Tạo danh sách bí tích tự động#

Màn hình này dùng để làm gì#

Công cụ này tự động lập đợt bí tích từ những ngày rửa tội, rước lễ, thêm sức đã có sẵn trong hồ sơ từng giáo dân, thay vì bạn phải tự tạo từng đợt rồi tự thêm từng người ở Danh sách sổ bí tích. Dùng khi giáo xứ có nhiều người đã được ghi ngày bí tích trong hồ sơ (ví dụ nhập từ sổ giấy cũ) nhưng chưa được gom vào đợt nào.

Công cụ chỉ thêm mới: không bao giờ sửa hay xóa đợt bí tích hoặc người nhận đã có sẵn. Chạy lại nhiều lần trên cùng khoảng ngày không tạo trùng.

Ai được mở#

Vai trò có quyền Xem Công cụ hàng loạt mở được và bấm Xem trước được (mọi vai trò có sẵn trừ Giáo lý viên; vai trò không có quyền này không thấy mục trong menu Công cụ). Bấm Xác nhận tạo ... để ghi thật thì cần quyền Sửa ở dòng Công cụ hàng loạt: trong các vai trò có sẵn chỉ Quản lý sổ sách và Quản trị giáo xứ có; Nhập dữ liệu và Chỉ xem bị máy chủ từ chối với câu "Tài khoản không có quyền thực hiện thao tác này." Máy chủ kiểm quyền ở mỗi lần xác nhận tạo.

Vào màn hình này bằng cách nào#

• Menu Công cụ trên thanh trên cùng › Tạo danh sách bí tích tự động.
• Đường dẫn trên thanh địa chỉ: /tao-dot-bi-tich.

Các phần trên màn hình#

1. Dòng giải thích ngắn ở đầu trang.
2. Hàng ô nhập: Loại bí tích, Người ban bí tích, Nơi bí tích, Từ ngày, Đến ngày.
3. Dòng báo lỗi hoặc thông báo kết quả (nếu có).
4. Trước khi xem trước: chỉ có nút Xem trước.
5. Sau khi xem trước: câu tóm tắt con số, các dòng kể từng việc sẽ làm, bảng mẫu các đợt mới sẽ tạo, bảng Đợt đã có sẽ được thêm người, bảng Người bị bỏ qua (nếu có), rồi hoặc khung "Không có dữ liệu cần tạo" hoặc hai nút Huỷ / Xác nhận tạo ....

Bảng trường và nút#

Bảng mẫu đợt mới (khi xem trước)#

Các dòng kể từng việc (khi xem trước)#

Dưới câu tóm tắt "Đã kiểm tra N giáo dân khớp điều kiện. Sẽ tạo X đợt bí tích mới và thêm Y giáo dân vào sổ bí tích." có các dòng, chỉ dòng nào có người mới hiện:

• "Tạo X đợt mới cho M người."
• "Thêm P người vào K đợt đã có cùng ngày và người ban."
• "Q người đã có trong đợt, giữ nguyên."
• "Bỏ qua R người, lý do ở bảng dưới."

Bảng "Đợt đã có sẽ được thêm người" (khi xem trước)#

Bảng "Người bị bỏ qua" (khi xem trước và sau khi tạo)#

Các việc thường làm#

Gộp toàn bộ hồ sơ rửa tội đã nhập ngày nhưng chưa có đợt#

1. Chọn Loại bí tích: Rửa tội. Để trống Linh mục và Nơi bí tích.
2. Đặt Từ ngày rất sớm (ví dụ 01/01/1900) và Đến ngày là hôm nay, để quét hết dữ liệu cũ.
3. Bấm Xem trước. Đọc câu "Đã kiểm tra N giáo dân khớp điều kiện. Sẽ tạo X đợt bí tích mới và thêm Y giáo dân vào sổ bí tích.", các dòng kể từng việc và các bảng bên dưới.
4. Nếu đúng như mong đợi, bấm Xác nhận tạo X đợt / thêm Y giáo dân.
5. Đọc thông báo kết quả, ví dụ "Đã tạo 3 đợt mới (12 người). Đã thêm 2 người vào 1 đợt đã có. 40 người đã có sẵn trong đợt, giữ nguyên." Vào Danh sách sổ bí tích để kiểm lại.

Đưa người mới nhập (ví dụ tân tòng) vào đợt đã có#

1. Trong hồ sơ người mới, ghi đủ Ngày, Người ban và Nơi của bí tích (tab bí tích của Hồ sơ giáo dân), bấm Lưu.
2. Mở công cụ này, chọn đúng Loại bí tích, đặt Từ ngày - Đến ngày bao ngày bí tích đó.
3. Bấm Xem trước. Nếu đã có đợt cùng ngày và cùng người ban, dòng "Thêm 1 người vào 1 đợt đã có cùng ngày và người ban." hiện ra, và đợt đó nằm trong bảng Đợt đã có sẽ được thêm người. Chưa có thì công cụ tạo đợt mới cho người đó.
4. Bấm Xác nhận tạo .... Thông báo nói rõ "Đã thêm 1 người vào 1 đợt đã có."
5. Làm lại cho từng loại bí tích khác (Rước lễ, Thêm sức) nếu người đó nhận nhiều bí tích cùng ngày.

Gộp theo một đợt lễ cụ thể#

1. Nếu bạn biết đúng ngày, người ban và nơi của một buổi lễ đã ghi vào nhiều hồ sơ giáo dân, điền hai ô Người ban bí tích, Nơi bí tích và thu hẹp Từ ngày - Đến ngày đúng ngày đó.
2. Bấm Xem trước, kiểm số giáo dân khớp có đúng như mong đợi không.
3. Bấm Xác nhận tạo ....

Kiểm tra không có gì để tạo#

1. Bấm Xem trước với điều kiện đã chọn.
2. Nếu hiện "Không có dữ liệu cần tạo" cùng câu giải thích, nghĩa là mọi người khớp điều kiện đã nằm trong đợt sẵn có rồi, hoặc không có ai khớp cả.
3. Bấm Đổi điều kiện để thử lại với Người ban bí tích, Nơi hoặc khoảng ngày khác.

Chạy lại sau khi đã chạy một lần (không sợ tạo trùng)#

1. Cứ chạy lại với cùng điều kiện bất cứ lúc nào bạn muốn kiểm tra hoặc bổ sung dữ liệu mới nhập.
2. Người và đợt đã được tạo ở lần trước sẽ không bị đếm lại, chỉ người/đợt còn thiếu (ví dụ vừa nhập ngày bí tích cho vài hồ sơ mới) mới xuất hiện trong lần xem trước tiếp theo.

Quy tắc ẩn và giới hạn#

Cách gộp nhóm#

• Với mỗi giáo dân khớp điều kiện (có ngày bí tích đúng loại, đúng khoảng, và khớp Người ban/Nơi nếu bạn có điền), công cụ tìm một đợt đã có cùng loại, cùng Người ban bí tích và cùng Ngày bí tích. Có thì thêm người vào đợt đó (nếu người đó chưa có trong đợt); không có thì tạo đợt mới. Người mới nhập sau này cũng vào đúng đợt đã có theo cách này, không tạo đợt thứ hai.
• Tên người ban được so bỏ qua dấu, hoa/thường, khoảng trắng thừa, dấu chấm và chữ "Lm." / "Linh mục" ở đầu. Vì vậy "Lm. Giuse Bạch Kim Tri" và "Giuse Bách Kim Tri" cùng ngày là một đợt. Hai người ban khác nhau mà tên chỉ khác dấu sẽ bị coi là một, rất hiếm trong cùng một ngày; gặp thì tách tay ở Một đợt bí tích.
• Ngày được so cả cách ghi: hồ sơ chỉ ghi năm "1980" thuộc đợt chỉ ghi năm 1980, không gộp với đợt ngày 01/01/1980 đủ ngày.
• Gộp nhóm không xét Nơi bí tích. Hai người cùng ngày, cùng linh mục nhưng khác nơi (khi bạn không lọc theo Nơi) vẫn bị gộp vào cùng một đợt mới, và đợt đó mang Nơi bí tích của người đầu tiên được xử lý (xếp theo ngày rồi theo mã giáo dân cũ tăng dần). Muốn tách theo đúng nơi, điền ô Nơi bí tích trước khi chạy, hoặc chạy nhiều lần với từng nơi khác nhau.
• Mô tả của đợt mới tự sinh: "Đợt bí tích ngày D tháng M năm Y" ("Đợt bí tích tháng M năm Y", "Đợt bí tích năm Y" khi hồ sơ chỉ ghi tháng/năm hoặc năm), không có tên riêng như đợt bạn tự tạo tay. Ngày của đợt mới giữ đúng cách ghi đó.
• Đợt mới mang tên người ban đúng như hồ sơ của người đầu tiên trong nhóm.
• Mã của đợt mới cấp liên tục theo đúng cách cấp mã của Một đợt bí tích.

Ai bị bỏ qua, ai không#

• Công cụ quét mọi giáo dân có ngày bí tích khớp điều kiện, kể cả người đã qua đời hoặc đã chuyển xứ — không lọc theo hai trạng thái này.
• Người đã được đưa vào hồ sơ lưu trữ (đã xóa) không bị loại riêng ở công cụ này; hành vi giống các công cụ dữ liệu hàng loạt khác của hệ thống.
• Người đã có tên trong đúng đợt khớp (cùng loại, cùng người ban, cùng ngày) thì giữ nguyên, được đếm vào dòng "... người đã có trong đợt, giữ nguyên.". Công cụ chỉ xét đợt khớp: người đang nằm trong một đợt khác cùng loại (ví dụ đợt cũ trước khi sửa ngày trong hồ sơ) vẫn được thêm vào đợt khớp với ngày mới; xoá tay người đó khỏi đợt cũ ở Một đợt bí tích nếu cần.
• Người chưa có ngày bí tích đúng loại trong hồ sơ thì không được quét (ví dụ tân tòng mới nhập mà chưa ghi Ngày rửa tội).

Ngày chỉ ghi năm hoặc tháng/năm#

Chỉ năm "1980" được lưu thành 01/01/1980, tháng/năm "03/1980" thành 01/03/1980. Nếu đã có (hoặc sắp tạo) một đợt cùng người ban mà ngày lưu trùng như vậy nhưng khác cách ghi (một bên chỉ ghi năm, một bên đủ ngày), hai đợt không thể cùng tồn tại, nên người đó bị bỏ qua với lý do: "Ngày bí tích trùng ngày lưu của một đợt khác cùng người ban nhưng khác cách ghi (một bên chỉ ghi năm hoặc tháng/năm, một bên đủ ngày). Hãy mở hồ sơ, sửa ngày cho đúng rồi chạy lại, hoặc tự thêm người này vào đợt." Những người khác vẫn được tạo bình thường.

Không đổi gì trên hồ sơ giáo dân#

• Công cụ chỉ tạo đợt và thêm người vào danh sách nhận. Nó không ghi lại Ngày/Linh mục/Nơi vào hồ sơ giáo dân, vì các ô đó trong hồ sơ đã có sẵn từ trước — chính là nguồn dữ liệu để công cụ quét.
• Không tự điền Số sổ hay Người đỡ đầu cho người mới thêm; những ô đó cần bạn vào Một đợt bí tích để bổ sung tay nếu hồ sơ chưa có sẵn.

Xem trước không ghi gì, xác nhận mới ghi thật#

• Bấm Xem trước bao nhiêu lần cũng không ảnh hưởng dữ liệu.
• Chỉ bấm Xác nhận tạo ... mới thật sự ghi vào cơ sở dữ liệu, và việc này không có nút hoàn tác. Muốn bỏ một đợt vừa tạo nhầm, vào Danh sách sổ bí tích xóa tay đợt đó (xem quy tắc xóa đợt ở đó — hồ sơ giáo dân không bị ảnh hưởng khi xóa cả đợt).

Hai người cùng chạy công cụ một lúc#

Nếu hai người bấm Xác nhận tạo gần như cùng lúc với điều kiện trùng nhau, một trong hai có thể gặp thông báo: "Không tạo được trọn vẹn: một yêu cầu khác vừa tạo đợt bí tích trùng cùng người ban/ngày trong lúc thao tác này đang chạy (có thể do bấm "Xác nhận tạo" nhiều lần). Một phần đợt có thể đã được tạo xong. Hãy tải lại trang để xem đợt bí tích hiện có, rồi chạy lại nếu còn thiếu, chạy lại không tạo trùng." Cứ làm theo: tải lại trang, xem sổ bí tích, rồi chạy lại công cụ nếu vẫn còn thiếu — chạy lại không bao giờ tạo trùng.

Số lượng lớn#

Với giáo xứ có nhiều dữ liệu, việc xác nhận tạo có thể ghi hàng trăm dòng. Hệ thống tự chia thành nhiều đợt ghi nhỏ ở phía sau để không làm chậm những người khác đang dùng phần mềm cùng lúc; bạn không cần làm gì thêm, chỉ chờ nút "Đang tạo…" hoàn tất.

Hỏi đáp và xử lý sự cố#

Khác với bản cũ trên máy tính#

• Bản cũ cho chọn cả bốn loại bí tích trong ô chọn nhưng chỉ ba loại (Rửa tội, Rước lễ, Thêm sức) thật sự chạy được, chọn Hôn phối sẽ lỗi khó hiểu. Bản web ẩn hẳn cả Hôn phối lẫn An táng, Xức dầu khỏi ô chọn, chỉ để lại ba loại dùng được.
• Cách gộp nhóm (người ban + ngày, không xét nơi), cách tính "Nơi bí tích của đợt mới", và hai thông báo lỗi đầu vào giữ nguyên như bản cũ.
• Bản cũ so tên người ban đúng từng chữ (chỉ bỏ qua hoa/thường), nên "Lm. Giuse X" và "Giuse X", hay "Bách" và "Bạch", thành hai đợt. Bản web coi là một. Bản web cũng báo rõ từng việc: bao nhiêu người vào đợt mới, bao nhiêu người thêm vào đợt đã có, ai bị bỏ qua và vì sao.

Màn hình liên quan#

• Danh sách sổ bí tích — nơi xem, sửa, xóa các đợt (kể cả đợt do công cụ này tạo)
• Một đợt bí tích — bổ sung Số sổ, Người đỡ đầu cho từng người sau khi công cụ đã gộp
• Hồ sơ giáo dân — nơi ghi ngày, người ban, nơi bí tích mà công cụ này quét
• Kiểm tra dữ liệu giáo dân, Chuyển họ hàng loạt, Chuẩn hoá dữ liệu — các công cụ dữ liệu hàng loạt khác trong cùng nhóm