Nhập dữ liệu Access (giáo xứ tự nhập)#
Trong trang nàyMàn hình này dùng để làm gìAi được mởVào màn hình này bằng cách nàoCác phần trên màn hìnhBảng trường và nútCác việc thường làmQuy tắc ẩn và giới hạnHỏi đáp và xử lý sự cốKhác với bản cũ trên máy tínhMàn hình liên quan
Màn hình này dùng để làm gì#
Quản trị giáo xứ tự đưa sổ sách của giáo xứ từ phần mềm cũ trên máy tính (tệp giaoxu.mdb) lên bản web, mà không phải gửi tệp cho ai. Bạn chọn tệp rồi bấm Nhập dữ liệu: phần mềm tự đọc, tự nhập và báo kết quả. Không có bước "chạy thử" hay bước kiểm tra kỹ thuật nào.
Giáo xứ nhập vào đúng giáo xứ của mình, không chọn được giáo xứ khác. Quản trị hệ thống dùng màn hình khác, đầy đủ hơn: Nhập dữ liệu Access.
Ai được mở#
Tài khoản Quản trị giáo xứ. Quản trị hệ thống không thấy mục này (đã có màn hình riêng). Các tài khoản khác (Quản lý sổ sách, Chỉ nhập, Chỉ xem, vai trò tự tạo) không thấy mục này trên menu và máy chủ từ chối nếu mở bằng cách khác. Khi đang đóng vai một người dùng khác thì không nhập được, máy chủ báo "Đang đóng vai một người dùng khác, không nhập dữ liệu được. Hãy thoát đóng vai trước."
Vào màn hình này bằng cách nào#
- Menu Hệ thống trên thanh trên cùng › Nhập dữ liệu Access.
- Đường dẫn:
/nhap-du-lieu-giao-xu.
Các phần trên màn hình#
- Khung Thông tin giáo xứ: tên giáo xứ, giáo hạt, địa chỉ, điện thoại, email. Chỉ để xem.
- Khung Nhập dữ liệu từ phần mềm Access: ô chọn tệp, (khi giáo xứ đã có dữ liệu) bốn cách nhập, nút Nhập dữ liệu.
- Khung tiến độ Đang nhập dữ liệu…, rồi Đã nhập xong hoặc Nhập dữ liệu không thành công.
Bảng trường và nút#
| Trường | Dùng để làm gì | Giá trị & ràng buộc | Ghi chú & tình huống dùng |
|---|---|---|---|
| Giáo xứ, Giáo hạt, Địa chỉ, Điện thoại, Email | Cho bạn thấy thông tin giáo xứ đã được quản trị hệ thống duyệt khi mở tài khoản | Chỉ xem, không sửa được ở đây. Ô chưa có hiện "(chưa có)" | Nhập dữ liệu không làm đổi các thông tin này, dù tệp Access ghi khác. Muốn sửa địa chỉ, điện thoại, email thì vào Giáo xứ |
| Tệp Access | Chọn tệp dữ liệu của phần mềm cũ | Bắt buộc. Nút Chọn file mở hộp chọn tệp, chỉ nhận đuôi .mdb. Tối đa 100 MB | Tệp thường tên là giaoxu.mdb, nằm trong thư mục cài phần mềm cũ. Tệp chỉ dùng để nhập, máy chủ không lưu lại |
| Bốn lựa chọn Gộp hai bên (khuyên dùng), Giữ nguyên bản trên web, Lấy theo tệp Access, Thay toàn bộ bằng tệp Access | Chọn cách nhập khi giáo xứ đã có dữ liệu trên web | Chỉ hiện khi giáo xứ đã có giáo dân trên bản web, dưới dòng "Giáo xứ đã có n giáo dân trên bản web. Chọn cách nhập:". Mặc định Gộp hai bên | Ba cách đầu chỉ đụng người/gia đình có trong cả tệp Access lẫn bản web, không xoá gì. Gộp hai bên: ô nào còn trống thì điền từ Access; ô đã có chữ thì chỉ thay khi sổ Access mới hơn; không xoá chữ nào đã có, kể cả khi nhập lại một tệp đã nhập trước đó. Giữ nguyên bản trên web: không lấy dữ liệu Access của người đã có trên web. Lấy theo tệp Access: dữ liệu Access đè lên người đã có, kể cả khi bản web mới hơn, và ô Access để trống sẽ làm mất chữ đã nhập trên web; người chỉ có trên web vẫn còn. Thay toàn bộ bằng tệp Access: xoá hết sổ sách đang có trên web rồi nhập lại, kết quả đúng như tệp Access, xem "Quy tắc ẩn" |
| Nhập dữ liệu | Bắt đầu nhập | Mờ khi chưa chọn tệp, hoặc đang tải tệp lên/đang nhập. Khi giáo xứ đã có dữ liệu, máy hỏi lại một lần: "Nhập dữ liệu vào giáo xứ đã có dữ liệu". Nếu chọn Thay toàn bộ bằng tệp Access thì thay vào đó hiện hộp Thay toàn bộ dữ liệu bằng sổ Access | Việc nhập chạy nền, có thể mất vài phút với sổ lớn. Có thể để màn hình mở và chờ |
| Gõ tên giáo xứ (trong hộp Thay toàn bộ dữ liệu bằng sổ Access) | Bắt bạn dừng lại đọc trước khi xoá | Gõ đúng tên giáo xứ (ô có sẵn chữ mờ gợi ý tên). Không phân biệt hoa thường, gõ không dấu cũng được. Gõ sai rồi bấm thì báo "Tên chưa khớp. Hãy gõ đúng tên giáo xứ: (tên)." | Hộp nói rõ những gì bị xoá và những gì giữ lại. Bấm Xoá và nhập lại (hoặc Enter) để bắt đầu; Hủy, nút X hoặc Esc để thôi, không có gì bị đụng tới |
| Sao chép thông tin lỗi | Chép toàn bộ nội dung khung lỗi vào bộ nhớ tạm để dán gửi quản trị hệ thống | Chỉ hiện khi có lỗi. Sau khi chép hiện "Đã sao chép" | Khung lỗi cũng bấm vào được để chọn chữ và chép tay |
Các việc thường làm#
Đưa sổ sách từ máy tính lên bản web#
- Vào menu Hệ thống › Nhập dữ liệu Access.
- Bấm Chọn file, chọn tệp giaoxu.mdb.
- Nếu giáo xứ đã có dữ liệu trên web, chọn cách xử lý (cứ để Gộp hai bên nếu không chắc).
- Bấm Nhập dữ liệu. Nếu máy hỏi lại, bấm Nhập dữ liệu để xác nhận.
- Đợi tới khi hiện Đã nhập xong và danh sách số lượng (giáo dân, gia đình, bí tích...).
- Mở Danh sách giáo dân hoặc Danh sách gia đình để xem.
Thay toàn bộ sổ sách trên web bằng tệp Access#
Dùng khi muốn bản web giống hệt sổ Access, ví dụ đã nhập thử rồi sửa lung tung, hoặc sổ Access trên máy mới là bản đúng.
- Vào menu Hệ thống › Nhập dữ liệu Access, bấm Chọn file, chọn tệp giaoxu.mdb.
- Chọn Thay toàn bộ bằng tệp Access.
- Bấm Nhập dữ liệu. Hộp Thay toàn bộ dữ liệu bằng sổ Access hiện ra: đọc kỹ, gõ tên giáo xứ, bấm Xoá và nhập lại.
- Đợi tới khi hiện Đã nhập xong. Trong phần "lưu ý về dữ liệu" có dòng "Thay toàn bộ: đã xoá sổ sách cũ trên web (…) trước khi nhập từ sổ Access."
Gặp lỗi khi nhập#
- Khung Nhập dữ liệu không thành công hiện chi tiết lỗi: tên giáo xứ, thời gian, tên tệp, mã lượt nhập và nội dung lỗi.
- Bấm Sao chép thông tin lỗi, rồi dán vào tin nhắn, thư hoặc Zalo gửi quản trị hệ thống.
- Dữ liệu cũ của giáo xứ không bị mất: mỗi lần nhập chạy trọn một khối, lỗi thì huỷ cả lần đó.
Quy tắc ẩn và giới hạn#
- Giáo xứ đích luôn là giáo xứ đang đăng nhập. Không có ô chọn giáo xứ.
- Thông tin giáo xứ và tài khoản đang có được giữ nguyên. Sau khi nhập, tên, địa chỉ, điện thoại, email, giáo hạt của giáo xứ vẫn như quản trị hệ thống đã duyệt. Tài khoản đang có (kể cả tài khoản của chính bạn) giữ nguyên loại tài khoản, họ tên, email, điện thoại và trạng thái, dù tệp Access có tài khoản cùng tên đăng nhập ghi khác. Tài khoản có trong tệp mà chưa có trên web được tạo mới nhưng chưa có mật khẩu: người đó nhờ quản trị đặt mật khẩu hoặc dùng "Quên mật khẩu" mới đăng nhập được.
- Mỗi lần chỉ chạy một lượt nhập cho một giáo xứ. Bấm khi đang có lượt chạy thì máy chủ báo "Đang có một lượt nhập dữ liệu chạy cho giáo xứ này. Hãy đợi lượt đó xong rồi thử lại." Mở lại màn hình khi một lượt đang chạy thì thấy tiếp tiến độ.
- Nhập lại cùng một tệp không tạo bản ghi trùng. Người và gia đình được nhận ra theo mã cũ trong tệp Access; mã trùng thì xử lý theo cách bạn chọn ở ba lựa chọn đầu. Người đã được gộp hồ sơ trùng trên web vẫn giữ nguyên việc gộp: dữ liệu Access của người bị gộp (bí tích, thành viên gia đình…) được nối vào người được giữ lại.
- Ba cách đầu không xoá gì. Người, gia đình… chỉ có trên web (gõ tay, hoặc đã xoá khỏi sổ Access từ lần nhập trước) vẫn còn sau khi nhập. Vì vậy cùng một tệp nhập vào hai giáo xứ đang có dữ liệu khác nhau sẽ ra hai kết quả khác nhau. Muốn kết quả đúng như tệp Access thì chọn Thay toàn bộ bằng tệp Access.
- Thay toàn bộ bằng tệp Access xoá: giáo họ, gia đình, giáo dân, hôn phối, đợt bí tích và người nhận bí tích, chuyển xứ, rao hôn phối, tận hiến, linh mục, khối/lớp giáo lý, hội đoàn, lịch sử gộp hồ sơ trùng và các mục chờ xem lại của những bản ghi đó. Giữ nguyên: thông tin giáo xứ, tài khoản và mật khẩu, tuỳ chọn, mẫu in. Việc xoá và nhập chạy trọn một khối: lỗi giữa chừng thì huỷ cả lần đó, dữ liệu cũ còn nguyên. Sau khi thay, mọi máy tải lại dữ liệu từ đầu; thay đổi trên máy đang mất mạng mà chưa kịp gửi lên sẽ không được gửi lên nữa.
- Không có nút hoàn tác. Muốn lấy lại trạng thái trước khi nhập phải nhờ quản trị hệ thống phục hồi từ bản sao lưu. Với giáo xứ đã có dữ liệu, nên nhờ quản trị hệ thống sao lưu trước khi nhập.
- Tệp quá 100 MB bị từ chối: "Tệp quá lớn. Kích thước tối đa cho phép là 100 MB."
- Chưa chọn tệp thì nút Nhập dữ liệu mờ; nếu vẫn gửi được (gọi trực tiếp) máy chủ báo "Chưa chọn tệp Access để tải lên."
- Tệp không phải sổ Access của phần mềm cũ báo "Tệp không phải cơ sở dữ liệu MDB của QLGX desktop. Hãy chọn đúng file .mdb." (hiện trong khung lỗi, chép được).
- Dữ liệu hiện trên các máy đang mở phần mềm sau khi nhập xong. Máy chủ báo mọi máy tải lại toàn bộ dữ liệu giáo xứ; nếu một máy chưa thấy, tải lại trang (F5).
Hỏi đáp và xử lý sự cố#
| Người dùng hỏi / gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Con không thấy mục Nhập dữ liệu Access" | Tài khoản không phải Quản trị giáo xứ | Dùng tài khoản Quản trị giáo xứ, hoặc nhờ người đó nhập |
| "Nhập xong mà con không thấy giáo dân" | Máy chưa tải lại dữ liệu mới | Tải lại trang (F5), rồi mở Danh sách giáo dân, chọn giáo họ Tất cả, kể cả ngoài xứ và không thống kê nếu cần |
| "Có chữ 'Một số mục có số dòng chưa khớp'" | Một vài dòng trong tệp Access không nhập được (ví dụ dòng tham chiếu tới người đã xoá từ lâu) | Chụp màn hình gửi quản trị hệ thống; dữ liệu còn lại đã vào đủ |
| "Báo lỗi, con phải làm sao" | Tệp hỏng, sai loại tệp, hoặc dữ liệu có chỗ máy không đọc được | Bấm Sao chép thông tin lỗi và gửi quản trị hệ thống |
| "Con nhập nhầm tệp của giáo xứ khác" | Chọn nhầm tệp | Báo ngay quản trị hệ thống để phục hồi từ bản sao lưu; đừng nhập thêm |
| "Cùng một tệp mà nhập hai nơi ra hai kết quả khác nhau" | Ba cách đầu giữ lại những gì đã có trên web, nên kết quả tuỳ dữ liệu sẵn có | Chọn Thay toàn bộ bằng tệp Access để bản web đúng như tệp |
| "Con muốn xem báo cáo chạy thử trước" | Màn hình này không có bước chạy thử | Nhờ Quản trị hệ thống chạy thử ở màn hình Nhập dữ liệu Access |
Khác với bản cũ trên máy tính#
Bản cũ không có bước tải lên: dữ liệu nằm sẵn trên máy. Ở bản web, tệp được tải lên máy chủ chỉ để đọc và nhập rồi bỏ đi; máy chủ không lưu lại tệp.
Màn hình liên quan#
- Nhập dữ liệu Access: màn hình đầy đủ của Quản trị hệ thống (có chạy thử, chọn giáo xứ đích)
- Giáo xứ: sửa thông tin giáo xứ
- Danh sách giáo dân, Danh sách gia đình: xem dữ liệu vừa nhập