Đưa các em lọc từ danh sách giáo dân vào lớp giáo lý bằng Excel#
Việc này đạt được gì#
Lớp giáo lý có đủ các em mà con đã lọc trong Excel, ví dụ các em sinh năm 2020 chưa Xưng tội Rước lễ lần đầu. Mỗi em được tìm theo Mã GD có sẵn trong tệp nên không nhầm người, kể cả khi trùng tên.
Lớp thêm ít em thì dùng Chọn học viên ở Một lớp giáo lý sẽ nhanh hơn: hộp đó cũng lọc được năm sinh, giáo họ, ẩn người đã Rước lễ.
Trước khi bắt đầu#
- Lớp giáo lý đã được tạo và đã lưu (xem Mở lớp giáo lý đầu năm học).
- Máy có Excel (hoặc phần mềm bảng tính mở được tệp .xlsx) để lọc danh sách.
- Mất mạng vẫn làm được: xuất Excel, đọc tệp và thêm học viên đều làm trên máy, tự gửi lên máy chủ khi có mạng lại.
- Vai trò có quyền Thêm giáo lý: Nhập dữ liệu, Giáo lý viên hoặc cao hơn. Muốn chuyển em từ lớp khác cùng khối sang thì cần thêm quyền Xoá giáo lý.
Các bước#
- Ở Danh sách giáo dân, chọn giáo họ cần (hoặc tất cả), rồi bấm Xuất Excel. Tệp .xlsx tải về máy.
Danh sách giáo dân. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Mở tệp bằng Excel. Dùng nút lọc trên dòng tiêu đề (dòng 3) để giữ đúng các em cần, ví dụ cột Ngày sinh trong năm 2020 và cột Ngày XTRL để trống. Không cần xoá các dòng đã lọc đi: dòng bị ẩn sẽ được bỏ qua. Lưu tệp.
- Ở Một lớp giáo lý, bấm Nhập từ Excel, bấm Chọn file và chọn tệp vừa lưu.
Một lớp giáo lý và học viên. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ. - Ở Một lớp giáo lý, đọc các ô đếm (N dòng, N khớp sổ giáo dân, N sẽ thêm, …) và cột Kết quả của từng dòng. Em đã học lớp khác cùng khối thì chọn ở ô Lớp cùng khối: Chuyển sang lớp này hay Để em ở lớp cũ.
- Ở Một lớp giáo lý, bấm Nhập N học viên.
Làm xong sẽ thấy gì#
Hộp đóng lại. Dưới thanh nút học viên có dòng chữ xanh "Đã thêm N em vào lớp …", kèm những gì bị bỏ qua (dòng không khớp, em đã có trong lớp, em ở lại lớp cũ). Lưới học viên có các em vừa thêm, cột Mã GD trùng với Mã GD trong tệp Excel.
Không được thì sao#
| Người dùng gặp | Vì sao | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Báo "Không tìm thấy dòng tiêu đề bảng trong tệp" | Đã xoá hoặc đổi tên dòng tiêu đề, hoặc chọn nhầm tệp | Xuất Excel lại từ danh sách giáo dân, chỉ lọc hoặc xoá dòng, giữ nguyên dòng tiêu đề |
| Báo "Không đọc được tệp này…" | Tệp không phải .xlsx (ví dụ .xls cũ, .csv) | Mở tệp bằng Excel rồi "Lưu thành" .xlsx |
| Có dòng chữ đỏ "Không có giáo dân nào trùng…" | Dòng gõ tay thêm vào tệp, hoặc em không còn ở danh sách giáo dân (đã qua đời, chuyển xứ) | Thêm em bằng Thêm giáo dân mới ở màn hình lớp, hoặc kiểm tra lại hồ sơ em |
| Có dòng chữ đỏ "Mã GD N trong sổ là …, khác tên trong tệp" | Tệp lấy từ giáo xứ khác hoặc đã sửa nhầm mã | Dùng tệp xuất từ chính giáo xứ mình, hoặc sửa lại Mã GD cho đúng |
| Ô N dòng nhiều hơn số em con lọc | Đã xoá giá trị trong ô thay vì ẩn hoặc xoá cả dòng | Mở lại tệp, xoá hẳn các dòng không cần (chuột phải số dòng › Delete) rồi chọn lại tệp |
| Nút Nhập 0 học viên bị mờ | Mọi em đều đã có trong lớp, không khớp, hoặc đang để ở lớp cũ | Đọc cột Kết quả; chọn Chuyển sang lớp này nếu muốn chuyển em sang |