Kiểm tra dữ liệu giáo dân#

Màn hình này dùng để làm gì#

Dò trong sổ giáo dân những hồ sơ có dấu hiệu nhập sai hoặc nhập thiếu: không có ngày tháng nào, ngày sinh sau ngày rửa tội, rước lễ quá sớm, nằm trong nhiều gia đình, không thuộc gia đình nào, có nhiều hôn phối. Màn hình liệt kê những hồ sơ đó kèm cột Nguyên nhân nói rõ từng hồ sơ bị bắt vì lỗi gì, để bạn mở ra sửa.

Màn hình chỉ dò và liệt kê. Không có nút "sửa tất cả": mỗi hồ sơ bạn tự mở và sửa. Nên chạy trước khi làm Thống kê chung cho báo cáo năm, vì số liệu thống kê phụ thuộc vào ngày tháng và gia đình nhập đúng.

Ai được mở#

Vai trò có quyền Xem "Kiểm tra dữ liệu" mở được, chạy được phần kiểm tra và xem kết quả (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên, kể cả Chỉ xem). Vai trò không có quyền này không thấy mục trong menu Công cụ. Nút Loại bỏ (đưa hồ sơ vào lưu trữ, tức là xoá mềm) chỉ hiện với vai trò có quyền Xoá sổ sách: Quản lý sổ sách và Quản trị giáo xứ thấy và dùng được; Nhập dữ liệu và Chỉ xem không thấy nút này. Vai trò tự tạo còn cần đúng quyền Xoá ở mục "Giáo dân", thiếu thì bị chặn với câu "Tài khoản của bạn không có quyền xoá ở mục "Giáo dân"."

Việc dò chạy ngay trên máy từ bản sao dữ liệu, nên mất mạng vẫn dò được.

Vào màn hình này bằng cách nào#

Menu Công cụ trên thanh trên cùng › Kiểm tra dữ liệu giáo dân, hoặc địa chỉ /kiem-tra/giao-dan. Mở lên chưa có kết quả nào: bạn phải bấm Bắt đầu kiểm tra. Bản dành cho gia đình là Kiểm tra dữ liệu gia đình.

Các phần trên màn hình#

1. Tiêu đề Kiểm tra dữ liệu giáo dân, và (sau khi chạy) ô đếm "N giáo dân có lỗi".
2. Thanh điều kiện: ô Giáo họ cần kiểm tra, sáu ô tích các loại lỗi, nút Bắt đầu kiểm tra.
3. Dòng báo lỗi đỏ (nếu có).
4. Trước khi chạy có dòng hướng dẫn: "Chọn giáo họ và các loại kiểm tra cần dò, rồi bấm "Bắt đầu kiểm tra". Có thể mất vài giây với giáo xứ nhiều giáo dân."
5. Sau khi chạy, nếu có lỗi: thanh nút (Xem - sửa, Loại bỏ, Xuất Excel, In danh sách) và lưới kết quả gồm các cột như Danh sách giáo dân cộng thêm cột cuối Nguyên nhân. Nếu không có lỗi: dòng "Không tìm thấy lỗi dữ liệu của giáo dân nào."

Bảng trường và nút#

Thanh điều kiện#

Một hồ sơ dính nhiều lỗi vẫn chỉ hiện một dòng, các nguyên nhân nằm chung trong ô Nguyên nhân, mỗi lý do một dòng.

Sáu loại lỗi: câu chữ hiện ở cột "Nguyên nhân"#

Ghi chú: đúng thứ tự trong ô Nguyên nhân là: không có ngày tháng, sai quan hệ ngày, rước lễ trước tuổi, nhiều gia đình, không thuộc gia đình, nhiều hôn phối.

Thanh nút phía trên lưới#

Chuột phải trên dòng#

Menu chuột phải và nút ba chấm đầu dòng có đủ 12 mục như Danh sách giáo dân: Xem chi tiết, các mục In... (lý lịch, chứng nhận bí tích, rửa tội, xưng tội - rước lễ, thêm sức, giới thiệu hôn phối, ba giấy giới thiệu), Xem gia đình, Xem vị trí. Mục Xem gia đình ẩn khi người đó không thuộc gia đình nào, và với người thuộc nhiều gia đình thì chỉ mở gia đình đầu tiên (ưu tiên nơi họ là chồng, rồi vợ, rồi con).

Các việc thường làm#

Soát lỗi toàn giáo xứ trước khi làm báo cáo cuối năm#

1. Mở Kiểm tra dữ liệu giáo dân.
2. Để Giáo họ cần kiểm tra là Tất cả, giữ sáu ô tích như mặc định.
3. Bấm Bắt đầu kiểm tra và chờ vài giây.
4. Đọc số "N giáo dân có lỗi", rồi duyệt từng dòng theo cột Nguyên nhân.
5. Sửa từng hồ sơ (việc kế tiếp). Mỗi lần bấm Cập nhật ở hồ sơ, hồ sơ đóng và phần mềm tự kiểm tra lại với đúng các lựa chọn đang có: người đã hết lỗi rời khỏi lưới.

Sửa một hồ sơ bị báo lỗi#

1. Chọn dòng, bấm Xem - sửa (hoặc nhấp đúp).
2. Sửa ngày tháng hoặc gia đình ở hồ sơ, bấm Lưu trong hồ sơ.
3. Quay lại thẻ Kiểm tra. Dòng vẫn còn vì kết quả không tự làm mới: bấm Bắt đầu kiểm tra lần nữa để cập nhật.

Tìm những người còn thiếu ngày sinh#

1. Bỏ tích các ô khác, chỉ để Không có dữ liệu ngày tháng.
2. Bấm Bắt đầu kiểm tra. Danh sách cho biết những hồ sơ trống hoàn toàn cả năm ngày.

Lưu ý: người có ngày rửa tội nhưng chưa có ngày sinh không bị bắt vào loại này. Để tìm người thiếu riêng ngày sinh hãy dùng Thống kê chung, điều kiện Sinh ra, tích "Tính cả những dữ liệu không có ngày tháng".

Kiểm tra riêng từng giáo họ để nhờ giáo họ trưởng sửa#

1. Chọn giáo họ ở ô Giáo họ cần kiểm tra.
2. Bấm Bắt đầu kiểm tra.
3. Bấm In danh sách hoặc Xuất Excel rồi gửi cho người phụ trách giáo họ.

Bỏ hồ sơ thừa hoặc trùng#

1. Kiểm chắc hồ sơ đó thật sự thừa (mở Xem - sửa kiểm lại họ tên, ngày sinh, cha mẹ).
2. Chọn dòng, bấm Loại bỏ, xác nhận Đưa vào lưu trữ.
3. Hồ sơ không mất: xem và khôi phục được ở Hồ sơ lưu trữ giáo dân.

Gỡ người khỏi gia đình không đúng ("Thuộc nhiều gia đình")#

1. Chọn dòng, mở menu chuột phải › Xem gia đình để mở gia đình đầu tiên, hoặc vào Danh sách gia đình tìm các gia đình còn lại.
2. Ở gia đình không đúng, gỡ người đó khỏi danh sách thành viên và lưu.
3. Quay lại Kiểm tra, chạy lại.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

• Phạm vi khác với danh sách giáo dân thường: chỉ loại hồ sơ đã xoá vào lưu trữ. Người đã qua đời và người đã chuyển đi vẫn được kiểm tra và có thể hiện trong kết quả. Hồ sơ đánh dấu "không thống kê" cũng vẫn được kiểm.
• Bộ lọc giáo họ là khớp đúng giáo họ, không gồm giáo xóm con. Ở Thống kê chung thì ngược lại: chọn giáo họ cha thì gồm cả giáo xóm.
• Kiểm tra không sửa gì: chạy bao nhiêu lần cũng không đổi dữ liệu. Chỉ nút Loại bỏ thay đổi (đưa hồ sơ vào lưu trữ).
• Chỉ một dòng cho mỗi người: hồ sơ dính nhiều lỗi hiện một dòng, các lý do xếp trong cùng ô.
• Bảng lỗi không tự cập nhật sau khi bạn sửa hồ sơ; phải bấm Bắt đầu kiểm tra lại.
• Không có sửa hàng loạt ở màn hình này. Muốn thay đồng loạt một chữ nhập sai (ví dụ một địa danh) dùng Tìm và thay thế; muốn viết hoa chuẩn hàng loạt dùng Chuẩn hoá dữ liệu.
• Ngưỡng cố định: 7 tuổi cho rước lễ, không chỉnh được. So theo hiệu số năm nên có thể bỏ sót hoặc bắt nhầm các ca sát ngưỡng vài tháng.
• "Sai quan hệ ngày tháng" chỉ so ngày sinh với ngày rửa tội. Ngày rước lễ trước ngày rửa tội, hoặc ngày thêm sức trước ngày rước lễ, không bị báo ở đây.
• Thứ tự dòng theo mã giáo dân cũ, tăng dần.

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Bản cũ có năm ô tích; bản web có sáu: thêm Có nhiều hôn phối.
• Bản cũ bắt buộc chọn giáo họ trước; bản web chọn sẵn Tất cả.
• Bản cũ cho Thêm, Sửa, Xoá ngay trên lưới kết quả; bản web chỉ có Xem - sửa (mở hồ sơ) và Loại bỏ (đưa vào lưu trữ).
• Trợ giúp bản cũ nói "Sai quan hệ ngày tháng" là ngày sinh ≤ rửa tội ≤ rước lễ ≤ thêm sức; máy thật chỉ so ngày sinh với ngày rửa tội, bản web làm giống máy thật.
• Bản web có thêm Xuất Excel và In danh sách cho kết quả.

Màn hình liên quan#

• Kiểm tra dữ liệu gia đình: dò lỗi tương tự cho gia đình (hôn phối trước tuổi, khoảng cách tuổi cha mẹ và con).
• Hồ sơ giáo dân: nơi sửa lỗi ngày tháng.
• Hồ sơ gia đình: nơi thêm hoặc gỡ thành viên.
• Hồ sơ lưu trữ giáo dân: nơi hồ sơ đi tới sau khi Loại bỏ.
• Tìm và thay thế và Chuẩn hoá dữ liệu: sửa hàng loạt.
• Thống kê chung: cần dữ liệu sạch trước khi làm báo cáo.