Nhập dữ liệu Access#

Màn hình này dùng để làm gì#

Đây là nơi đưa toàn bộ sổ sách của một giáo xứ đang dùng bản cũ trên máy tính (tệp giaoxu.mdb) sang bản web. Việc làm theo ba bước bắt buộc: chọn giáo xứ đích và tệp, chạy thử để xem báo cáo (chưa ghi gì), rồi mới nhập thật. Sau khi nhập thật, màn hình đối chiếu số dòng nguồn và số dòng đích để bạn biết có sót gì không.

Nhập nhầm giáo xứ là lỗi rất khó dọn và dễ mất sổ sách, nên màn hình có nhiều lớp nhắc.

Ai được mở#

Chỉ tài khoản Quản trị hệ thống. Người khác không thấy mục này trên menu và máy chủ từ chối nếu họ mở bằng cách khác. Giáo xứ muốn tự nhập sổ của mình (không gửi tệp cho quản trị hệ thống) dùng màn hình ngắn gọn hơn: Nhập dữ liệu Access (giáo xứ tự nhập), chỉ Quản trị giáo xứ thấy.

Vào màn hình này bằng cách nào#

• Menu Hệ thống trên thanh trên cùng › Nhập dữ liệu Access.
• Đường dẫn: /nhap-du-lieu.
• Từ Đăng ký mới: sau khi duyệt một đơn ghi "Muốn chuyển dữ liệu", khung kết quả có nút Mở Nhập dữ liệu Access.

Các phần trên màn hình#

1. Dòng chữ hướng dẫn ngắn.
2. Khung chọn: Giáo xứ đích, Dữ liệu QLGX desktop (.mdb), nút 1. Chạy thử (không ghi gì).
3. Sau khi chạy thử: khung Báo cáo chạy thử. Nguồn: (tên giáo xứ trong tệp) với cảnh báo, bảng đối chiếu, ô tích xác nhận và nút 2. Nhập thật.
4. Sau khi nhập thật: khung tiến độ (Đang nhập dữ liệu…, Đã nhập xong hoặc Nhập thất bại) với bảng đối chiếu cuối cùng.

Bảng trường và nút#

Khung chọn#

Báo cáo chạy thử#

Hộp "Xác nhận giáo xứ đích"#

Khung tiến độ#

Các việc thường làm#

Chuyển dữ liệu của một giáo xứ từ bản cũ lên web#

1. Đảm bảo giáo xứ đã có trên máy chủ. Nếu chưa, tạo ở Quản lý giáo xứ hoặc duyệt đơn ở Đăng ký mới.
2. Nếu giáo xứ đã gửi kèm tệp giaoxu.mdb trong đơn đăng ký: ở Đăng ký mới bấm Nhập dữ liệu từ tệp đã gửi (hoặc Nhập dữ liệu từ tệp này ở đơn đã tạo). Màn hình này mở ra với sẵn tệp và giáo xứ đích, có dòng "Đang dùng tệp ... gửi kèm đơn đăng ký"; làm tiếp từ bước 6. Nhập xong, tệp tự xoá khỏi máy chủ. Nếu không có tệp kèm, xin giáo xứ gửi tệp giaoxu.mdb (nằm trong thư mục của chương trình cũ). Tốt nhất bảo họ đóng chương trình rồi chép ra một bản, không gửi tệp đang mở.
3. Bấm Hệ thống › Nhập dữ liệu Access.
4. Ở Giáo xứ đích, chọn đúng giáo xứ. Đọc kỹ tên vì hai giáo xứ có thể trùng tên: xem thêm chữ "(đã có n tài khoản)".
5. Ở Dữ liệu QLGX desktop (.mdb), chọn tệp.
6. Bấm 1. Chạy thử (không ghi gì) và chờ báo cáo.
7. Đọc báo cáo: tên giáo xứ nguồn có đúng không; có dòng đỏ giáo xứ đích đã có giáo dân không; có khung "Có bản ghi trùng mã" không; số dòng ở cột Nguồn có hợp lý không (ví dụ số giáo dân, số gia đình bằng số giáo xứ nói); mở phần "n cảnh báo dữ liệu".
8. Nếu có "Có bản ghi trùng mã", chọn cách xử lý (xem mục Quy tắc ẩn) hoặc dừng lại và xử lý giáo xứ đích trước.
9. Tích ô xác nhận, bấm 2. Nhập thật, đọc lại tên trong hộp Xác nhận giáo xứ đích, bấm Nhập vào giáo xứ này.
10. Để tab mở tới khi hiện Đã nhập xong hoặc Nhập thất bại.
11. Đọc bảng đối chiếu và cảnh báo. Rồi đăng nhập vào giáo xứ đó (hoặc chuyển sang giáo xứ đó ở thanh trên), mở Danh sách giáo dân và kiểm vài người thật.
12. Báo giáo xứ: tài khoản cũ chưa có mật khẩu, họ cần đặt mật khẩu (xem mục Quy tắc ẩn).

Nhập lại cùng một tệp vào cùng giáo xứ#

1. Làm lại các bước như trên với đúng giáo xứ đích cũ.
2. Vì giáo xứ đích đã có giáo dân, ô xác nhận có thêm câu "giáo xứ này ĐÃ có dữ liệu, vẫn muốn tiếp tục". Tích và tiếp tục.
3. Kết quả: bản ghi đã nhập lần trước được cập nhật, không bị nhân đôi. Xem lưu ý về việc ghi đè ở mục Quy tắc ẩn.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

Bản chất của thao tác#

• Chạy thử không ghi gì vào giáo xứ đích. Nó đọc tệp và đếm.
• Nhập thật là một lần làm trọn gói. Toàn bộ dữ liệu được ghi trong một lần; có lỗi thì tất cả bị huỷ, giáo xứ đích không bị nhập dở.
• Nhập thật chạy nền trên máy chủ. Đóng tab không dừng việc nhập. Nhưng màn hình không có chỗ xem lại kết quả của một lần nhập đã bắt đầu: nếu lỡ đóng tab, hãy mở Danh sách giáo dân của giáo xứ đích để kiểm.
• Tệp được tải lên hai lần: một lần khi chạy thử, một lần khi bấm Nhập thật. Đừng đổi tệp giữa hai bước; chọn tệp khác thì màn hình bắt chạy thử lại.
• Không có nút huỷ hay hoàn tác. Muốn quay lại trạng thái trước khi nhập thì dùng Sao lưu & Phục hồi, và phục hồi ảnh hưởng mọi giáo xứ. Vì vậy nên bấm Sao lưu ngay trước khi nhập vào một giáo xứ đã có dữ liệu.

Chạy lại có tạo trùng không#

• Không nhân đôi. Mỗi bản ghi từ Access nhận một mã định danh cố định tính từ (giáo xứ đích, loại bản ghi, mã số trong tệp). Nhập lại cùng tệp vào cùng giáo xứ thì tìm thấy bản ghi cũ và cập nhật nó.
• Nhưng bản ghi đã nhập lần trước sẽ được ghi lại theo tệp. Với các bản ghi đã nhập từ Access, nội dung trong tệp được gán lại lên bản ghi. Người dùng đã sửa tay các bản ghi ấy trên web thì phần sửa có thể bị đè. Đây là hành vi theo mã nguồn; nếu giáo xứ đã làm việc trên web một thời gian, đừng nhập lại mà không hỏi.
• Cùng một tệp nhập vào giáo xứ khác thì ra dữ liệu độc lập, không lẫn với giáo xứ trước.
• Máy chủ chặn nhập vào giáo xứ đã có giáo dân trừ khi ô xác nhận được tích. Câu chặn nguyên văn: Giáo xứ đích ĐÃ có dữ liệu giáo dân. Tích "Xác nhận" nếu chắc chắn muốn nhập thêm/nhập lại vào đúng giáo xứ này. Giao diện luôn gửi kèm xác nhận khi bạn đã tích ô.

Hộp "Thay toàn bộ dữ liệu bằng sổ Access"#

Ghi đè thông tin giáo xứ đích#

• Tên, địa chỉ, điện thoại, email, website, ghi chú và giáo hạt của giáo xứ đích bị thay bằng nội dung giáo xứ trong tệp. Tệp Access luôn có đúng một dòng mô tả giáo xứ và dòng này được chép lên giáo xứ đích. Nếu bạn đã đặt tên giáo xứ khác ở Quản lý giáo xứ, tên sẽ đổi theo tệp. Giáo phận/giáo hạt trong tệp được tạo nếu chưa có. Đã có cùng tên trên máy chủ (so không phân biệt hoa thường, dấu, chữ "Giáo phận"/"Giáo hạt" ở đầu, ví dụ tệp ghi "Phan Thiet" mà máy chủ có "Giáo phận Phan Thiết") thì dùng lại dòng đó và giữ nguyên tên trên máy chủ.
• Vì vậy phải kiểm tên giáo xứ nguồn ở báo cáo trước khi bấm nhập.

Xử lý bản ghi trùng mã#

Bản web đánh số gia đình, giáo dân... tự động từ 1, giống cách sổ Access cũng đánh từ 1. Nếu giáo xứ đích đã có người gõ tay trên web thì số có thể trùng, mà đó là hai người/hai gia đình khác nhau ngoài đời. Khi đó khung "Có bản ghi trùng mã" hiện và không nhập thật được cho tới khi bạn chọn một cách:

Cách an toàn nhất là nhập vào một giáo xứ còn trống. Nếu nhập vào giáo xứ đã có dữ liệu gõ tay mà không chọn cách xử lý, máy chủ từ chối (câu nguyên văn bắt đầu bằng Không nhập được: giáo xứ đích đã có dữ liệu tạo trên web mang trùng mã với sổ Access, ... và kết thúc Chưa có gì được ghi xuống.).

Trừ Thay toàn bộ, không cách nào xoá gì: cùng một tệp nhập vào hai giáo xứ đích có sẵn dữ liệu khác nhau sẽ ra hai kết quả khác nhau.

Nhập lại sau khi đã gộp hồ sơ trùng trên web: việc gộp được giữ nguyên, dữ liệu Access của người/hôn phối bị gộp được nối vào bản ghi được giữ lại, kèm một cảnh báo.

Chồng, vợ trong gia đình: mỗi gia đình chỉ được một chồng và một vợ. Nếu gia đình đích đã có một chồng và tệp lại ghi người chồng khác, hệ thống giữ người đang có và ghi một cảnh báo; kể cả chọn "Ép buộc ghi đè" cũng vậy. Bạn phải sửa tay, hoặc chọn Thay toàn bộ nếu muốn lấy đúng theo tệp.

Dữ liệu nào được chuyển#

Các loại dữ liệu sau được chuyển (tên hiện trong bảng đối chiếu ở dạng chữ thường có gạch dưới):

• Giáo phận (giao_phan), giáo hạt (giao_hat), thông tin giáo xứ (giao_xu).
• Giáo họ (giao_ho), gia đình (gia_dinh), giáo dân (giao_dan), thành viên gia đình (thanh_vien_gia_dinh).
• Hôn phối (hon_phoi) và giáo dân trong hôn phối (giao_dan_hon_phoi).
• Đợt bí tích (dot_bi_tich) và chi tiết từng người trong đợt (bi_tich_chi_tiet), chuyển xứ (chuyen_xu), rao hôn phối (rao_hon_phoi), tân hiền (tan_hien).
• Linh mục (linh_muc), khối giáo lý (khoi_giao_ly), lớp giáo lý (lop_giao_ly), học viên trong lớp (chi_tiet_lop_giao_ly), giáo lý viên (giao_ly_vien), hội đoàn (hoi_doan) và thành viên hội đoàn (chi_tiet_hoi_doan).
• Cấu hình (cau_hinh), danh mục dùng chung (du_lieu_chung), vai trò (vai_tro), tên loại tài khoản (ten_loai_tai_khoan), tài khoản (tai_khoan).

Không chuyển: ảnh đại diện của giáo dân và gia đình (ở bản cũ chỉ là đường dẫn tệp trên máy tính, không dùng được trên máy chủ; ảnh phải nạp lại trên web), và mật khẩu của tài khoản.

Tài khoản trong tệp Access#

• Tài khoản được chuyển không kèm mật khẩu. Mật khẩu để trống cho tới khi được đặt lại; người dùng cần qua bước đặt mật khẩu (xem Đặt lại mật khẩu và Quản lý tài khoản).
• Nếu giáo xứ đích đã có tài khoản cùng tên đăng nhập (ví dụ tài khoản do đơn đăng ký tạo, hoặc chữ "admin"), tài khoản đó được gộp: mật khẩu hiện tại được giữ, nhưng họ tên, email, số điện thoại và loại tài khoản (quyền) bị đổi theo tệp. Cảnh báo nguyên văn: tai_khoan: gộp vào tài khoản đã có trên web (tên đăng nhập "(tên)"), mật khẩu hiện tại được giữ nguyên.

Vì sao bảng đối chiếu có thể báo "lệch"#

Lệch không có nghĩa là mất dữ liệu. Các nguyên nhân bình thường theo mã nguồn:

• Dòng "mồ côi" bị bỏ: một thành viên, hôn phối, bí tích... trỏ tới người/gia đình/đợt không còn trong sổ. Cảnh báo nguyên văn có dạng (bảng): bỏ qua dòng mồ côi ... (khoá ngoại không tồn tại).
• Đợt bí tích trùng bị gộp: hai đợt cùng loại, cùng linh mục, cùng ngày thì gộp làm một. Cảnh báo: dot_bi_tich: gộp MaDotBiTich=x vào MaDotBiTich=y (trùng loại/linh mục/ngày, Access không chặn trùng, CSDL đích thì có). Đợt ghi "10/1967" (không rõ ngày) bị coi là cùng đợt với "01/10/1967".
• Giáo xứ đích đã có sẵn dòng khác: ví dụ bảng tài khoản ghi nguồn 0, đích 1 vì đã tạo tài khoản trước khi nhập.
• Ô ngày không đọc được: cảnh báo (bảng) mã cũ n: không đọc được (tên ô); dòng vẫn được nhập, chỉ ô đó để trống.

Ví dụ thật từ lần thử của nhóm phát triển với tệp mẫu: giáo dân 2.317/2.317, gia đình 611/611, giáo họ 4/4 khớp; các bảng hôn phối, đợt bí tích, chi tiết bí tích, chuyển xứ lệch nhẹ do dòng mồ côi và đợt trùng; kèm khoảng 80 cảnh báo. Đối chiếu từng trường hợp, đừng coi là thất bại.

Tệp thiếu bảng#

Nếu tệp .mdb thiếu hẳn một bảng (ví dụ bản cũ chưa có tính năng đó), bảng đó được nhập với 0 dòng và bảng đối chiếu ghi 0/0, không báo lệch. Cảnh báo đứng đầu danh sách sẽ nói: Tệp .mdb KHÔNG có các bảng sau nên chúng được nhập với 0 dòng: ... Hãy kiểm tra đúng tệp dữ liệu trước khi nhập thật, bảng đối chiếu bên dưới sẽ hiện 0/0 và KHÔNG báo lệch cho những bảng này. Thiếu cột thì cột đó để trống: Tệp .mdb KHÔNG có các cột sau nên chúng được nhập rỗng: .... Đọc kỹ cảnh báo đầu tiên trước khi nhập thật.

Tệp và mật khẩu tệp#

• Màn hình không có ô nhập mật khẩu cho tệp .mdb. Trong lần thử của nhóm phát triển, tệp mẫu giaoxu.mdb đọc được không cần mật khẩu.
• Tệp phải là cơ sở dữ liệu Access dạng .mdb của QLGX desktop. Tệp .accdb, tệp Excel hoặc tệp đổi đuôi bị từ chối với thông báo bên dưới.
• Kích thước tối đa 100 MB. Đọc tệp .mdb tối đa 2 phút.
• Máy chủ đọc cùng lúc tối đa hai tệp; người thứ ba phải chờ.

Thời gian#

Tệp cỡ một giáo xứ (khoảng 2.000 giáo dân và hơn 6.000 bản ghi bí tích) có thể mất nhiều giây; tệp lớn hơn lâu hơn. Có đồng hồ "Đã chạy ..." để bạn biết vẫn đang chạy. Không có phần trăm tiến độ.

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Ở bản cũ, mục "Nhập dữ liệu từ cùng chương trình" nằm ở menu Hệ thống. Ở bản web, chức năng đó chính là màn hình này: đưa tệp .mdb của bản cũ lên máy chủ, vào một giáo xứ đích.
• Ba cách xử lý bản ghi trùng (Bỏ qua, Chép đè, Ép buộc ghi đè) giữ đúng ba mức của bản cũ, theo đúng thứ tự từ an toàn nhất tới nguy hiểm nhất. Thay toàn bộ là cách mới, bản cũ không có.
• Bản web có thêm bước chạy thử, bảng đối chiếu số dòng, và hộp xác nhận lại tên giáo xứ đích.
• Các mục "Nhập từ MS Excel" và "Nhập từ chương trình MGC" của bản cũ chưa có ở bản web.

Màn hình liên quan#

• Quản lý giáo xứ: tạo giáo xứ đích trước khi nhập.
• Đăng ký mới: giáo xứ xin dùng và muốn chuyển dữ liệu.
• Sao lưu & Phục hồi: sao lưu trước khi nhập; đường duy nhất quay lại nếu nhập nhầm.
• Danh sách giáo dân và Kiểm tra dữ liệu giáo dân: kiểm dữ liệu sau khi nhập.
• Nhật ký lỗi: tra khi máy chủ báo lỗi.