Làm quen với QLGX › mở lại các bước làm quen trên trang Tổng quan

Nhập nhiều giáo dân (và gia đình) từ tệp Excel#

Việc này đạt được gì#

Bạn điền danh sách giáo dân vào một tệp Excel theo mẫu của chương trình (mỗi người một dòng), chọn tệp đó, xem trước từng dòng sẽ thêm, cập nhật hay bỏ qua, rồi bấm Nhập: sổ giáo dân có thêm tất cả những người ấy; nếu dùng mẫu có gia đình thì các dòng cùng Mã GĐ thành một hộ với chủ hộ, vợ, chồng, con, và hôn phối của cặp vợ chồng. Đây là đúng chức năng Nhập dữ liệu từ MS Excel của bản máy tính, cùng mẫu và cùng cách đọc. Dùng khi gom danh sách từ giấy, từ một bảng tính có sẵn, hay khi một giáo họ gửi danh sách bằng Excel. Không dùng cách này để chuyển cả giáo xứ từ bản máy tính: việc đó là Nhập dữ liệu giáo xứ với tệp giaoxu.mdb.

Trước khi bắt đầu#

• Tài khoản có quyền Thêm giáo dân (Nhập dữ liệu trở lên): nút Nhập từ Excel chỉ hiện với vai trò này ở Danh sách giáo dân.
• Máy đang có mạng: máy chủ đọc tệp và ghi, mất mạng thì nút Nhập mờ.
• Tệp là .xlsx. Tệp mẫu .xls cũ của bản máy tính vẫn dùng được nếu mở bằng Excel rồi Lưu dưới dạng .xlsx.
• Dòng 1 là dòng tiêu đề của mẫu, không đổi tên cột (đổi thì cột đó bị bỏ qua); cột nào không cần có thể để trống hoặc xoá.

Các bước#

1. Ở Danh sách giáo dân, bấm Nhập từ Excel (hoặc menu Công cụ › Nhập dữ liệu từ Excel trên thanh đầu). Hộp Nhập dữ liệu từ Excel mở ra.
2. Bấm Tải mẫu giáo dân (chỉ người) hoặc Tải mẫu giáo dân + gia đình (có Mã GĐ, Quan Hệ, hôn phối). Mở tệp vừa tải bằng Excel, điền mỗi người một dòng:
   • Họ Tên bắt buộc (dòng không có họ tên bị bỏ qua lặng lẽ); Phái ghi Nam hoặc Nữ (thiếu là bỏ dòng).
   • Mã GD: để trống với người mới. Ghi mã của người đã có trong sổ thì dòng đó cập nhật người ấy: các cột có trong tệp ghi đè (ô trống xoá giá trị cũ), cột không có trong tệp giữ nguyên.
   • Giáo Họ: ghi tên; chưa có trong sổ thì phần mềm tạo giáo họ mới; trống hoặc "Ngoài xứ" là không giáo họ.
   • Các cột Ngày … ghi ngày/tháng/năm (15/3/2018), chỉ tháng/năm (3/2018) hoặc chỉ năm (1985); ô Excel định dạng ngày cũng được. Một ô ngày sai (31/02/2010, chữ) là bỏ cả dòng và báo rõ ô nào.
   • Cột đánh dấu Còn Học, Qua Đời, Đã Lập Gia Đình, Không Thống Kê, Tân Tòng, Đã Xóa: ghi bất kỳ chữ gì (x) là có, để trống là không.
   • Mẫu có gia đình: các dòng liền nhau cùng Mã GĐ là một hộ. Quan Hệ ghi Chủ hộ, Vợ, Chồng, Con, Cháu, Cha, Mẹ, Ông, Bà, Chị, Em, Dâu, Rể… Dòng dưới một chủ hộ mà để trống Mã GĐ thì lấy Mã GĐ của chủ hộ đó; để trống Quan Hệ thì tự coi là Vợ (nữ ngay dưới chủ hộ nam) hoặc Con. Họ tên có chữ "Thị" thì Phái tự thành Nữ. Ô hôn phối (Số HP, Ngày HP, Nơi HP, Tình trạng HP, Linh Mục Chứng, Người Chứng 1, 2) ghi ở dòng chồng hoặc vợ, chỉ một lần.
3. Quay lại hộp, chọn tệp ở ô Tệp Excel. Bảng xem trước hiện từng dòng: Sẽ thêm, Cập nhật người có Mã GD này, hay Bỏ qua kèm lý do; phía trên có số dòng, sẽ thêm, sẽ cập nhật, bỏ qua, số gia đình và giáo họ sẽ tạo. Dòng bị bỏ qua thì sửa trong Excel rồi chọn lại tệp.
4. Bấm Nhập N giáo dân. Cả tệp ghi trong một lượt: lỗi giữa chừng thì không ghi gì cả.
5. Đọc dòng kết quả (đã thêm, cập nhật, bỏ qua, gia đình, hôn phối, giáo họ mới) rồi bấm Xong. Danh sách giáo dân tải lại; mở một người ở Hồ sơ giáo dân hoặc một hộ ở Hồ sơ gia đình để kiểm.

Làm xong sẽ thấy gì#

• Danh sách giáo dân có thêm đúng số người báo ở dòng kết quả; người có Mã GD trùng thì hồ sơ cũ đổi theo tệp, không có người thứ hai.
• Mẫu có gia đình: Danh sách gia đình có hộ mới tên "tên chồng - tên vợ", đúng chủ hộ và quan hệ; cặp vợ chồng có Đã lập gia đình; con chưa ghi tên cha mẹ thì được điền theo tên thánh và họ tên của cha mẹ trong hộ; sổ hôn phối có đôi hôn phối với số, ngày, nơi, linh mục chứng, hai người chứng như đã ghi.
• Giáo họ ghi trong tệp mà sổ chưa có thì xuất hiện ở Giáo họ.

Không được thì sao#