Sửa một mẫu in để cả giáo xứ dùng#
Việc này đạt được gì#
Sau khi làm xong, một mẫu in (ví dụ Lý lịch cá nhân, Chứng nhận bí tích, Phiếu gia đình) có nội dung mới — chữ cố định, các dòng dữ liệu — và mọi giáo xứ chưa tự đặt mẫu riêng dùng bản mới này ngay từ lần in kế tiếp.
Đây là việc của Quản trị hệ thống: sửa mẫu ở cấp chung, áp dụng cho cả máy chủ (nhiều giáo xứ). Nếu chỉ muốn đổi mẫu cho một giáo xứ mà không ảnh hưởng các giáo xứ khác, dùng tài khoản Quản trị giáo xứ của đúng giáo xứ đó và sửa ở cấp riêng — các bước làm giống hệt cách này, chỉ khác việc mở màn hình bằng tài khoản Quản trị giáo xứ thay vì Quản trị hệ thống.
Trước khi bắt đầu#
- Tài khoản Quản trị hệ thống. Quản trị giáo xứ, Quản lý sổ sách, Nhập dữ liệu, Chỉ xem không sửa được mẫu chung.
- Biết chắc mẫu cần sửa nằm trong 13 mẫu có sẵn (không thêm được mẫu mới).
- Có mạng: danh sách mẫu, lưu và xem thử đều làm việc với máy chủ.
Các bước#
- Ở Quản lý mẫu in, đọc dòng hướng dẫn để chắc đang ở đúng cấp: dòng phải ghi "Bạn sửa được mẫu áp dụng chung cho mọi giáo xứ chưa tự tuỳ chỉnh riêng."
Danh sách mẫu giấy tờ. - Ở Bảng danh sách mẫu, bấm Sửa ở dòng mẫu cần đổi. Trình soạn mở ra phía trên bảng, với tiêu đề "Sửa mẫu: [tên mẫu]".
- Sửa chữ cố định (tiêu đề, lời dẫn) trực tiếp trên tờ giấy soạn thảo, như sửa trong Word (thanh công cụ có phông, cỡ chữ, canh lề, thụt lề, bảng, hai cột, ngắt trang). Muốn thêm một dòng dữ liệu, đặt con trỏ vào đúng chỗ rồi mở Chèn chỗ trống… (nhóm Chèn trên thanh công cụ), tìm đúng mục cần chèn theo nhóm (Giáo xứ, Giáo dân, Gia đình...) — không gõ tay
{{...}}vì gõ sai tên thì khi in chữ biến mất mà không báo lỗi gì. - Bấm Xem thử để xem bản in dựng từ nội dung đang soạn (dùng dữ liệu mẫu, chưa cần lưu). Bản in mở trong Khung xem in. Đọc kỹ: chỗ trống đúng hiện dữ liệu mẫu (tên, ngày, nơi... của người/gia đình mẫu), chỗ trống gõ sai tên hiện nguyên tên trong ngoặc vuông, ví dụ "[TenSai]" — đó là dấu hiệu chèn sai.
Bản in mở ngay trong phần mềm. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Đúng ý thì bấm Lưu. Thấy "Đã lưu." là mẫu chung đã đổi.
- Thử in thật bằng dữ liệu thật: mở Danh sách giáo dân (hoặc Danh sách gia đình), chọn một hồ sơ đã có dữ liệu đầy đủ, in đúng loại giấy vừa sửa. Bản in mở trong Khung xem in — kiểm tra chữ mới và các chỗ trống đã điền đúng dữ liệu thật.
Danh sách giáo dân. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ.
Làm xong sẽ thấy gì#
Ở màn hình Quản lý mẫu in, cột Đang dùng của mẫu vừa sửa đổi thành "Đã tuỳ chỉnh (hệ thống)". In lại giấy tờ đó cho bất kỳ giáo dân hoặc gia đình nào ở bất kỳ giáo xứ chưa tự tuỳ chỉnh mẫu này đều ra bản mới. Giáo xứ nào đã tự đặt mẫu riêng cho đúng loại giấy đó thì không bị ảnh hưởng, mẫu riêng của họ vẫn đè lên mẫu chung.
Không được thì sao#
| Người dùng gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy nút Sửa ở bảng danh sách mẫu | Tài khoản không phải Quản trị giáo xứ hoặc Quản trị hệ thống | Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị hệ thống nếu muốn sửa mẫu chung |
| Sửa và Lưu xong nhưng in ra vẫn mẫu cũ | Bản in đang mở là bản dựng trước khi lưu, hoặc quên bấm Lưu (Xem thử không lưu gì) | Bấm Lưu, kiểm tra cột Đang dùng rồi in lại |
| Thêm chỗ trống mà bản in không có chữ | Gõ sai tên chỗ trống, hoặc chọn nhầm chỗ trống của mẫu khác | Luôn chọn qua Chèn chỗ trống; Xem thử phải hiện dữ liệu mẫu (không phải "[Tên…]") trước khi Lưu |
| Sửa mẫu chung xong nhưng một giáo xứ vẫn thấy mẫu cũ | Giáo xứ đó đã tự tuỳ chỉnh mẫu riêng, mẫu riêng luôn ưu tiên hơn mẫu chung | Muốn giáo xứ đó dùng mẫu chung mới, cần Quản trị giáo xứ của họ vào Sửa rồi bấm Khôi phục về mặc định |
| Lưu báo "Mẫu này vừa được người khác cập nhật..." | Người khác vừa lưu đúng mẫu này trước bạn | Đóng, mở lại mẫu để lấy bản mới nhất rồi sửa lại phần của bạn |
| Lưu báo "Nội dung mẫu quá lớn (tối đa 300KB)..." | Mẫu chứa ảnh nhúng hoặc nội dung quá nặng | Bỏ bớt ảnh nhúng trên tờ giấy soạn thảo |