email của tài khoản hoặc đơn, rồi làm lại thao tác gửi thư |
| Bấm Gửi lại báo "Nội dung thư này đã được xoá sau khi gửi ..." | Thư có liên kết/mật khẩu chỉ giữ nội dung tới lúc gửi xong | Làm lại thao tác gốc (Quên mật khẩu, đặt lại mật khẩu) để tạo thư mới |
| Thư Đã huỷ với lý do "Quá hạn, không gửi nữa" | Thư chờ quá hạn (thường vì chưa cấu hình thư lâu ngày) | Làm lại thao tác gốc sau khi đã cấu hình thư |
| Không thấy mục Hộp thư đi | Bạn không phải Quản trị hệ thống | Nhờ Quản trị hệ thống |