Quản lý mẫu in#

Màn hình này dùng để làm gì#

Xem và chỉnh nội dung các giấy tờ in ra từ phần mềm: lý lịch cá nhân, chứng nhận bí tích, chứng nhận hôn phối, phiếu gia đình, các giấy giới thiệu, giấy rao hôn phối, các bản in danh sách. Mỗi giấy tờ có một mẫu in; bạn sửa chữ cố định trên tờ giấy (tiêu đề, lời dẫn), thêm bớt các dòng dữ liệu (gọi là chỗ trống), rồi bấm Xem thử để thấy bản in trước khi lưu.

Ở bản cũ trên máy tính, muốn đổi mẫu phải mở tệp Word hoặc Excel trong thư mục của phần mềm. Ở bản web, việc đó làm ngay trên màn hình này, và mỗi giáo xứ có thể có mẫu riêng của mình.

Mẫu gốc của phần mềm được dựng giống mẫu Word/Excel của bản cũ (không có dòng quốc hiệu), thường vừa một trang A4; các mẫu có nhiều dòng dữ liệu như phiếu gia đình và danh sách thì có thể dài hơn một trang.

Ai được mở#

• Vai trò có quyền Xem "In / xuất" (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên) mở được màn hình, xem được danh sách 13 mẫu và mẫu nào đang được dùng. Vai trò không có quyền này không thấy mục trong menu; mở bằng đường dẫn thì thấy "Tài khoản của bạn không được mở màn hình này." Không có quyền Sửa "In / xuất" thì không thấy nút Sửa; dòng hướng dẫn hiện "Bạn chỉ xem được danh sách này, cần Quản trị viên giáo xứ để sửa mẫu riêng."
• Quản trị giáo xứ (và vai trò tự tạo được cấp quyền Sửa ở dòng In / xuất) sửa được mẫu riêng của giáo xứ mình. Dòng hướng dẫn: "Bạn sửa được mẫu riêng của giáo xứ mình, luôn ưu tiên hơn mẫu hệ thống."
• Quản trị hệ thống sửa được mẫu chung áp dụng cho mọi giáo xứ chưa tự tuỳ chỉnh. Dòng hướng dẫn: "Bạn sửa được mẫu áp dụng chung cho mọi giáo xứ chưa tự tuỳ chỉnh riêng." Chỉ tài khoản này thấy khu vực Cách hiển thị dữ liệu đúng/sai ở cuối trang.
• Quản lý sổ sách, Nhập dữ liệu, Chỉ xem không có quyền Sửa "In / xuất" nên không sửa được mẫu. Muốn cho một người sửa mẫu mà không làm Quản trị giáo xứ, tạo vai trò riêng có quyền đó ở Vai trò & phân quyền.

Cần có mạng: danh sách, lưu và xem thử đều làm việc với máy chủ.

Vào màn hình này bằng cách nào#

Menu Công cụ trên thanh trên cùng › Quản lý mẫu in, hoặc địa chỉ /mau-in.

Các phần trên màn hình#

Từ trên xuống, trong một trang tự cuộn:

1. Tiêu đề Quản lý mẫu in, hai thẻ Mẫu giấy tờ (mặc định, mô tả ở trang này) và Mẫu in danh sách (xem Mẫu in danh sách), và dòng hướng dẫn theo vai trò của bạn.
2. Trình soạn mẫu (chỉ hiện sau khi bấm Sửa, nằm trên bảng danh sách): tiêu đề "Sửa mẫu: [tên mẫu]", nút Đóng, ô đánh dấu Gạch chấm dưới chỗ điền, ô Khổ giấy (In dọc / In ngang), riêng với mẫu Phiếu gia đình thêm khung Tuỳ chọn in phiếu gia đình (lối tắt sang hộp Tùy chọn), rồi thanh công cụ giống Word (các nhóm Hoàn tác, Phông chữ, Đoạn văn, Chèn, Nâng cao, tên nhóm ghi bên dưới), thanh Bảng (chỉ hiện khi con trỏ đứng trong một bảng), tờ giấy soạn thảo, và các nút Xem thử, Lưu, Khôi phục về mặc định.
3. Bảng danh sách mẫu với ba cột: Mẫu in, Đang dùng, và cột nút Sửa (chỉ hiện với vai trò có quyền Sửa "In / xuất": Quản trị giáo xứ, Quản trị hệ thống, hoặc vai trò tự tạo được cấp).
4. Chỉ với Quản trị hệ thống: khu vực Cách hiển thị dữ liệu đúng/sai.

Bảng trường và nút#

Bảng danh sách mẫu#

15 mẫu in#

Trình soạn mẫu#

Các nhóm chỗ trống trong danh sách "Chèn chỗ trống"#

Chỗ trống viết dạng {{TenChoTrong}}. Khi in, phần mềm thay nó bằng dữ liệu thật. Nhóm và ví dụ các mục:

Các mục đúng/sai (Còn đi học, Tân tòng, Đã có gia đình, Đã qua đời, Gia đình đã chuyển xứ) in ra chữ tuỳ Cách hiển thị dữ liệu đúng/sai, xem bên dưới.

Dữ liệu mẫu khi Xem thử#

Bản Xem thử không lấy hồ sơ thật của giáo xứ mà điền một bộ dữ liệu mẫu để thấy tờ giấy in ra trông thế nào:

• Đầu giấy dùng thông tin giáo xứ của bạn (tên giáo xứ, giáo hạt, giáo phận, địa chỉ, điện thoại, cha chánh xứ). Mục nào giáo xứ chưa nhập thì điền giá trị mẫu. Quản trị hệ thống sửa mẫu chung thì đầu giấy là giá trị mẫu.
• Một người: Maria Hoàng Thị Bạch Vân (chứng nhận bí tích, giới thiệu rửa tội, thêm sức) hoặc Giuse Phan Hoàng Anh (lý lịch, giới thiệu hôn phối, giáo lý hôn phối), đủ ngày, nơi, số sổ, linh mục, người đỡ đầu của các bí tích.
• Gia đình "Anh - Thảo", số 145, năm người (vợ chồng và ba con), có hôn phối với hai người chứng. Phiếu gia đình in theo đúng Tuỳ chọn in phiếu gia đình đang đặt (người đỡ đầu, người chứng hôn phối, số sổ bí tích).
• Đôi rao Giuse Phan Hoàng Anh và Maria Nguyễn Ngọc Thảo; các bản in danh sách có vài dòng mẫu.
• Các mục chỉ có khi người đã qua đời (ngày qua đời, nơi an táng) và ngày ly thân/ly dị để trống, như bản in thật của người còn sống.
• Chỗ trống gõ tay sai tên (không có trong danh sách Chèn chỗ trống) hiện nguyên tên trong ngoặc vuông, ví dụ "[TenSai]": khi in thật chỗ đó để trống, nên sửa lại cho đúng.
• Dấu chìm "DỮ LIỆU MẪU - XEM THỬ" chỉ có ở bản xem thử, không bao giờ in ra trên giấy tờ thật.

Khu vực "Cách hiển thị dữ liệu đúng/sai" (chỉ Quản trị hệ thống)#

Các việc thường làm#

Xem mẫu nào đang được dùng#

1. Mở Quản lý mẫu in.
2. Đọc cột Đang dùng ở dòng giấy tờ cần xem.

Đổi chữ cố định trên giấy (ví dụ tiêu đề, lời dẫn)#

1. Bấm Sửa ở dòng mẫu cần đổi (cần quyền Sửa "In / xuất": Quản trị giáo xứ, Quản trị hệ thống, hoặc vai trò được cấp).
2. Trên tờ giấy soạn thảo, bấm vào chữ cần đổi, sửa như trong Word.
3. Bấm Xem thử để xem bản in.
4. Đúng ý thì bấm Lưu. Thấy "Đã lưu." là xong.

Thêm một dòng dữ liệu vào giấy (ví dụ thêm Nghề nghiệp vào chứng nhận)#

1. Bấm Sửa ở mẫu cần thêm.
2. Bấm chuột vào chỗ muốn đặt dòng mới trên tờ giấy, gõ nhãn (ví dụ "Nghề nghiệp:").
3. Trên thanh công cụ, nhóm Chèn, mở ô Chèn chỗ trống…, tìm trong nhóm Giáo dân mục "Nghề nghiệp", chọn. Viên xanh {{NgheNghiep}} xuất hiện tại con trỏ.
4. Xem thử: chỗ đó hiện nghề nghiệp của người mẫu (ví dụ "Giáo viên nghỉ hưu") nghĩa là chèn đúng. Lưu.

Bỏ một dòng dữ liệu khỏi giấy#

1. Bấm Sửa, tìm dòng cần bỏ trên tờ giấy.
2. Xoá cả nhãn và viên chỗ trống {{...}} của dòng đó (đặt con trỏ ngay sau viên rồi bấm Backspace).
3. Xem thử rồi Lưu.

Chèn một bảng (ví dụ bảng ký tên hai bên)#

1. Bấm vào chỗ muốn đặt bảng (tốt nhất là một dòng trống: bấm Enter ở cuối đoạn phía trên để tạo dòng trống).
2. Nhóm Chèn, bấm Bảng. Một ô lưới hiện ra: rê chuột để tô số hàng × số cột (dòng chữ phía trên ghi "Bảng 2 hàng × 3 cột"), rồi bấm. Trên điện thoại thì chạm thẳng vào ô cần.
3. Bảng chèn vào có kẻ viền đen, các cột rộng bằng nhau, con trỏ nằm ở ô đầu. Gõ chữ; bấm Tab để sang ô kế tiếp. Ở ô cuối, Tab thêm một hàng mới.
4. Cần thêm/bớt: bấm vào một ô, dùng thanh Bảng (+ Hàng dưới, + Cột phải, Xoá hàng…). Muốn bảng không kẻ: Kẻ viền để tắt.
5. Đổi độ rộng cột: đưa chuột tới đường kẻ giữa hai cột (con trỏ chuột đổi thành mũi tên hai đầu), giữ chuột và kéo.
6. Gộp ô: bôi đen từ ô đầu tới ô cuối cần gộp, bấm Gộp ô. Tách lại: bấm vào ô đã gộp, Tách ô.
7. Xem thử rồi Lưu.

Chia tờ giấy thành hai cột (ví dụ bên nam, bên nữ)#

1. Bấm vào một dòng trống, nhóm Chèn, bấm Hai cột.
2. Phần mềm chèn một bảng một hàng hai ô không kẻ viền (trên tờ giấy chỉ thấy viền chấm xanh mờ, không in ra). Gõ nội dung cột trái vào ô trái, cột phải vào ô phải.
3. Cần ba cột: bấm vào ô rồi + Cột phải trên thanh Bảng.

Cách này in ra giống hệt trên mọi máy, khác với việc chia cột tự dồn chữ của Word.

Thụt lề, thụt đầu dòng, canh thẳng bằng Tab#

• Thụt cả đoạn vào trong: bấm vào đoạn (hoặc bôi đen nhiều đoạn), bấm Tăng lề trái; Giảm lề trái để lùi ra.
• Thụt riêng dòng đầu của đoạn (như văn bản hành chính): bấm Thụt đầu dòng; bấm lần nữa để bỏ.
• Canh thẳng cột chữ (ví dụ "Họ tên:" rồi giá trị thẳng hàng ở các dòng): gõ nhãn, bấm Tab, rồi chèn chỗ trống. Dòng nào cũng dùng Tab thì các giá trị thẳng cột.

Bắt đầu trang mới ở một chỗ#

1. Bấm vào cuối đoạn cuối cùng của trang trước.
2. Nhóm Chèn, bấm Ngắt trang (hoặc Ctrl+Enter). Một đường gạch đứt ghi "Ngắt trang: phần sau in sang tờ mới" hiện ra.
3. Muốn bỏ: bấm vào đầu dòng ngay sau đường đó rồi bấm Backspace (hoặc cuối dòng ngay trước nó rồi bấm Delete).

Bật đường gạch chấm cho chỗ điền tay#

1. Bấm Sửa, tích Gạch chấm dưới chỗ điền.
2. Xem thử để thấy đường gạch mờ dưới các giá trị. Lưu.

In người đỡ đầu, người chứng, số sổ trên phiếu gia đình#

1. Mở Công cụ › Tùy chọn (hoặc bấm Sửa ở dòng Phiếu gia đình rồi Mở Tùy chọn…).
2. Trong nhóm Phiếu gia đình, tích hoặc bỏ tích ô cần đổi, bấm Lưu. Cần tài khoản Quản trị giáo xứ.
3. In lại phiếu gia đình từ Danh sách gia đình hoặc hồ sơ gia đình.

Trên phiếu:

• In người đỡ đầu: ô Rửa tội và ô Thêm sức của mỗi người có thêm một dòng tên người đỡ đầu, dưới ngày (như bản cũ).
• In người chứng hôn phối: ô Hôn Phối của chồng và vợ có thêm tên hai người chứng, mỗi người một dòng, dưới ngày hôn phối (như bản cũ).
• In số sổ bí tích: ô Rửa tội, XTRL Lần đầu, Thêm sức, Hôn Phối có thêm dòng "Số: [số sổ]". Số hôn phối vẫn in ở dòng Số HP đầu phiếu.

Người nào không có dữ liệu ô đó thì không in dòng đó. Bật cả ba với gia đình đông người có thể làm phiếu dài sang trang thứ hai; khi đó in khổ A3 hoặc tắt bớt tuỳ chọn.

Đặt lại về mẫu gốc#

1. Bấm Sửa ở mẫu đã tuỳ chỉnh (nút Khôi phục về mặc định chỉ hiện với mẫu đã tuỳ chỉnh).
2. Bấm Khôi phục về mặc định, xác nhận Khôi phục.
3. Nhãn ở cột Đang dùng đổi lại. Nếu vẫn thấy "Đã tuỳ chỉnh (hệ thống)" tức đang rơi về mẫu chung do Quản trị hệ thống đặt.

Sửa một mẫu dùng chung cho mọi giáo xứ (Quản trị hệ thống)#

1. Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị hệ thống. Dòng hướng dẫn phải là "Bạn sửa được mẫu áp dụng chung...".
2. Bấm Sửa, soạn, Xem thử, Lưu.
3. Các giáo xứ chưa tự tuỳ chỉnh mẫu đó dùng bản mới ngay từ lần in kế tiếp. Giáo xứ đã có mẫu riêng không bị ảnh hưởng.

Cho bản in ghi "Tân tòng" thay vì dấu [x] (Quản trị hệ thống)#

1. Cuộn xuống Cách hiển thị dữ liệu đúng/sai.
2. Chọn Chung cho mọi giáo xứ (hoặc Riêng giáo xứ [tên] nếu chỉ một giáo xứ).
3. Dòng Tân tòng: ô Khi có gõ Tân tòng, ô Khi không để trống. Bấm Lưu ở dòng đó.
4. In thử một lý lịch cá nhân của người tân tòng để kiểm tra.

Xử lý khi Lưu báo mẫu vừa được người khác cập nhật#

1. Ghi lại (chụp hoặc chép) phần bạn vừa sửa.
2. Bấm Đóng, xác nhận bỏ sửa đổi, rồi bấm Sửa lại để tải bản mới.
3. Sửa lại phần của bạn trên bản mới và Lưu.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

• Thứ tự ưu tiên khi in: mẫu riêng giáo xứ đè mẫu hệ thống (chung), mẫu hệ thống đè mẫu gốc. Sửa mẫu chung không đổi gì cho giáo xứ đã có mẫu riêng của cùng giấy tờ.
• "Khôi phục về mặc định" không phải lúc nào cũng về mẫu gốc. Nó chỉ xoá bản tuỳ chỉnh của cấp bạn đang sửa. Quản trị giáo xứ khôi phục xong thì giáo xứ quay về mẫu chung nếu Quản trị hệ thống đã đặt, không thì mới về mẫu gốc (dù câu hỏi ghi "mẫu mặc định gốc"). Khôi phục ở lúc chưa tuỳ chỉnh thì không có gì xảy ra.
• Bản tuỳ chỉnh là một bản sao trọn vẹn: khi phần mềm cập nhật mẫu gốc (sửa lỗi bố cục, thêm dòng), giáo xứ đã tuỳ chỉnh sẽ không nhận thay đổi đó cho tới khi khôi phục về mặc định.
• Tuỳ chọn in phiếu gia đình lưu theo giáo xứ, tách khỏi mẫu: đổi tuỳ chọn không tạo mẫu riêng, Khôi phục về mặc định không đổi tuỳ chọn. Trên mẫu gốc, người đỡ đầu in dưới ngày ở ô Rửa tội / Thêm sức, hai người chứng in dưới ngày ở ô Hôn phối (như bảng Excel bản cũ). Mẫu Phiếu gia đình riêng giáo xứ soạn từ trước vẫn in được (kể cả mẫu từng bị dồn các dòng thành viên ra ngoài bảng sau khi đổi sang khổ ngang: nay các dòng luôn vào đúng bảng); muốn có bố cục giống bản cũ thì bấm Khôi phục về mặc định.
• Không có lịch sử phiên bản. Mỗi lần Lưu ghi đè bản trước; Khôi phục đưa về mẫu gốc/chung chứ không phải về lần lưu trước.
• Không có bản nháp tự lưu. Đóng trình soạn, mở mẫu khác, đóng tab hoặc tải lại trang khi có sửa đổi chưa lưu đều làm mất. Phần mềm hỏi lại ở ba chỗ: nút Đóng ("... đang có sửa đổi CHƯA LƯU. Đóng lại sẽ mất những sửa đổi đó."), bấm Sửa ở mẫu khác ("Mẫu đang mở có sửa đổi CHƯA LƯU. Mở mẫu khác sẽ mất những sửa đổi đó." với nút Mở mẫu khác), và trình duyệt cảnh báo khi đóng tab hoặc tải lại.
• Chữ hỏng thì im lặng. Chỗ trống viết sai tên (ví dụ {{TenGiaoXuu}}, hoặc chỗ trống của mẫu khác) khi in sẽ biến mất, không có lỗi, không còn dấu vết. Xem thử giúp phát hiện: chỗ trống đúng hiện "[Nhãn tiếng Việt]"; chỗ trống sai thì trống trơn. Vì vậy hãy chọn chỗ trống qua ô Chèn chỗ trống thay vì gõ tay.
• Xem thử dùng dữ liệu mẫu, không phải hồ sơ thật: mọi chỗ trống được điền một bộ dữ liệu mẫu giống thật (gia đình năm người, các dòng danh sách, ảnh đại diện mẫu; xem mục "Dữ liệu mẫu khi Xem thử"), chỉ đầu giấy lấy thông tin giáo xứ của bạn. Nó không đọc hồ sơ giáo dân, gia đình nào và không ghi gì, và dùng nội dung đang soạn, kể cả chưa lưu. Để thấy dữ liệu thật hãy lưu rồi in giấy tờ đó từ màn hình giáo dân hoặc gia đình. Chỉ tài khoản Quản trị (giáo xứ hoặc hệ thống) bấm được Xem thử.
• Dữ liệu in được che chữ nguy hiểm: giá trị đưa vào mẫu luôn được mã hoá để chữ như <script> trong họ tên hiện ra thành chữ, không chạy.
• Máy chủ làm sạch mẫu khi lưu: bỏ mã chạy (script), các thuộc tính sự kiện, và mọi liên kết hoặc ảnh trỏ ra web (http://, https://). Chỉ ảnh nhúng trực tiếp (dạng data:) được giữ. Định dạng (style), lớp (class) và cấu trúc bảng được giữ. Nếu bạn dán ảnh từ web mà bản in không có ảnh, đó là lý do.
• Giới hạn kích thước: một mẫu tối đa 300KB. Vượt quá báo "Nội dung mẫu quá lớn (tối đa 300KB), hãy rút gọn bớt." (thường do ảnh nhúng quá nặng).
• Hai người cùng sửa: người lưu sau nhận "Mẫu này vừa được người khác cập nhật. Hãy tải lại màn hình để xem thay đổi mới nhất rồi sửa lại." Đóng và mở lại mẫu để lấy bản mới.
• Không đổi được: khổ giấy (ngoài hướng dọc/ngang), lề trang, kiểu chữ chung của cả mẫu, và không thêm được mẫu mới hay xoá mẫu. Chỉ 15 mẫu có sẵn. Phông và cỡ chữ thì đổi được cho từng đoạn chữ bằng nhóm Phông chữ.
• Dòng các dòng do hệ thống tự điền (thành viên gia đình, dòng danh sách) không sửa được chữ bên trong, và luôn nằm trong bảng của nó. Mẫu riêng từng lưu bằng trình soạn cũ bị lỗi đẩy chỗ trống dòng thành viên ra ngoài bảng thì khi mở ra sửa, phần mềm tự đưa nó về lại trong bảng; bấm Lưu để ghi bản đã sửa.
• Viền chấm xanh mờ quanh ô bảng, nền xanh của chỗ trống, đường "Ngắt trang" chỉ hiện trên tờ giấy soạn thảo để dễ nhìn, không in ra.
• Ảnh hưởng: lưu mẫu chỉ đổi các lần in từ sau đó; bản đã in không đổi. Mọi tài khoản của giáo xứ đều in theo mẫu mới.
• Cách hiển thị đúng/sai ghi đè theo từng mục: giáo xứ đặt riêng Tân tòng vẫn giữ [x] / [ ] cho bốn mục còn lại. Ô để trống nghĩa là "không in gì", không rơi xuống cấp thấp hơn. Câu chữ tối đa 200 ký tự, vượt quá báo "Câu chữ quá dài (tối đa 200 ký tự). Đây là một cụm từ ngắn in trên giấy, hãy rút gọn lại." Hai người cùng lưu một mục thì báo "Mục này vừa được người khác cập nhật. Hãy tải lại màn hình để xem thay đổi mới nhất rồi sửa lại."
• Cách hiển thị đúng/sai không áp cho cột trong bản in danh sách: các cột đúng/sai trong bảng danh sách vẫn in dấu cố định.
• Câu chữ riêng của giáo xứ đã đặt trước đây vẫn được dùng khi in, dù Quản trị giáo xứ không còn thấy khu vực này; Quản trị hệ thống xem, sửa, gỡ được bằng cách chọn Riêng giáo xứ.

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Bản cũ không có màn hình này: muốn đổi mẫu, người dùng mở tệp Word (.doc) hoặc Excel (.xls) trong thư mục Template của phần mềm rồi sửa trực tiếp, và một máy chỉ có một bộ mẫu. Bản web sửa ngay trên màn hình, mỗi giáo xứ một bản riêng, có Xem thử và Khôi phục.
• Các mẫu của bản web chép theo mẫu Word/Excel của bản cũ để giấy tờ quen mắt. Với Phiếu gia đình, bản web dùng một mẫu cho cả khổ A4 lẫn A3 (khổ chọn lúc in).
• Các ô thẻ Phiếu gia đình trong hộp Tuỳ chọn bản cũ (in người đỡ đầu, người chứng, số bí tích, người đã qua đời, đã xóa, đã chuyển xứ, con đã lập gia đình, gạch ngang, thay số thứ tự, nơi sinh) nay nằm trong Công cụ › Tùy chọn. Bản web in giống bảng Excel của bản cũ: người chứng trong ô hôn phối, tên người đỡ đầu dưới ngày, cột Liên hệ in quan hệ thật (Cháu, Mẹ, Dâu...), người đã có gia đình in hôn phối của chính họ hoặc "X" nếu chưa ghi ngày hôn phối. Mặc định của bản web là bật người đỡ đầu và người chứng, chọn người in như mặc định bản cũ (in người đã qua đời và con đã lập gia đình riêng, không in người đã lưu trữ hay đã chuyển xứ); lựa chọn riêng của giáo xứ ở bản cũ không tự chuyển sang.
• Các dấu [x] / [ ] cho mục đúng/sai giống bản cũ; bản web thêm khả năng đổi thành câu chữ tuỳ ý.

Màn hình liên quan#

• Khung xem in: khung hiện bản in thử và mọi bản in trong ứng dụng.
• Sửa bản in: sửa một bản in cho riêng lần in đó (cùng thanh công cụ giống Word), không đổi mẫu.
• Danh sách giáo dân và Danh sách gia đình: nơi in lý lịch, chứng nhận, phiếu gia đình, giấy giới thiệu bằng các mẫu này.
• Hồ sơ giáo dân và Hồ sơ gia đình: nơi in giấy tờ từ một hồ sơ.
• Rao hôn phối: giấy rao hôn phối dùng hai mẫu rao.
• Thông tin giáo xứ: nguồn của tên giáo xứ, giáo hạt, giáo phận, địa chỉ in trên giấy.
• Quản lý giáo xứ: nơi Quản trị hệ thống chọn giáo xứ đang làm việc khi sửa cấp riêng.